试论企业文书档案管理存在的问题及解决策略

文/西安市热力集团有限责任公司 杜俊英

在企业档案管理系统中，文书档案占比并不算最大，但由于其信息的广度和密度以及机密性，使得企业文书档案管理工作的顺利开展对整个企业工作有重要的影响，且文档管理水平的质量也是体现单位管理水平的关键。当前我国社会经济快速进步与发展，企业在信息化和数字化的智慧平台管理介入下，传统的文书档案管理方式已不符合目前企业发展规划需求，因此要重视创新优化文书档案管理工作，不断提高管理水平，解决文书档案管理中存在的问题，以保障和同步于企业的良好发展和升级。以下主要围绕着企业文书档案管理之中存在的问题展开简单的分析与探讨。

一、企业文书档案管理中出现的问题

（一）忽视档案管理工作。档案管理工作因为不直接产生效益，所以在企业普遍不受重视，很多企业没有独立的档案部门，档案工作做不到集中统一管理，各类档案的管理分散在职能部门，文书档案一般划归在办公室。因为不能成为独立的部门，因此在行使档案管理时就缺乏更多的自主权和话语权，还有相当多文书档案人员为兼职，导致在文书档案的管理方面没有更多的专业精神和足够的精力，导致档案管理不规范不全面。当然也有企业对文书档案管理工作予以了重视，且在管理工作中投入了相应的人力、物力，但也没有获得良好的工作效果，究其原因主要是没有做好文书档案管理工作的制度建设和规范管理工作，所以不能有效发挥企业文书档案管理的作用。

（二）未衔接好其他文件材料归档工作。企业文书档案主要是企业管理类档案文件材料，是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种记录。所以文书档案管理工作要与企业各个部门紧密联系，做好文件材料的收集归档工作。从文件材料到文书档案中间要经过一系列的归档整理工作，这是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。可是许多企业在经营过程中总是存在将红头文件和文书档案混为一谈的情况，这也导致企业其他工作人员认为将红头文件规整到文书档案管理工作中即可，致使文书档案管理工作和其他管理工作进行衔接时出现脱节的情况。一般来说，企业红头文件的归档比较完整，各部门对于“白头文件”的归档意识不足，如工作总结、计划规划、领导讲话、情况汇报、统计报表等疏于归档，造成文书档案收集的不完整。

（三）工作人员素质参差不齐。很多企业不重视文书档案管理工作，认为文书档案工作没有技术含量，所以许多从事文书档案管理的工作人员都是抽调来开展工作的，这部分工作人员并未了解文书档案管理的重要性，甚至有部分员工连文书档案管理的基本工作常识都不知道，处于无证上岗工作的状态，致使企业文书档案管理工作在开展过程中无法有效完成管理工作，时常存在档案管理混乱和遗漏的情况。要么档案继续教育没有跟上，档案的新法规和新动态没有及时掌握，工作标准落伍不规范。许多档案管理工作人员也不重视档案管理工作，自身没有较强的责任感，未能在工作中及时主动收集数据资料，所以文书档案的完整性遭到破坏。若企业不对文书档案管理中存在的各种问题加以重视和调整，长此以往会给企业文书档案管理工作的开展造成滞后效应。

二、企业文书档案管理存在问题的原因

（一）工作复杂程度高。在企业实际工作中，文书档案管理工作需要对企业各个部门的文件材料进行收集、归档与保管，其中收集和整理是文书档案管理工作的重中之重，归档整理是难点所在，其主要是由管理工作性质决定，所收集的材料较为广泛，收集材料的工作也非常繁琐。平常收集，集中整理，工作量大。要鉴定每份文件材料的归属机构和保管期限，因为牵涉到不同的职能部门，鉴定工作中要判定其重要还是不重要，永久还是定期，需要一定的档案专业功底和对本单位本行业的了解，使得文书档案管理工作难度大大增加。尤其在销毁档案时鉴定更要非常慎重。档案整理从件到盒的规范性和标准化要求，也使整理工作欲速则不达。也基于此，更需要重视对文书档案管理的规范化与合理分析，从而科学提高管理工作效率，为企业文书档案管理工作的优化打下基础。

