基于就业背景的高职院校学生档案管理策略

文/盐城生物工程高等职业技术学校 程珺

档案是学生入职和学生入校的重要材料之一，对于学生无论是就业还是升学都有重要的作用。正因为如此，高职院校对于学生的档案管理要给予应有的重视，有效保障学生可以顺利就业和入职，促进学生综合素质的发展。然而很多高职院校在管理档案时出现很多问题，比如档案造假严重、档案内容单一、丢失现象严重、寻找档案困难、档案管理环境不尽如人意等问题，导致学生的档案管理出现各种不同的情况，阻碍学生顺利就业和入职，这就需要高职院校及时转变管理对策，并且采取有效的措施来进行“对症下药”，这样学生的档案管理才会更加稳妥，从而促进档案更好地为毕业生就业服务。其中，高职院校在进行档案管理时，要贴合时代的发展，根据学生参与的各种不同学习活动，将学生的档案进行充实和发展，一方面可以使得学生更加具有特色，另一方面可以使得学生更加顺利地就业，有效宣传高职院校的办学特色和独特魅力，增加入学人数，提高高职院校的竞争力度和综合实力。

一、高职院校档案对于学生就业的重要性

（一）记录分析作用。档案对于学生来说是十分重要的，是记录学生在管理活动中的不同表现，包括学生的个人经历、学习表现、品德，还包括学生学习成绩的记录、学生的个人能力等，对于学生以后的发展和成长具有重要的影响作用。同时，档案的作用就是记录学生的个人情况，以便供给他人或者企业评价，也是办理相关事宜的重要依据。当然高职学生的档案是企业和其他就业筛选和评价学生的重要依据，对于学生的就业具有重要的影响作用。其中，档案的记录是根据学生在高职院校之中的各种表现来进行评分和记录的，这样不仅可以方便企业的入职筛选，还可以对于学生进行一个比较全面的评价，方便企业对于学生有一个比较全面的了解和认识。

（二）宣传引进作用。高职学院的档案管理对于高职院校的办学起到了重要的作用，对于吸引学生办理入学具有一定的吸引作用。其中档案之中包括学生的学籍，主要记录学生在不同考试之中的考试成绩和学生的学分，并且记录学生参与不同活动的表现等。当其他学生和家长看到本校学生优秀的学习成绩和表现时，自然会想到高职院校的管理合理，才会放心地将学生放在本学院。如此一来，档案的管理已经形成了一个有机的体系，可以有效反映高职学院的综合能力和实力，有效提高高职院校的竞争力，从而起到宣传引进的作用。另外，高职院校的档案管理也是一种宣传手段，可以让企业直观地了解到高职院校的优秀学生，也能体现高职院校的办学特色，从而提高高职院校综合能力，有效增添高职院校入学人数。

（三）就业评价作用。高职院校的档案中不仅拥有学生的个人成绩记录，还有学生获得的荣誉证书等证明，这些东西存在于学生的档案之中，从某种意义上来说是学生获得荣誉的凭证和依据。当学生就业时，档案是展示自身能力的砝码。这样企业就会根据学生的档案来评估学生的能力，决定学生的就业情况，这就是就业评价作用。

（四）档案工作作用。档案对于学生办理入学及学生未来就业起到了重要的作用。正因为如此，高职院校对于管理学生的档案要保持严谨的态度。学生拥有档案退休后可以领取养老金，通过对于学生档案的审核，包括年龄、工资、职务等，从而有效确定学生的出生时间和退休时间，按照规定领取养老金。同时，假如学生在就业时，没有档案，也就无法办理考研、考公务员、出国、结婚等手续，影响了学生的就业和计划安排。另外，学生的档案需要存入企业之中，当学生转正后才能正常调动，否则无法进行灵活运用。在这一过程中，不仅可以让企业结合学生的工作表现和学生的档案进行筛选和考核，还能对于学生的了解和认识起到一定的作用，从而充分发挥档案的作用。如此看来，档案对于学生具有十分重要的作用，对于企业筛选人员入职也有一定的影响力。

