云计算在企业单位档案管理中的应用策略

文/陕西渭南华州区金钼集团 罗琳娜

现阶段，信息技术为人们生活的各个方面带来了改变，人们通过信息技术来获取更多资源，档案馆是获得历史信息的重要途径，受到的重视越来越高，档案管理可以充分利用云计算技术达到档案馆在未来的发展需要，在对档案进行管理中，运用云计算能够促进企业档案管理工作形成良好的管理机制以及服务，进而推动企业档案管理工作的现代化进程以及社会服务能力。如今云计算逐渐成为人们关注的焦点，为档案管理发展提供了新机遇。

一、概述云技术

云计算是一种分布式计算方式，是指充分利用网络“云”技术，将一个整体处理数据的程序分解为多个小程序，然后运用多部服务器共同组成的系统对这些个小程序进行分析和处理，并且将得到的结果传递给使用者。早期的云计算技术就是一种简单的分布式计算，主要的功能是分发任务以及对计算结果进行合并，因此，云计算也被叫作网络计算。通过云计算技术，能够在几秒钟内完成大量数据的处理工作，以此增强网络的服务。如今云计算技术不再是单纯的分布式计算，是在此基础上，将分布式计算、并行计算、热备份冗杂、效用计算、网络存储、虚拟化、负载均衡等技术有效结合的一种产品。

二、云计算技术在企业档案管理中的作用

企业档案管理过程中，建设档案管理云计算系统是在云计算技术的基础上建立起来的，是通过信息技术来实现对企业档案信息进行搜集、整合、管理，通过这样的方式，促使档案信息能够实现共享模式，并且还可以建设档案信息分布式云计算网络系统。构成企业档案管理云计算系统有几个方面，分别是云计算应用系统、档案管理节点、专用网络、安全防火墙以及公用、私用的软硬件设备共同构成。这其中档案管理节点是指在借助云计算技术的支持下，设计的信息网络档案室（馆），是一种档案信息基本构成体系。一般情况下，企业档案信息可以存储在档案管理节点中，以数据流形式存在。随着档案信息化的不断发展，虽然已经取得了一定的效果，但是在发展的过程中仍然存在着一些烦恼。比如，档案管理系统中软件和数据库的结构、类型之间的差异，档案目录数据实现共享、互联具有一定难度，档案管理难以实现软件的通用化以及统一规范化，各家的档案信息数据达不到跨区域、跨平台、跨系统的需求，促使每一家企业档案信息管理以孤岛的形式存在，进而增加了数据库建立以及后续管理、维护的成本，减少了档案信息的使用效果。云计算技术应用到档案管理中，可以利用云服务来实现数字档案馆或者档案室中的软件通用性，还可以为企业档案管理工作提供智能检索、先进的搜索引擎以及安全控制系统，可以进行集中储存档案信息数据，能够将企业档案信息数据库储存到相关管理部门的云存储中进行集中管理，这样不仅可以转化各自为政建设档案信息的局面，还能够在最大程度上降低企业对档案数字化建设的成本，提升其产出，进而实现档案数据的整合。

三、企业档案管理中应用云计算的优势

（一）降低企业档案管理体系软件的投入。在云计算时期，各个企业在构建数据档案室中，已经无须对其进行档案管理服务器、网络交换设备、终端、系统软件等辅助配置，也不需要对其使用的网络设备进行更新和维护。只需要将云平台终端有效连接相关配备，即可实现企业档案管理云计算系统中包含的所有功能，这样便可以节省相关配备投入成本，进而降低企业成本支出，并且还能够有效降低使用者对设备维修工作，也就减少使用者对这方面的技术需求。

（二）能够为用户使用档案资源提供方便。“云档案”信息资源的共享系统是充分利用B/S架构，在档案节点服务器上集中存放各个机关档案信息，对用户采用透明服务机制，为使用云档案用户提供更为便捷的服务。

（三）云计算提供给档案信息化更多益处。云计算技术为数据档案建设提供的益处主要有以下几点：一是提供档案信息共享功能，利用云计算技术，可以有效避免档案管理系统使用的软件因开发商不同而导致档案信息资源出现“孤岛”的情况，能够在档案管理部门之间建设信息共享渠道，促使档案管理部门实现资源互通，进而满足用户获得信息的需求。二是可以有效降低成本，许多档案管理部门能够分享云计算系统中的一些基础程序以及设施，可以实现企业投入最低成本，但最大程度获取云计算系统的运算功能，这样可以让使用者不再受到访问服务器的限制，也就不必为了达到用户的需要增加设备，进而促使企业加大投资成本，可以在最大程度上降低档案部门的投入成本。与此同时，还可以提高档案部门的运营效率。

