医院继续教育档案管理问题及对策

文/山东省济宁医学院附属医院 任星

现阶段，我国医疗机构为了满足卫生技术人员长远发展的实际需要，纷纷加入继续医学教育队伍当中。由于医院承担着继续教育的重任，所涉及的人员和内容众多，导致人员档案管理的重要地位日益突出。但是，就目前我国医院继续教育档案管理的整体现状来看，其管理效果并不理想，在实际管理过程中还存在一些问题，不仅降低了医院管理的整体质量，而且还影响了继续医学教育的顺利开展。为此，医院必须要正视继续医学教育档案管理中实际问题的存在，积极探索行之有效的改进对策，以便更好地实现医院继续教育的根本目标，从而提高医疗机构的服务水平。

一、医院继续教育档案管理问题分析

医院继续医学教育主要包括三方面内容：第一，医院在职人员通过学习小组或集体会议的形式获取学分，直到修满规定的学分为止。第二，医院各科室的临床主任根据实际情况设定针对性的研究项目，引导本科室人员针对某一项目进行深入研究和试验。第三，医院为部分卫生技术人员提供外送进修的机会，促使他们能够获得更加广阔的发展空间。通过对医院继续医学教育工作内容的了解我们可以得知，医院继续医学教育档案管理工作主要就是针对这三方面工作内容开展的档案管理活动，具体包括以下三点：第一，对卫生技术人员的学分进行记录和统计。第二，搜集并储存科室研究项目的相关资料。第三，对进修人员的个人信息和进修材料进行整理。在了解医院继续医学教育工作内容及档案管理的主要内容之后，我们可以明显看出，档案管理不论是对卫生技术人员还是对医院来说，都具有至关重要的影响，只有不断加强医院继续医学教育档案管理，才能满足卫生技术人员全面发展的实际需要，从而为提高医院的综合实力奠定良好的基础。但是，目前我国医院继续教育档案管理的整体水平还有待加强，许多问题时至今日还没有得到有效的解决，严重影响了我国医疗卫生事业的可持续发展。

（一）缺乏对医院继续教育档案管理的重视。通过上述内容我们可以看出，医院继续医学教育档案管理实际上就是对医院医学培训资料的管理过程，其管理对象是医院各科室卫生技术人员的学习资料，因此，各科室卫生技术人员对医院继续医学教育档案管理的重视程度直接影响着其管理效果。然而，就目前我国整体卫生技术人员的认知水平来看，绝大多数人并没有认识到医院继续医学教育档案管理的重要性和必要性，导致他们在接受教育之后，无法及时将相关材料上交给继续教育职能部门，不仅容易造成档案资料的遗漏和遗失，而且还在一定程上降低了档案资料的真实性和可靠性。

（二）缺乏正确的资料收集方式和保存方法。由于医院继续医学教育档案管理的特殊性，导致其管理难度相对较大，如果采用传统的资料收集方式和保存方法，势必难以获得理想的管理效果。这就要求相关管理人员必须要对资料收集方式和保存方法进行不断创新，结合实际情况采取行之有效的管理策略，将静态管理模式转变为动态管理模式，从而确保档案资料的完整性和真实性。但是，在实际管理的过程中，许多管理人员缺乏创新意识，他们普遍采用的是被动收集法和整体保存法，即依靠卫生技术人员的自觉性被动收集资料，同时将这些资料进行无分类保存。这种滞后的管理方式很容易造成档案资料的不完整，同时也会增加后期的查阅和利用难度。

（三）缺少独立性、专门性的档案保管环境。通过对医院继续医学教育工作内容的分析我们可以得知，其档案管理就是对人员培训相关资料的收集、整理、保存和使用的过程，因此可以说是一人一档的管理模式。由于医院卫生技术人员众多，导致档案管理的内容也随之增多，这就要求医院必须要为档案管理工作的开展提供充足的空间，以便确保档案资料的完整性和独立性。但是，在实际档案管理的过程中，许多医院都不具备独立性、专门性的档案保管环境，继续教育档案资料通常都是由各科室单独管理，由于办公室空间有限，因此很容易造成档案资料的丢失，严重降低了继续教育档案管理的整体质量。

（四）缺少专业管理人员对档案进行统筹管理。上述内容我们提到，由于医院继续医学教育档案管理的特殊性，导致其管理难度相对较大，因此医院必须要聘用专业的管理人员对档案资料进行统筹管理。然而，就目前我国医院继续教育档案管理的整体现状来看，其档案管理人员都是由医院的医护人员担任，他们都是非专业出身。与此同时，为了减少管理失误，许多医院从科室挑选1名医护人员对本科室的档案资料进行单独管理，虽然在一定程度上降低了管理难度，但是很难形成系统的档案管理体系，这对医院继续教育档案管理的长远发展是极为不利的。

