项目管理思维在办公室管理中的实践探究

文/广州市增城区城乡规划与测绘地理信息研究院 俞莹

办公室是企事业单位重要的行政枢纽，其管理工作具有一定的复杂性；将项目管理思维引入办公室管理工作能够提升工作质量、工作效率。基于此，对于项目管理思维在办公室管理实践中的探究有着重要意义。

一、办公室工作特点

办公室作为综合办事机构，是承上启下的中枢部门，以服务为中心，要发挥好参谋助手、综合协调、督办督查、服务保障四大职能，创新工作方法和工作思路，助推企事业做强做优服务品牌。

办公室的具体职责包括行政事务管理、公共关系维护、计划生育管理、固定资产采购与管理、后勤服务管理、职工群众干部的退休事宜、党务工作管理以及平台模块化建设等多项工作，涉及企事业单位生产、经营、管理活动与建设发展的各个阶段、各个方面。随着企事业单位的飞速发展，办公室原有的工作节奏、工作效率以及工作内容很难满足不断变化的需求。办公室工作人员可以将项目管理思维以及相关技术引入实际工作进程中，进一步推动各项工作的全面项目化、科学化、精细化发展。项目化是现代企事业采用的通用工作方式，是一种高效的管理模式；科学化是指不能仅依靠经验开展工作，而应构建更具规范化的工作流程；精细化是指依靠细致的工作流程，精心的工作态度，提供精品服务；为更好地推动企事业单位的发展，办公室的工作人员要确保各项工作效果、效率，提升各方的认可度。

二、项目管理思维

项目管理思维认为项目是某一组织为达成既定目标，在特定的资源、人员、时间等条件的约束下，开展的一次性、独特的任务。项目管理借助各类工具、技术、方法、知识，以达成各方对项目的预期要求；针对具体的活动，从项目的起始阶段、结束阶段，开展计划、组织、控制的管理活动。现阶段，办公室的工作主要有两种类型：第一，程序化、重复性工作，例如文件管理、印章管理、文件传送等工作。第二，单次工作，例如，人员接待、服务接待、会议召开等工作。第一类工作具有既定的规章制度，第二类工作的特点在于开放性、临时性、灵活性较强，更适用于项目管理思维。为进一步推动办公室管理的精细化，各单位可以引入项目管理思维，优化办公室的管理水准。

三、项目管理技术

（一）项目管理工具。将项目管理思维引入到办公室管理工作中，有助于运用诸多项目管理工具与技术手段。比如，常见的项目计划中项目的目标、项目技术原则、关键路径法、关键问题分析、任务列表、时间排期表等可以引入项目管理软件来辅助管理。项目管理软件的核心在于明确项目的实施环节、项目时间、项目进度，并借助网络计划技术，综合管理项目实施阶段的资源、费用、进度。依照办公室的工作属性，工作人员可以选用满足上述功能的常用办公软件开展管理工作，从空白项目开始，依托现有文件或模板创建项目文件，使用资源工作表、网络图、甘特图等视图，设定项目信息，设置工作日历、项目日程、项目起始时间以及结束时间。

（二）任务编排。完成项目基本信息的设置工作后，各项目经理需要对任务信息进行编排，分解项目任务。比如，对于固定资产采购工作，项目经理需要将该项任务分解为制定采购计划、召开采购会议、联系供应商、编制预算、开展采购活动；在编排任务信息时，要明确资源、名称、工期、任务名称，确定任务执行人。与此同时，办公室工作人员还可以借助项目计划书设置资源信息的其他属性，进一步完善任务信息。

（三）任务分类与关联。办公室工作人员应根据工作的具体结构层次，提取项目信息，提高项目管理效率，借助项目管理软件，将项目任务信息依照大纲进行分类，明确工作思路。与此同时，办公室工作人员还可以设置各任务信息的关联性，确定任务信息的流程与任务的相互关系。借助项目信息软件的高级设定，明确任务信息的前置任务与后置任务。管理工作涉及的物质、人力、资金等资源，使各项工作能够有章可循，提高工作效率，促进工作的项目化、科学化、精细化发展。

四、项目管理思维在办公室管理工作中的实践

（一）确定任务目标。在项目管理实践中，项目经理是项目团队的领导者，项目经理首要职责是领导项目小组在预算范围内按时优质地完成全部项目工作内容。为此项目经理必须在一系列的项目计划、组织和控制活动中做好统筹落实工作，从而实现项目目标。

基于项目管理思维，在实际的办公室管理进程中，办公室工作人员可以按照项目经理角色，根据工作任务组建项目团队，编制项目计划，召开项目启动会，执行、监控、调整项目任务，在项目完成后召开总结会，并将项目资料进行归档。