四、云计算技术在企业档案管理中面临的挑战

（一）对云计算技术的应用存在不正确的认知。这里对云计算的认知需要关注的是云计算技术中依然存在着“端”，只是将“端”的发展放缓了进程，可以将“端”理解成终端用户。云计算时代是“云”和“端”共同存在。档案室应用云计算以后，以往的档案信息数据依然存在，其中包括馆藏数字化成果以及投入的IT技术人员。因此引入云计算是建立在企业自身档案信息化的基础上，通过云计算技术的优势结合企业发展情况，对自身信息化档案工作进行适当调整的一种方式。

（二）档案管理中信息数据安全及隐私隐患。档案馆需要保密的信息比较多，并且其公开权限也具有一定的局限性。由此可知档案馆在对数据进行管理时，并不是可以将全部信息都存放到“云”中。企业档案中必然会存在一些保密性质强的重要资料，这就不可以存放到“云”中，需要企业另行保存。

（三）企业中建设软硬件力度较弱。我国经济发展随着区域的不同具有一定的差距，因此处于不同区域的企业，在对档案馆进行数字化建设的过程中必然会存在差距，进而存在“鸿沟”问题。并且每一个数字档案馆使用的系统也具有差距，使用的计算机端口也不是统一化，实现信息共享以及信息跨库具有较高的难度，这也是档案云计算服务平台建设中的一个工作阻碍。

五、企业档案管理中云计算的应用

（一）提升员工认识及参与性。任何一个企业都需要具有较强领导能力的管理人员，结合相应的管理制度以及财力、物力的辅助，推进企业档案管理云计算的应用进程，在企业信息管理刚成立时，企业员工对于云计算技术的应用了解并不深入。造成这种情况主要是由于企业工作人员缺少这方面的相关知识。企业在管理方面针对建设专业人才队伍没有制定长期计划，信息专业技术人员的晋升和从业很难得到保障，因此导致信息专业技术人才流出企业，进而，为企业建设档案信息化带来一定阻碍。因此需要企业管理层在处理人才、信息技术以及相关费用时，需要各部门在认知档案管理信息化建设方面实现统一化，定期组织档案管理工作人员参加专业技术的培训活动，还可以聘请专业人员到企业进行指导，进而培养出高技能的人才队伍，以便于更好地使用信息化技术。

（二）提升档案馆信息的安全性。首先，需要对使用人员设置访问权限控制和管理，是为了保护企业档案在使用过程中不会被泄露。并且在企业应用“云”技术时存储了大量的档案信息资源，云环境的复杂性比较高，由此很容易存在漏洞，这样的环境下很容易遭受到网络黑客的攻击，致使档案信息遭受破坏。针对一些角色的使用权限，是为了保证特定用户能够正确使用“云”资源。特定用户登录云环境后能够在档案数据库对信息进行检索、浏览、下载等操作，但是这种操作具有针对性。比如档案数据库的更新以及维护，则需要特定的专业人员进行处理，因此，云环境能够对普通用户以及其他用户进行区分和管理，这样可以有效控制数据不外流。其次，云计算系统自身存在的安全问题，主要是由于企业档案数据存储在“云”中，在使用中需要用户利用网络与云环境进行连接，在云环境中，更新和升级服务系统，通常是远程操作，并不是在原基础上进行更新，因此每一次更新都会存在着安全问题，因此需要加强防范数字档案馆的意识。最后，通过先进审计技术手段落实企业使用云计算的监管制度以及评估机制，是在云环境下，对不同用户操作行为进行记录、分析，并且会生成报告，为审计系统提供详细的使用记录，进而实现监控，减少安全风险。

（三）提高软件和硬件的运用。云计算技术虽然为企业档案管理提供了一个统一平台，但是依然需要档案馆提高对其安全使用的监管，加大馆藏档案数量，同时将档案管理中的实时动态进行及时发布，以保证档案信息的可用性以及时效性。并且在档案馆使用云计算技术的过程中，应当对软硬件使用能力加以提高，为云计算的实施提供良好环境，结合档案馆实际服务功能，选择相宜的软硬件设备进行购买，其中包含路由器、网络适配器等设备。与此同时，还需要设立网络系统、档案信息数据库以及完善的网站。

六、结语

综上所述，云时代的到来促使各个行业不断引进新技术、新理念，在企业的发展中，良好的管理工作具有重要意义，在企业档案管理工作中充分运用云计算技术，能够有效提高工作效果。借助云储存、云计算等功能，实现企业单位档案新型管理方案，以此提高企业单位的管理工作质量以及效率。这期间难免存在着各种阻碍因素，因此需要企业单位结合自身发展，适当调整档案管理制度，以此促进企业稳定发展。