（二）工作依据为文书，文书的变革带来档案的变革。企业管理在实际运营工作中是利用文书进行各项工作开展的，文书档案管理的最终水平与质量会直接受到文书的影响。此外，企业工作的情况与质量会在文书里直接体现，包括企业资产变化、生产经营管理业务、企业财务等都能通过文书进行体现，这也从侧面表明企业文书档案管理工作的复杂性和综合性，再加上我国社会经济与科学技术的快速发展，企业的经营模式和经营范围在不断变化，电子文件的普及让企业文书档案管理也朝着多元化发展，其内容的扩增让文书档案管理工作的压力不断增大。

三、处理企业文书档案管理问题的策略

（一）重视企业文书与档案之间的衔接。在企业文书档案管理工作中要保障文书与档案两者的区分和两者的联系，重视文书与档案工作之间的衔接，从而保障文书档案管理工作的质量。在实际工作中应正确认识文书与档案管理工作的关联性和衔接性，根据企业应归档的文件材料和不应归档的文件材料的范围，确保该归档的文书材料完全归档，不该归档的不予归档，达到文书与档案工作的协调统一。

（二）建设档案管理系统，完善管理机制。为了保障企业内部文书管理工作科学规范，应建立完善的文书档案管理流程，给文书管理工作提供相应的标准管理机制，不断细化程序规定，确保在企业内部有较好的可操作性与实用性。例如，在企业自动化办公系统签发公文时，公文签发的相关规定要求文件发放后能发挥效用，在经程序核对后送至相关部门及领导审核，最终套红加盖电子印章形成电子文件，在公文流程中可以设置电子文件归档，进而使得文书档案归档及时性和完整性得到有效提高。因此，为了有效提高文书档案管理效率，应重视管理机制的细化，将所有要求简明扼要、全面地提出，在系统中按照流程最终实现电子文件直接归档，不但提高查阅效率，还实现与纸质档案的双轨制归档。

（三）重视文书档案人员的专业水平提高。企业文书档案管理人员的综合素质对管理工作的开展也有至关重要的作用，就新员工而言，要进行岗前培训，确保所有档案人员持证上岗，最好到档案部门实习方能够尽快独立完成文书档案的规范整理。文书档案管理人员要加强学习档案法律法规，按《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等文件要求开展文书档案整理工作，提高档案整理的规范化和标准化。管理人员要不断学习信息技术，利用计算机技术对文书档案进行高效检索，让企业档案管理水平不断提升。

（四）加强部门互动，依次开展管理工作。为了实现对文书档案的最大化利用，确保档案质量有所提升，就应重视对文书档案的科学收集，因此，文书档案管理工作人员与各部门之间应加强互动和沟通，对各部门的工作概况都有所了解，及时掌握所需档案材料，不断优化文书档案收集范围。此外，为确保文书档案工作的合理开展，应根据企业发展规划和趋势，开展和拓展相应的工作，为企业的发展决策提供科学参考，进而实现企业文书档案管理工作的现代化优势。

（五）加强电子档案的安全性。文件归档工作应按照国家“双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。利用现代化信息技术进行企业文书档案管理工作能够提高工作效率，为工作人员减少工作压力，但是相应地利用电子档案进行保存时也要重视其安全性，健全网络安全体系的建设，并规定信息安全制度与保护措施。例如，在电脑中安装防火墙、访问密码等，保障企业文书档案管理信息的安全性。对重要档案进行扫描备份，并异地保管。

（六）争取领导对文书档案工作的重视。企业文书档案管理工作的优劣会受到企业领导的影响，其领导重不重视文书档案管理工作的开展，则相应的文书档案管理工作也会受到制约。所以，要争取企业领导对于文书档案管理的重视。一是业务扎实，用规范的档案提供良好的利用服务工作，比如，为了完成企业档案业务“用”的要求，通过不同的检索方式进行高效档案目录检索，可提供下载服务与全文阅读，及时准确高效地提供利用。二是对领导进行档案普法宣传和档案知识宣传，有利于企业档案管理体系的建设，从而通过上行下效让企业从领导到员工正确认识到文书档案管理的重要性与价值。

四、结语

综上所述，文书档案管理水平直接体现企业档案管理水平，当前信息化技术不断发展，企业文书档案管理也要朝着信息化的方向发展。正确认识文书档案管理的作用和价值，不断完善档案资料的完整性，发挥其实用价值，进而提升文书档案管理工作的水平。基于此，企业要根据自身发展状况和发展规划，不断加强文书档案管理，有效完善管理规章制度，提高管理工作人员综合水平与专业技能，保障文书与档案工作能够有效衔接，使文书档案价值得到充分体现，从而为促进企业的良好发展发挥更大作用。