新形势下基于SWOTT分析法的公立医院档案建设探索

金艳

摘要：加强公立医院档案建设，已成为现阶段医院管理研究的新课题。兴化市人民医院注重档案建设，尝试运用SWOT分析法对档案建设现状进行系统分析，提出不断加强医院档案建设的四种战略，即：SO战略（依靠内部优势，抓住外部机会）、WO战略（利用外部机会，弥补内部劣势）、ST战略（利用自身优势，避免外部威胁）和WT战略（克服内部弱点，避免外部威胁）。

关键词：档案建设；SWOT分析法；公立医院

兴化市人民医院的前身是成立于1925年的德国教会医院——兴仁医院，具有悠久历史。解放后，经过两次兴建迁移，培育厚植，目前已发展成为一所在全省县级市医院中领先的现代化综合性三级医院。1993年医院建立了综合档案室，并顺利通过扬州市二级档案管理验收，1996年顺利通过了省级档案管理验收，2007年按照新的星级标准，又通过了省一级三星达标验收。医院档案作为医院各项工作的历史记录，是一种重要、特殊的信息资源，可为临床医学提供相应的依据[1]。兴化市人民医院运用SWOT分析法对医院档案建设现状进行分析，并提出新形势下加强医院档案建设工作的策略。

一、SWOT分析法

SWOT分析法是美国旧金山大学管理学教授韦里克（H·Weihrich）于20世纪80年代初提出的，是一种能够较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法[2]。所谓SWOT分析，就是通过对组织的优势（Strength）、劣势（Weakness）、机会（Opportunity）、威胁（Threat）的分析，运用系统学原理，将其相互匹配，由此制定或修改组织的经营战略，使组织目标、管理意识、经营方法等适应组织及其变化[3]。

二、新形势下医院档案建設现状的SWOT分析

新形势下基于SWOT分析法的兴化市人民医院档案建设现状如下：

1.内部优势

（1）具有相对丰富的档案原始材料

截至2020年5月，兴化市人民医院综合档案室室藏文书档案1356卷、13786件，设备档案588盒，基建档案131盒，财务档案13586册，实物档案146件，照片档案3089张，人事档案786份；按年编写了《全宗介绍》《组织沿革》《全引目录》《案卷目录》《院级领导干部一览表》《内设机构一览表》《发文汇编》《大事记汇编》等专题汇编，随着医院发展和等级医院评审的要求，档案的类别和数量还会有较大增长。

（2）形成相对完善的档案管理制度

兴化市人民医院档案室按照市档案局业务要求，根据档案工作要求和等级医院评审需要，建立了医院综合档案室的各项工作制度和考核制度。例如《兴化市人民医院综合档案室管理制度》《兴化市人民医院档案整理归档制度》《兴化市人民医院文书、医疗业务、教学类档案归档制度》《兴化市人民医院设备档案归档制度》《兴化市人民医院档案保密制度》《兴化市人民医院档案借阅统计制度》《兴化市人民医院档案鉴定销毁制度》等。由于医院搬迁不久，档案室设备较新、环境较好。

2.内部劣势

（1）投入不足，信息化水平较低

信息化建设是整合档案信息资源、提高档案服务效率的重要手段。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、格式标准不统一、工作量大等原因，档案信息化发展较为缓慢[4]。随着电子政务的推广，以影像资料形式保存的非纸质档案也越来越多，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加强。[5]目前，兴化市人民医院档案信息化水平较低，基本以纸质版档案为主。未对历年的纸质档案进行电子化建库，缺少档案利用管理系统，未能实现档案的在线归档、网络借阅等。在档案利用方面技术手段缺乏，以人工检索为主，效率低。原始档案的利用率、周转率低。

（2）档案管理意识淡薄，缺乏专业的档案管理人才

医院现有职工1347人；专业技术人员1137人，高级技术人员223人；兼职教授12人，硕士生导师16人；硕士研究生121人，在读博士4人。《医药卫生档案管理暂行办法》中明确规定，设档案科室的，应配备工作人员3—6人。但是，医院档案室目前只配备了两名专职档案工作人员（其中一名为退休返聘人员），人力资源配备明显不足，并且因档案工作人员年龄老化，未能系统了解和掌握信息知识与技术。医院对档案管理工作缺乏足够的重视，未能深入认识到档案工作对医院发展的促进作用，档案管理观念淡薄，缺乏对档案管理工作的设计和规划，更没有在医院医疗信息化建设如火如荼的进程中，注意到档案信息化工作的短板。

（3）档案管理体系不够完善

医院档案管理领导小组以及档案网络化管理等的职能未发挥，未定期召开领导小组会议研究档案工作，档案网络化管理框架多年未调整，也未覆盖至各科室。未成立档案鉴定、销毁等工作小组。

3.外部机会

（1）政策支持为医院建设提供了指引

2014年，兴化市人民医院成功跨入三级医院行列，实现了二晋三的突破，医院发展迈入新时代。等级医院评审细则对三级医院档案建设提出了更高的要求，医院已于2018年12月顺利接受等级医院评审，被纳入三级乙等医院管理。医院的发展平台更广阔，档案建设与管理工作大有可为。

（2）信息化水平提升为医院档案建设提供了保障

5G、数据库技术、文书扫描、文档OCR、网络存储、客户端BS架构、服务器虚拟化等信息化技术的迅速发展，为医院档案信息化水平提升提供了可能和保障。随着信息化整体水平的提高，存档归档的医院档案内容和形式趋向多样化、丰富化，这更需要医院对原有的品种单一的纸质档案进行扩展，以形成存储音频、视频等多种类档案的新时代综合档案室。

