探讨信息化在医院综合档案管理中的应用

文/扬州市江都人民医院 吴明芳 缪从庆

目前，随着信息化时代的来临，社会经济快速发展，各行各业越来越离不开计算机网络的应用。医疗服务为了跟上时代的步伐，方便患者就医，提供优质的医疗服务以及病例总结、科学研究等大数据的收集，信息技术在各大中型医疗机构都得到了很好的应用，如预约诊疗、网络会诊、检查结果传输以及病案管理等。除了以上与诊疗行为密切相关的管理项目外，医院综合档案管理往往因与日常医疗活动无明显直接相关，是许多医院领导忽视的环节，与目前医院健康发展模式明显不符。医院综合档案管理涉及的内容广泛，包括院内人事资源、基础建设、医疗设施、科研教学、财务审计、对外合作等，囊括临床、行政、后勤各部门，是体现医院科学化、规范化、现代化管理的标志，因而，网络信息化技术的应用在医院综合档案管理中不可或缺。只有通过信息化建设，综合档案管理才能在科技迅速发展的时代背景下，符合医院快速发展的潮流，提高医院整体工作效率，提升医院综合管理质量。本文就医院综合档案信息化管理的特点、难点、举措等进行分析，探讨医院综合档案管理新模式。

一、医院综合档案管理信息化的特点

（一）精确性的特点。传统档案管理模式均是档案以纸质形式收集、保管和利用，提供的信息资料直观、明了，可直接查阅，都是以人为编号保存在固定场所，具有不可移动性。这种管理模式在医院发展早期档案管理中发挥了一定的作用。随着医院发展增速，医院规模不断扩大，科室设置逐步增多，新技术新项目日新月异，需要管理的文件档案资料也越来越多，这种传统的管理模式越来越不适应时代的发展、医院现代化进程。信息化数字技术通过对网络传输技术、通信技术、扫描技术、多媒体技术、数据库技术等现代技术的综合应用，将档案信息以文档形式存储到电脑、网络空间、移动硬盘上，可重复使用，避免丢失，不仅可以节约档案保存场地，还可以通过对档案的数字化编码、分类，实现精确地查阅，及时寻找到所需档案资料。

（二）及时性的特点。传统的综合档案管理中，需要各部门将新形成的档案资料及时送到档案管理部门集中保存。各职能部门往往不太重视档案归档工作，档案部门往往位低人轻，不便频繁催促，导致档案材料归档延迟现象严重，影响对档案信息查阅使用。随着医院的快速发展，医疗技术的日益更新，医院各职能部门制定的制度、流程也越来越多，而通过原始的档案处理方式越来越不能满足档案管理需求，无法保证档案管理的及时性。通过信息化技术的应用，各部门通过对本科室档案文书进行信息化处理，及时将相关档案通过电子文档形式传输给档案管理部门，这样有效提高了档案信息及时归档率，体现了数字化技术的时效性特点。

（三）共享化的特点。传统的医院综合档案都是以原始的文书呈现，跨度时间长，历史久远，内容庞大，分类繁多，保存在固定场所，需要本人到档案管理部门去查找、借阅、归还等一系列复杂步骤，容易丢失、破损。根据档案的性质，使用频率不一，有些长期无人查阅，而有些借阅频繁，而且一份档案不能多人同时使用，严重影响档案的使用价值及职工的工作效率。信息化管理则是将档案制成电子文档进行保存，它可以通过网络空间进行传输、共享，充分发挥档案信息库的重要作用，将“死”材料变成“活”材料，这样不需要本人亲自到档案室去查阅，大大节约了时间，而将精力用于日常诊疗活动中，提高了医院运行效率。

二、医院综合档案管理信息化实施困境

（一）医院领导对综合档案管理不够重视。目前部分医院领导认为，医院发展靠的是医疗技术、业务收入、医院规模的扩大，而认为医院综合档案管理与以上并无直接关系。这种狭隘甚至错误的认识严重制约了档案管理的发展，导致无法投入物力、财力来促进医院综合档案管理的信息化发展，同样也影响着医院现代化管理进程。