在项目管理思维的实际应用进程中，要充分考虑办公室的组织特点，办公室的架构并不复杂，但其工作具有常规性、繁重性、并行性、多目标性、周期长等特点。可以从以下几步着手推进项目管理思维：需要明确项目目标，评估目标的可行性，相比于其他行业的项目管理，办公室的工作项目目标较为清晰，能够清楚地验证目标的可行性。办公室的工作任务都是自上而下地进行部署，对于项目目标的确定，更有助于办公室工作人员充分贯彻上级部门及相关领导的实际意图，推动项目目标的具体化，凝结各参与人员的工作共识，推动项目参与者能够从不同角度深入探究项目属性，为后续工作的开展打下良好基础。

（二）制定工作任务计划。基于项目管理思维开展的办公室工作，通常服务性强、任务强度大；因此，办公室工作人员应在项目执行前制定工作计划，评估工作计划的可行性。具体可以从以下几步着手：

第一，分解任务。根据任务的实际性质，拆分细化任务，依照一定的层次结构，构建任务目标体系，确定最小任务单元的时间周期。

第二，连接任务。经过逻辑分解工作，工作人员将任务依照实际性质进行分解，从时间维度衔接各项工作任务；在任务连接前，确定最小任务单元的执行周期，评估、观察每个任务单元的实际执行周期，进而加强执行人员、制定者的理解程度，有助于后续评估任务工作量；办公室工作人员通常会借助流程图衔接各项任务，按照一定的顺序，依照任务流程和时间维度对工作任务进行梳理；不同于常规的流程图，引入项目管理思维的工作流程图不仅要实现可视化，还应清楚界定各最小任务单元的工作量以及时间节点；由于办公室的工作任务常常会有明确的时间约束，因此，办公室工作人员应按照时间维度反向梳理工作任务，确保在约定的时间内能够高质、高效地完成工作任务。

第三，连建各任务。任务单元的流程图清楚地描绘了工作任务各任务单元的依赖关系、并行关系，进而形成明确的执行路径；流程图的每个任务单元应该包含了执行周期、最早结束时间、最早起始时间、最晚结束时间、最晚起始时间等五个基本信息；通过流程图的基本信息，确定各任务单元的缓冲期限；借助项目管理思维，结合各执行路径，能够从网格图中找出关键路径，这使得该路径上各任务单元都为关键任务单元，其关键点在于每项任务单元都不存在缓冲期限，具有较高的要求，需要办公室的工作人员在规定时间内达成各项任务单元的目标，进而确保在约束时间内完成工作任务；刨除关键任务单元，剩下的任务单元即为非关键任务单元，根据具体的缓冲期限进行灵活安排，有助于工作人员优化资源配置。

第四，分配人力资源。办公室的各项工作任务需要依靠人力资源完成任务目标，由于工作任务的特殊性，办公室工作人员往往身兼多项任务，在一定程度上制约了人力资源的分配。通常情况下，办公室工作人员在开展工作任务时，常常会接受优先级更高的工作任务，会打乱原有的工作计划；同时，工作人员在开展主要任务活动时，还需兼顾对其他任务的监督与指导工作，因此，办公室管理层在分配人力资源时，要充分考虑办公室工作任务的实际特点。在实际工作进程中，常表现为工作任务实际完成时间要超过预期规定时间。为确保工作任务能够在约束时间前完成，办公室需要根据各任务单元的实际特点调整顺序，进一步对任务进行分解，细化流程图，加快任务的完成时间。

第五，发布工作计划。在充分考虑各项限制因素的前提下，办公室管理层需要对完成的任务网络图进行可行性分析，并借助办公系统分发给办公室工作人员。

（三）监督执行情况。基于项目管理思维，在任务的实施进程中，应对办公室工作人员全程进行监督。由于项目计划书明确规定了各任务单元的起止时间、缓冲期限，各项任务单元的实际执行人员能够更加科学合理地安排工作。与此同时，各任务单元都有明确的截止时间，可以督促执行人员进一步提升自身的工作效率，避免自身的原因延误整个任务目标的完成时间。若关键任务单元的执行人员能够充分认识到自身承担的工作任务弹性较低，不可拖延，应投入大量的精力、时间，保证关键任务单元能够在规定时间前顺利完成。在各项任务工作完成后，办公室工作人员应根据实际的完成情况对任务目标、任务进度、任务的执行情况进行总结，梳理出任务计划与实际执行的差异，找出原因、吸纳教训；在确定下次任务计划时，要避免再次出现上述问题。办公室工作人员还可以借助任务总结活动，发现各执行人员的实际能力以及工作适应性，提升后续工作任务的分配质量，制定合理的执行人员分配方案，进一步发挥项目管理思维的功效。办公室工作人员还可以借助上文所述的甘特图管理软件，借助关键路径、网络图、甘特图，提升工作任务的分解质量、分解效率。

五、结语

综上所述，基于办公室管理工作特点，引入项目管理思维，借助任务目标确定、制定任务计划、监督任务计划的执行情况、总结工作任务，借助甘特图管理软件，推动办公室管理工作的全面项目化、精细化、流程化，提高办公室管理工作效率、质量。