档案收集对档案工作的重要性

文/山西省孝义市西辛庄镇政府办公室 任臣智

档案真实地记载了改革开放和现代化建设的成就。近年来，随着档案收集工作不断深入，极大地丰富了档案信息资源，但是收集工作中存在着一些不容忽视的问题。

一、档案收集工作的意义和特点

（一）档案收集工作的意义。档案是指在重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事、宗教等活动中直接形成的，真实地记录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌，对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同载体形式。档案的及时收集、安全保管与有效利用，对于丰富档案信息资源，真实地记载历史，维护历史真实面貌，记载改革开放以来现代化建设所取得的成就，促进经济社会发展具有十分重要的作用，是传播知识、传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。为了确保档案的完整，更好地服务于我国现代化建设及社会公众，做好档案的收集工作意义重大，也十分紧迫。

（二）档案收集工作的特点。一是临时性。通常的组织承办机构都是临时成立的，包括领导的任命、部门的成立、工作人员的聘用。在有限的时间内要圆满完成活动的举办任务，大家势必会将工作目标和精力重点集中在一些事务性工作上，从而导致在一定程度上忽略了档案工作。二是时效性。由于参与的人员多为临时借调或短期聘用的，活动一旦结束，工作人员就会马上撤离，甚至部门也会即刻撤销，加大了档案收集工作的难度。三是规模性。档案的工作内容、涉及领域、参与人员等都有一定的规模，致使所形成的档案数量庞大、类别繁多、载体多样，这些都给档案工作人员收集档案带来不小的挑战。四是保密性。一般的领域要保证新颖独特的效果，有的甚至会涉及机密工作，这就要求在一定时限内限制掌握涉密内容的部门和人员。档案部门要处理好涉密档案和档案收集的矛盾。只有充分认清档案的这些特点，才能有针对性地完成好收集工作。

二、存在的问题

目前，各级档案馆已将档案收集工作列入档案收集工作的重点，但是依然还有少数部门和单位对此项工作没有引起足够的重视。主要体现在：

（一）档案收集缺乏统一性。由于主办单位与协办单位之间、同单位主要经办人和档案收集管理人之间协调性、衔接性不够，对档案的收集整理缺乏统一性，独立作战，各自为政，使的档案在汇集整理时容易出现残缺。同时档案残缺现象在很多机关单位日常档案收集工作中也广泛存在。

（二）档案收集内容不完整。对一些单位来说，他们对具体活动过程不是十分重视，也不重视活动过程中形成的各种档案，所以他们的资料主要集中在开头或结尾，资料十分不完整。个别单位领导对于档案资料重视程度不够，行政措施不力，没有落实具体人员对过程进行拍摄，缺少照片、录音、录像等资料，造成收集的档案资料形式单一，无法全面地反映真实面貌。有的单位在移交档案时将一般性的上级和本级文件材料移交到档案馆，而把涉及资金、组织、人事等方面的核心档案留在本单位。

（三）档案资料缺乏整理。活动过程中形成的大量档案资料缺乏分类整理、去粗存精，显得杂乱无章。尤其是照片档案，在数码相机广泛使用的环境下，产生了数量庞大的照片档案。照片档案的手机范围广、整理难度大，因此，很少有单位能够认真整理照片档案，有的单位则根本不整理照片档案。

（四）档案移交不及时。部分单位责任人员缺乏对档案重要性的认识，责任心不强，工作拖拉，在工作结束后一段时间不能及时移交档案，从而容易造成部分档案缺失。

（五）档案归档、汇交、移交不主动。在工作中形成的档案、相关单位形成的文件、具体办事人拍的活动照片等，往往大量存在于单位内、个人手中。其实档案资料是属于国家的，但许多人没有意识到这点，普遍存在私自占有的现象，认为档案资料凝聚了个人的劳动心血，就是个人的财产。部分存在于单位的档案资料由于单位工作人员不重视，迟迟不主动移交档案资料，给档案部门的收集工作造成了许多不便。

三、对于档案收集工作的建议

（一）争取上级领导的大力支持。档案收集涉及政治、经济、文化各个方面，涉及活动的参与各部门，需要上级机关领导的统筹协调、关心和重视。将档案收集工作列入组织承办单位领导办公会讨论内容，领导层会定期召开办公会，总结和部署阶段性工作。档案收集部门要争取重要会议的“一席之地”，争取发言权，让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位。

（二）制定完善的规范性文件，使得收集工作有章可循。在大多数人不了解档案工作的重要性、档案意识不强的情况下，法制是档案管理的有效保障。为此，档案管理部门要将采集档案作为依法行政的一项重要内容，收集之前，事先向被收集单位发送收集函，告知收集事项、理由、时限；事中主动派人同被收集单位相关人员联系、沟通，办理档案移交登记表等；事后加强收集档案资料的规范整理，做到依法采集，提高行政时效。此外，我们还需特别注重宣传、监督、检查等工作，进一步强化规章制度的执行，从而为档案收集工作提供有力保障。

（三）建立完善的制度。要建立告知制度，举行前，组织承办单位要及时通知档案收集部门，并要求档案收集部门派人参加协调会，及时介入，最终达到全程参与的目的。要将归档制度同行政管理制度、文书工作制度相衔接，将归档制度纳入上述工作管理制度，以保证其顺利实施。此外，还可将归档制度同计划管理制度、标准化管理制度等联系起来。并在档案移交的内容、数量、时间等方面规范化，从而有效确保档案资料收集的齐全完整。

（四）要加强档案行政执法力度。由于多种因素导致档案行政部门消极执法、执法不严，甚至违法追究不了的现象。为了做好档案收集工作，档案工作人员必须摒弃错综复杂的人情观念，加强档案行政执法，对不重视档案管理造成有关档案涂改、损毁、丢失，不按规定归档、汇交、移交档案，擅自提供、抄录、公布、销毁档案的单位或个人，依法作出限期改正，通报批评，行政处分，赔偿损失等行政处罚，对于构成犯罪的要追究刑事责任。同时加强对执法行政行为的监督，促进档案执法人员对违法行为的查处。执法与监督双项并举，对于有效预防和及时纠正行政执法过错，保证档案执法行为客观、公正，促进档案依法行政十分必要。

（五）创新观念，实现“三个转变”。观念创新是推进事业发展的不竭动力。档案工作人员要更新观念，努力实现档案收集工作观念的“三个转变”：由活动结束后接管档案向参与活动采集档案转变，由归档管理档案向服务利用档案转变，由坐等移交档案向走出去采集档案转变，从而实现档案工作的超前服务、主动服务。

（六）拓宽收集渠道。档案收集部门要积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门的沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的档案资料全面、真实、详尽。要通过信息网络、档案利用、调查走访等途径获取“哪些资料有用”的信息，并根据这些信息尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆，机动灵活地采取接收、购买、收集、代管、复制、索要等多种多样的方式收集资料。

总之，档案收集工作要不断解放思想，与时俱进，开拓创新，才能真正构建管理体制优、基础设施好、信息化程度高、服务功能全的档案工作体系。