（五）缺乏对电子化档案管理技术的有效应用。随着科技的发展和社会的进步，各行各业都纷纷致力于信息化管理建设中，其中也包括医疗卫生事业。具体到医院继续教育档案管理工作，更需要电子化档案管理技术，只有加强档案管理的信息化建设，才能促进档案管理质量和效率的显著提升，从而切实发挥出档案管理的优势与作用。但是，目前许多医院由于各种因素的影响，导致现有的档案存储方式仍以纸质档案为主，同时档案登记和整理都是人工执行，并没有实现信息化。此外，由于缺少科学技术的应用，导致继续教育工作难以与档案管理工作融为一体，二者独立开展不仅容易造成档案资料的缺失，而且还增加了档案管理的难度。

二、针对上述问题提出的改进对策

（一）加强对医院继续教育档案管理的重视。要想促进医院继续教育档案管理整体质量的提升，广大卫生技术人员必须要加强对医院继续教育档案管理的重视程度，真正认识到医院继续教育档案管理的重要性和必要性，从而自主参与到档案管理活动中，进一步获得理想的管理效果。首先，医院领导者应该将档案管理工作的主要内容渗透到继续教育的过程中，通过培训的方式引导卫生技术人员树立正确的思想观念，从而积极配合档案资料的收集和保管工作。其次，卫生技术人员应该转变传统的认知理念，将其作为晋升的有效途径，只有主动参与到档案管理工作中，才能确保自身档案资料的完整性，从而为获得更加广阔的发展空间提供可靠的依据。只有认识到继续教育档案管理与自身利益的紧密联系，卫生技术人员才会主动配合归档工作，从而为构建完善的档案体系创造有利的条件。

（二）对继续教育档案资料进行集中管理。从收集难度来说，单独对各科室档案资料进行管理的收集难度可能要比集中管理的难度小一些，但是从长期保存方面上来讲，单独管理这种方式并不可取。这就要求医院必须要为继续教育档案管理创造良好的环境，确保档案集中管理能够顺利实施，将卫生技术人员的学习与培训资料放在同一地点进行管理，从而为形成系统的档案管理体系奠定良好的基础。与此同时，为了降低管理难度，档案管理人员还应该采取正确的资料收集方式和保存方法。一方面，改变传统被动式的收集方法，主动对卫生技术人员的档案资料进行收集与整理，可以按照科室的不同进行依次收集，也可以按照职称的不同进行区别收集，还可以根据继续教育的不同内容进行即时收集。总之，档案管理人员不能完全依靠卫生技术人员的自觉性，他们需要不断提高自身的服务能力与鞭策作用，这样才能帮助广大卫生技术人员形成正确的认知观念和行为意识；另一方面，管理人员还应该选择合理的保存方式，由于继续医学教育是一人一档的模式，因此在保存的过程中，管理人员既要确保个人档案的完整性，同时也要将个人档案按照一定的标准进行分类存放，分类标准可以同收集标准保持一致，这样能够最大限度减少工作失误。

（三）不断提高档案管理人员的专业素养。首先，为了促进医院继续教育档案管理整体质量的提升，医院必须要聘用专业的档案管理人员进行管理，可以通过公开招聘的方式吸引专业人才，优先录用那些专业出身的管理人员，以便为档案管理工作的顺利开展提供可靠的保障。其次，管理人员需要对档案资料进行统筹管理，对于卫生技术人员上交的档案资料要及时进行分类整理和数据统计，建立系统的档案体系，随着继续教育活动的开展，及时对档案系统中的数据和信息进行补充和更新，从而提高档案资料的使用效率。

（四）推进继续教育档案管理的信息化建设。除了上述内容以外，要想改善医院继续教育档案管理的现状，医院还必须要大力推进继续教育档案管理的信息化建设，对档案资料进行数字化管理，争取在提高管理质量和效率的同时，也能形成系统的档案管理体系。一方面，医院需要加大对档案电子管理技术的投入，积极引入先进的管理技术，同时加强对管理人员的技术培训，以便帮助他们更好地满足岗位需要。其次，档案管理人员应该建立完善的电子档案，在保留纸质档案的基础上，建立相应的电子档案系统，这样不仅便于查阅和使用，而且还能实现档案的及时更新。

三、结语

综上所述，继续医学教育是当前医疗卫生事业的重点工作内容，只有不断提高继续医学教育的有效性，才能促进广大卫生技术人员综合素质的显著提升，从而为推动医疗卫生事业的全面发展提供可靠的保障。而要想实现此目标，医院必须要加强对继续医学教育档案管理的重视程度，积极探索创新性、多样性和有效性的管理方法，不断提高档案管理的质量和效率，争取在确保继续医学教育高效实施的同时，也能构建系统的档案体系，从而将医院档案管理事业推向一个全新的高度。