（二）各职能部门对档案管理信息化抵触。传统的医院综合档案都是以纸质呈现，而档案管理部门对这些文书进行收集归档，甚至有些职能部门以各种理由不愿意将本科室档案文书交出。在信息化技术的管理中，要求档案管理具有精确性、及时性、共享性特点，各类档案需要及时送至档案部门，有时甚至需要该部门提供电子文件版本，同时职工查阅电子档案方便、快捷，提高了对职能部门的制定政策以及工作严谨性要求，这导致职能部门存在抵触情绪。

（三）医院综合档案管理人员技能不足。档案信息化管理需要熟练掌握计算机使用、网络传输等基本技能，如录入数据、建档分类、上传共享、安全设置等，同时我国发布了关于使用电子档案管理的规章制度，对利用计算机进行档案管理及其使用的有效性、安全性等均有明确要求，从管理模式上与传统档案管理明显不同。医院综合档案管理人员素质相对低下，甚至存在许多临时、兼职人员，导致工作人员的专业知识、计算机应用技术水平均比较低，与信息化发展明显不符。

三、医院综合档案管理信息化实施对策

（一）强调医院综合档案管理信息化的价值。通过与医院领导反复沟通，或建议其去大型医院档案管理部门参观，让他们了解医院综合档案管理在现代化医院发展进程中的作用。医院领导应主动认知档案管理信息化的重要性。医院档案管理与信息化相结合，完善或者构建系统化的管理体系，不仅提升信息化管理水平，更在工作和方案管理上实施精细化管理。通过档案信息化建设，确保医院内部的各个部门可以通过网络及时查阅，实现网络共享，从而提升医院管理水平。同时通过档案信息化管理，建立管理维度，从而更好地为医疗提供服务，利于促进医院可持续发展。

（二）建立医院总信息平台，完善综合档案管理信息化流程。目前，医院信息化建设都在不断升级，各部门存在各自的信息系统，处于分离状态。医院综合档案信息化管理的目的就是为了能够高效统一医院档案信息，因此要加强各部门信息子系统的整合，建立医院总信息平台，达到高效、共享的目的，更好地为医院发展服务。医院综合档案管理涉及的职能部门很多，内容广泛，各部门之间容易出现相互推诿、拖延现象，医院应制定相应的档案信息化管理制度，避免管理漏洞，通过对档案一体化处理流程，形成电子文档，使各档案信息出现在各部门信息系统上，实现档案信息的统一、高效管理。需要根据不同的分类方法，简易查询流程，达到方便、快捷查询目的，实现真正的信息化管理。

（三）加强综合档案管理人员更新及技术培训。医院综合档案室一直是多数医院忽视的部门，管理人员多是年龄大、学历偏低、操作技能不足人员，与信息化发展严重不符，需要医院加强对档案管理信息化的重视，促进人员更替，形成人员梯队，引进新鲜血液，有了人才才能实现高效优质管理。同时，要安排科室负责人到其他医院参观学习，更新管理观念。信息化技术培训尤其重要，不仅仅需要学习计算机的基本操作技能，更需要熟练掌握系统软件的使用，可选拔一些计算机专业背景人员加入。对于一些特色专科档案如体检中心档案、三大中心档案（胸痛中心、卒中中心、创伤中心）等，需要具备一定专业素质，可聘用特色专科的专业人员进行档案技能的培训，充实到档案管理队伍中，构建档案管理部门及专科对特色档案的共管体系，利于对于专业档案的优质管理。档案管理人员，既需要掌握档案信息化管理技能，同时，信息化资料的安全也非常重要，管理好计算机安全，避免黑客攻击导致数据丢失，必须加强职业道德修养，避免主动传播机密档案资料。

四、结语

医院综合档案管理中信息化技术的应用在实现医院节约化、精细化、现代化管理进程中非常重要，是医院发展中不可忽视的环节，而要实现综合档案信息化管理就必须要从信息平台建设、人员培训、制度完善等多个方面采取措施。通过医院综合档案的信息化管理模式，不断提高医院运行效能，提供优质的医疗服务能力，更利于实现医院持续健康发展。通过信息化在档案管理中的应用，综合信息平台的建立，实现了高效、快捷地查询资料，各部门之间形成协调合作的氛围，实现了医院管理的一体化，为建立优质现代化医院提供了保障。