4.外部威胁

（1）存储介质存在不稳定性

现有的纸质档案在存储、保管、利用的过程中，存在着很大的破损、缺失风险，易导致原始档案的灭失，信息化建设过程中需要存储介质，而存储介质存在一定的不稳定性，易导致信息泄露。

（2）档案信息化建设与管理法律法规尚不健全

信息化技术发展迅速，但是相关法律法规的制定存在一定的滞后性，导致医院档案信息化建设与管理的各项规章制度相对滞后。

三、医院档案工作发展战略与对策措施

基于以上分析，遵循“发挥优势，克服劣势，把握机会，化解威胁，扬长避短，趋利避害”原则，基于SO战略（依靠内部优势，抓住外部机会）、WO战略（利用外部机会，弥补内部劣势）、ST战略（利用自身优势，避免外部威胁）和WT战略（克服内部弱点，避免外部威胁）四种战略，兴化市人民医院对档案建设与管理提出了对策措施。

1. SO战略

SO战略是在整个战略分析中想要达到的最理想的态势。要充分发挥医院具有相对丰富的纸质档案、相对完善的档案管理制度、档案室设备较新、环境较好等内部优势，抓住政策支持、新医改和等级医院评审等机遇，利用信息化技术应用完善等外部机会。兴化市人民医院逐步提升档案信息化水平，为档案室配备先进的扫描设备，同时将前期纸质档案的电子化外包给业务公司，在医院档案工作人员的指引下，实现档案的电子化。在文字资料电子化存档的同时，医院印发了《兴化市人民医院关于进一步规范公文收文办理工作的通知》，要求各科室规范提供音频、视频、图像等多媒体数据信息的记录，通过升级档案管理信息系统，大力推动在线数据电子化自动归档。为提高档案人员的工作效率，避免重复劳动，运用档案管理信息系统的云存储功能提供快速、可靠的查询等共享服务，实现档案利用效益最大化。

2. WO战略

WO战略是指在医院档案建设过程中，充分利用政策支持和等级医院评审需要等外部机会，弥补档案信息化水平较低、缺乏专业的档案管理人才、管理意识不强等内部劣势。一是争取资金支持。利用政府支持信息化进程的外部机遇和等级医院评审亟需信息化建设等情况，争取更多的政府资金支持，医院目前已获得了院部的资金支持。二是引进档案专业管理人才。提请院领导重视档案工作，积极上报年度档案人才需求计划，适当引进专业档案管理人员，充实信息化从业人员到档案管理人才队伍中。目前，兴化市人民医院档案室工作人员招聘已得到批准，正在实施。三是未雨绸缪，高度重视档案信息安全管理。大数据时代医院档案管理需要重视信息安全，既要具备完善的医院档案信息硬件设施，配备档案扫描设备及电脑，又要强化医院网络及数据的安全保护，升级档案管理信息系统。

3. ST战略

ST战略是指在现有的医院档案管理中，具有相对丰富的纸质档案、相对完善的档案管理制度、档案室设备较新、环境较好等自身优势，要避免原始档案灭失、信息泄露等外部威胁。在日常档案管理中，兴化市人民医院不断健全档案管理工作制度和必要的监督机制，成立了医院档案鉴定、销毁等工作小组，以制度约束档案工作人员的行为。同时，严格执行医院现有的各项档案管理制度，提高档案管理者的安全防范意识，及时做好档案的整理、归档、借阅的登记，档案库房严格按照“防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫”的“八防”要求[6]，确保档案实体完好无损，未发生涂改、丢失或擅自销毁档案等行为，保护好原始档案的安全。

4. WT战略

WT战略是指在医院档案建设与管理的过程中，克服投入不足、档案的信息化水平相对较低、对档案管理的重视程度不足、人力资源配置不足、缺乏专业的档案管理人才等內部弱点，避免档案信息泄露、相关法律法规相对滞后等威胁。兴化市人民医院将进一步推进档案管理应用系统建设，通过更新升级档案管理信息系统，实现与全院各部门各项业务系统的互联互通，实现数据共享；进一步提高各种类型档案的智能化、规范化管理程度，特别要加强对电子类、数码影像类等新型档案载体保存规范的研究探索，保障新型档案保存的长久性和安全性[7]；充分利用档案信息资源，切实推进院务公开、党务公开等信息化工作，利用信息技术，发挥档案对党务、政务工作的指导作用。通过信息化技术工具的运用实现档案管理水平的提升，通过相关信息安全及隐私保护的培训增强医院档案信息的安全性。

在国家大力推进县级基层医院综合能力提升的大形势下，兴化市人民医院面临着巨大的发展机遇与挑战。医院的档案管理工作必须适应新时代的要求，更好地满足医院发展的需要，这要求医院档案管理者和相关从业人员转变管理观念，在进一步完善医院档案制度的基础上，切实做好统筹规划，逐步推进医院档案的信息化建设，切实提高档案管理人员的综合素质，确保档案管理工作有条不紊地进行，推动医院快速、高效发展。

注释与参考文献

[1]吴杨.浅议医院档案管理的信息化建设[J].办公室业务，2018（08）：88.

[2][3]曲静，董欣，乔燕.医院档案管理信息化的SWOT分析[J].山东档案， 2018（03）：58-59+42.

[4]马维平.遵循“三个体系”建设推进档案工作科学化[J].山东档案，2016（06）：55-56.

[5][6]陈晶.档案保护体系的现状浅析[J].办公室业务，2017（22）：120.

[7]李敏.浅析如何加强和改进新形势下档案管理工作[J].山东档案，2017（02）：29-31.