人事系统的工作流程及业务流程的数据化研究

崔广宇

(西安铁路职业技术学院，陕西 西安 710026)

0 引言

随着国家、省、市对高职院校放、管、扶系列文件的推广实践，在未来一段时间内职业类院校将会进入一个改革、发展的时期。这也就要求各个高职院校都要根据自身情况迎接这个时代的来临。对于高职院校来说，信息化改革是必然的准备工作之一。随着学院各类高技术人才的引进，教职工应用计算机、手机的频率越来越高，教职工自助办理日常业务的技能基础已经形成。人事系统是单位信息化管理的核心系统，关系着整个学院信息化工作的成败。人事系统的构建不是人员信息数据化、档案数据化等单纯的资料数据化工作。要想真正实现数据化管理，必须将人事工作流程及业务流程数据化，进一步提高工作效率。

1 存在的问题

近年来，随着科技的发展，教职工获知各类信息的渠道日益增多，但数据中掺杂了一部分有误信息，除了平日政策的咨询答疑工作之外，数据的更新纠正占去了大量工作时间。教职工维权意识日益增强，职务职称、工资待遇等信息查询的数量随之增长。

当前人事系统开发存在的问题是没有便捷的政策解答通道，教职工对各级行政部门颁发的组织人事管理相关政策不清楚；没有实时的服务系统，教职工难以及时获知需要的人事信息；缺少自动化的辅助工具，人事工作人员将大部分精力耗费在了重复的答复工作中。因此，需有一个能够与教职工进行体系化、实时化、自动化互动的人力资源管理系统来支持相关工作。

目前，许多高校已经对此类课题进行了适合自身的系统研发，并且在实际应用中也产生了很好的反响。据了解，许多院校都研发了与系统相对应的手机APP，因办事流程、办理方式较为复杂，教职工日活量一直较少，使得系统难以正常运转。有些高校的前期数据流、业务流设置合理，同时从教职工实际出发，依托于微信、QQ等系统进行通知与部分业务办理，同时设置了线上线下一站式服务大厅，院校教职工对学校信息化成果的满意度较高。因此，有必要在信息化管理系统构建之前归类整理工作内容，研究日常工作流程，为系统办公功能做好前期铺垫[1]。

2 主要研究内容及预期目标

(1)针对系统构建中相关的业务流程、工作流程，为人事管理信息化系统做好业务流程、办事流程的电子文档整理说明工作。工作流程及业务流程的数据化不仅是将其工作业务内容由纸质版变成电子档案，更应有计划地梳理业务内容，将所涵盖的业务内容归类。在流程数据化的同时形成封闭的逻辑线条，写明逻辑规律下应进行的各种可能性工作，以便使用者除了能够直观地看到一项工作的发生、进行、结束，也能看到工作产生意外时应如何解决和在关键工作点应注意的事项。

(2)对职工常见咨询问题进行整合，为网上政策解读和智能回复做好前期数据支持。总结发现，职工来访咨询中绝大部分是因为对人事工作的流程不清楚，因等待时间过长或工作内容反复而产生的。因此，梳理业务流程、工作流程也是整理为职工办理具体业务时的步骤、内容及易错点等，使得系统建成后职工能够理解支持人事工作。

(3)对基础数据再次进行分析，形成常用信息表，根据需求为网络实时信息查询做好基础数据支持。工作流程、业务流程要能在系统内部良好地运行，必须有正确的数据支持。因此，在工作流程中所需要调用的信息数据也要随着流程数据化的推进不断校验和完善。

3 工作流程及业务流程的数据化步骤

3.1 调研分析

针对教职工需求进行走访调研，了解其对人事工作的咨询需求，走访已经进行系统开发的院校，相互交流。经过调研了解，在工作流程及业务流程中，需要区分哪些类别的数据化情况是能够降低工作烦琐程度的，又有哪些类别的数据化情况仅重复了现有工作又有可能增加工作量的。

3.2 明确需求

进行需求分析，确定需要进一步研究的方向及内容。分析调研结果，找出在不同情况下各类工作流程及业务流程的应用方法。例如在校内工资审批发放环节，将审批签字的过程变成网上办公模式，能够省去经办人签字盖章的往返时间，节省了工作时间，也提高了工作效率(见图1)。又如教职工招聘的环节较多，同时因其重要程度需要进行留痕操作，对其进行网上处理难以实现，但在此过程中，新进教职工不清楚工作流程，不断咨询且不能良好地配合，有必要梳理流程、解释答疑(见图1)[2]。

图1 工作流程及业务流程应用图例

3.3 整理归类，完成图表

按照不同需求类别进行内容的整理归类，完成各科室日常业务流程内容和流程图，可将流程图分类为业务标准类、答疑解释类、数据化操作类，同时可以根据以上类别制定网络实时信息互动的规则规范[3]。

业务标准类主要涵盖各科室工作业务的流程标准，这一类别的内容可以让经办人有据可依，在办理的过程中不容易漏掉某些步骤，同时，可以让来访者、上下游同事更加了解整体的工作规划及流程，有助于工作的顺利开展。

答疑解释类主要涵盖各科室各类日常工作的办理过程、在各个流程中牵涉的相关人员、需要进行协作或需要提供的相关资料等内容。这一类别的内容能够让业务办理的相关人员根据流程图共同协作，省去了不必要的答疑解释工作，也增强了工作协同能力，节省了业务办理的耗时。

数据化操作类主要是能够将业务流程平移至网络办公的工作流程。这一类别的内容主要是为系统业务模块开发做好准备，通过规范的业务流程图，能够更加直观地加强系统开发者对工作业务内容的理解，有助于提高系统开发和系统应用的匹配度。

3.4 内容优化

对形成的各类资料在部门内部进行意见采集，对各科室内容进行校验与完善，进一步优化，按照其内容进行可行性论证，择优改劣。

3.5 结果应用及完善

将各类流程图配以相应的文字解释说明，继而打印、张贴，在日常工作中应用，并对应补充和应修改的内容进行修正。同时可以根据梳理好的数据化操作类流程图进行相关操作系统的开发，节省办公时间，提高工作效率。

工作流程及业务流程的数据化是信息化的必经之路，只有顺利完成这一步，系统中的业务流程才能切实贴合单位的工作流程，数据流程才能顺利推进。对工作流程及业务流程的梳理也是对工作业务技能的一种固化过程，只有经过这一过程，才能形成有用的工作知识，让单位培养新人时更加规范、省时、省力。