二、高职院校档案管理的当今现状及对策分析

（一）档案造假严重。在我观察看来，高职院校在管理档案过程中存在着很多的问题，包括管理人员意识淡薄、管理体系不健全、重视程度不高等，这都是导致档案管理出现问题的原因。其中，还有一些人为了让学生顺利拿到毕业证，制造假的学生档案，写出与学生实际情况不相符的内容，对于学生的就业和企业的录取有一定的误差，直接影响了学生的就业情况，从而不利于高职院校的发展和竞争。高职院校针对这一问题，要及时转变管理策略，严对惩造假人员，让造假人员有一定的心理压制。还要完善档案管理政策，制定相关惩罚政策，在一定程度上减少档案造假的情况出现。在此基础上，高职院校可以加强档案政策的宣传，提高大众对于档案的认识和了解，并且加大对于违反法律的人的惩罚和制裁，让造假者对于自己的行为付出相应的代价。与此同时，高职院校还可以建立和完善网上电子档案，让学生加以注册和填写，对学生进行实名认证，从而有效地建立网上电子档案。如此一来，电子档案的实行在一定程度上约束了档案造假情况的出现。除此之外，高职院校对管理档案的队伍进行培训和建设，有效提高档案人员的素质和职业素养，从而保障档案管理的高质量。

（二）档案内容单一。经了解，很多高职学院的档案内容十分单一，仅仅是对于学生学习成绩和表现的评估，一方面降低了档案的参考性和可取性，另一方面缺乏学生综合素质等具有参考价值的东西，也无法让企业从档案之中看出学生的优异之处，导致档案的实用价值大大降低。针对这一问题，高职院校应该在平时实施和组织学习活动时，有意识充实学生的档案内容，使得学生的档案材料更加真实和贴近学生实际情况。同时，随着社会的发展与人类的进步，社会需求逐渐增大，需要全面型人才，所以高职院校在档案管理时要不断充实档案，加强学生档案的管理实施，才能更好地推动学生的就业，有效推动高职院校档案管理的发展。还应在高职院校之中开展和实施各种有意义的教学活动，鼓励学生积极参与，并且记录在档案之中，从而丰富学生的档案内容。另外，高职学院可以引导和带领教师在平时课堂教学之中有意识地丰富学生的档案信息，使之多样化、具体化，从而提高学生档案的利用价值和参考价值。

（三）丢失现象严重。在最近几年的就业之中，很多学生的档案出现丢失现象，包括几个方面的原因：一是生源地的不同，导致学生档案的管理体系和管理方式大有不同；二是学生与各种小型企业签订就业协议和劳务合同，导致档案管理不当；还有一小部分原因是学生在上交的时候管理不当，导致档案遗失，这样不仅对于档案的管理增加难度和困难，还会提高丢失档案的数量，从而不利于高职院校对于档案的管理和保存。针对这一问题，高职院校要引起重视，杜绝档案出现遗失的情况出现，保障学生顺利地毕业及就业。首先，在借出档案过程之中，高职院校要建立健全档案借用程序，经过领导人审批和签字，不仅可以确保档案的去处和使用时间，还能了解档案的使用者，并且制定和健全档案归还借出体系。假如借用者没有在规定时间上交档案，要进行一定的处罚，有效减少类似的情况出现。另外，高职院校在筛选档案管理负责人时，要将具有责任心的人放在首选位置，认真负责地将管理工作做好，从而大大减少档案丢失的情况，促进和推动档案管理工作的开展和实施。

（四）档案保存环境。很多高职院校由于对于档案管理和保存的重视程度不够，致使档案的保存和管理没有做到位，很多档案出现了特殊情况，比如潮湿、虫蛀、霉变等，甚至一些高职院校没有固定的档案室来管理和安置学生的档案，影响了学生的档案保存和管理。针对这一问题，高职院校要引起一定的重视，构建专门的档案管理室，还要准备档案管理需要的工具，像档案夹和切刀等工具，有效保障档案的保存环境。与此同时，高职院校还可以发展和实施不同的档案管理方式，从而让学生的档案直接与就业企业进行挂钩，方便学生就业和查询个人档案。比如网上建立档案，不仅可以轻松查询到自己的档案，节省了时间，还能减少丢失和出现破损的情况出现，进而更好地保障学生档案的安全，促进高职院校管理体系的发展。

总而言之，随着社会的发展及人类的进步，高职院校对于职业技术人员的培养不断加强，人数也不断增加。高职院校对于学生的档案管理工作的工作量加大，不仅关乎学生的就业问题，更关乎高职院校的管理问题。正因为如此，高职院校更加应该引起重视，采用科学、合理的管理方式和手段进行管理，有效保障档案的利用价值和真实性，以及档案的用途和作用，以此来给学生的就业提供可靠的条件支持和保障。同时，高职院校在漫长的管理工作之中应该紧追教育时代的发展，采用新颖独特的手段进行档案管理，不仅可以减少档案的遗失，还能减少管理的时间和人力，促进档案管理工作的开展和实施。