论高校档案管理工作的创新和信息化

■杨 斌

/河南中医药大学

在现在全球信息化的背景之下，行业的发展以及人们的生活都已经对信息技术产生了一定的依赖性。而对于高校来说，随着大数据信息的不断增多，怎样对档案管理工作进行科学、有效、高效率的实施在高校整体管理工作中是极其重要的。故而对档案管理工作展开创新对学校将来的发展能够起到一定的良好作用。

一、高校档案管理工作创新的必要性以及信息化建设的意义

(一)档案管理创新的重要意义

(1)对档案管理工作进行创新和改革可以进一步满足社会需要、跟上时代进程。由于高校档案资料中包含了所有老师和同学们的个人信息，信息内容较为繁杂、庞大，这使得档案管理人员在工作过程中存在着一定的难度。若想高校档案管理工作的实施能够快速、顺利的推进，那就离不开有关工作人员的努力。相关工作人员需要根据社会的发展结合现代科技技来对档案管理工作进行探索和创新，并不断提高自身素质开阔眼界，合理把传统档案管理理念转变成为符合新时代需求的以人为本理念，从而更好的为他人服务实现档案管理的价值。这样有利于学校档案管理工作的高效率、快节奏的开展，使档案管理为学校的建设贡献自身的力量，进一步推动高校的进步。

(2)现如今，大多数的高校在进行档案管理工作时，依旧采取由相关工作人员手写登记管理的形式，而随着学校人员的增加，档案信息也有了一定程度上的增多，这就使得相关工作人员的任务过于繁重。因此为了能够减轻管理人员的工作压力，有必要在提高工作人员能力使其跟随社会发展的步伐学着利用现代化科学技术开展工作的同时，招聘更多的新型优秀人才，进而使档案管理工作的效率得到提升和创新。各高校领导们应当明白档案管理在推动学校建设方面的重要作用，要对档案管理的创新任务更加的重视起来同时增强有关档案管理人员的能力培养，为学校的整体发展和进步发下良好的基础和支持。

(二)信息化建设的意义

(1)档案管理工作的信息化建设能够更好的完善档案管理的服务功能，提高其使用作用。在原有的高校档案管理工作过程中，由于多为手写档案，因此在检索需要的档案信息时效率低下，其找寻的步骤以及流程较为繁琐，这就使得档案管理工作施行起来比较麻烦且速度较慢，不能及时解决问题。把信息技术融入进日常档案管理工作当中可以有效提高其任务效率，使得档案内容变得更加的条理清晰，相关工作人员在搜索信息时也可以更加便捷、快速，节省大量的时间成本和人力资源，同时还能够保证在对档案信息有需求的时候，能够快速且精确的搜寻出有用信息。

(2)档案管理信息化建设对学校的整体管理和发展有着良好的推动作用，是学校发展过程中较为重要的内容。信息化具备了输入、输出都很方便的优点，在现如今高校管理制度以及教学模式的不断更新的背景下，把档案管理信息化使得各高校能够跟上社会不断前进的步伐，进而使高校的档案管理工作能够得到更加稳定、长久的发展。

二、高校档案管理工作创新和信息化建设中有待解决的不足

(一)淡薄的管理意识，落后的思想理念

现如今高校档案管理工作慢慢步入了正轨，其管理模式也日渐规范，与此同时相关工作人员也有了更加强烈深刻的档案意识，档案管理工作的顺利、有序进行在学校的实际科研以及教学工作中的作用也渐渐凸显了出来，这种情况在一定程度上为高校档案管理工作的信息化建设奠定了坚实的基础。可是回到现实情况我们发现，大多数人们对于高校档案管理的创新和信息化建设并不太了解，还没有真正的理解和认识到信息化建设的重要意义，他们还仍旧保持着原有的思维方式，对于创新意识并不强烈，这种思维上的固执使得他们很难展开新的尝试，也很难会有突破，进一步代表了他们并不会对档案管理信息化建设的价值有什么深刻的了解和认识。

(二)资金和设备投入不足，管理手段落后

高校档案管理的整体工作量较大且内容较为繁杂，其工作内容包括了对档案信息的整理和分类、档案的保管和目录编制、资料的整理以及档案信息的合理调配等等。但是现如今大部分的高校虽已用电脑来进行档案管理，但电脑的作用也仅仅是检索或者查询档案，对于其他的工作依旧采用人工操作，这就造成了档案管理整体工作效率不高，同时也不能充分的对档案进行利用。因此，为了跟得上现如今科技、信息快速发展的社会潮流，各高校有必要及时的对档案管理工作以及内容进行整改和更新。但是，还有部分高校对于档案管理信息化更新还处于纸上谈兵的状态，由于受到资金的限制使得档案管理信息化建设并没有得到顺利施行，就算勉强展开了一些档案管理信息化建设的内容，但因为工作人员能力有限，相关操作设备较为落后以及设备数量有限等情况，使得学校档案管理的信息化建设成果并不明显，在一定程度上限制了信息化的推进和发展。

(三)档案管理人员的专业水平和素质有待提高

高校档案管理工作由于没有太大发展空间，其一直处于一种偏冷门工作的情况，大部分人来到高校任职并不想接任档案管理这一项工作，所以很多高校的档案管理部门都是由退休的学校老师或者是学校行政部门的老师兼职来组成的，这就出现了相关工作人员的整体素质不高以及技术能力不足的现象，他们往往并不具备档案管理的相关管理理念和技能。档案管理工作的创新和信息化建设离不开那些专业知识过硬且熟悉档案业务的优秀管理人员。

三、高校档案管理工作创新和信息化建设的策略

(一)创新档案管理工作理念

档案管理工作除了要合理的归纳并整理档案文件，同时还要能够在有需要的时候及时找到所需要的档案信息，从而将来能够为高校的发展提供有用的信息，使档案能够发挥出真正的作用和价值。所以高校档案管理人员们的个人能力以及素质都应当非常优秀。同时学校的领导们也应该多多深入的了解一下档案管理部门的作用，明白档案管理工作和整个学校的发展之间存在的重要联系，进而真真正正、切切实实的重视起档案管理部门的建设和发展。结合学校的整体价值和发展趋势尽可能的为档案管理工作予以金钱、人力以及物力上的支持，以此来进一步推动档案管理部门的建设和发展。除此之外档案管理工作人员也应当明白自身的位置及作用，端正态度转变理念。努力做好为他人的“服务”工作，对档案管理模式进行合理调配和创新，进而更好的为学校提供相关服务，满足时代的需要。

(二)做好人才资源的创新工作

每个行业的建设和发展都是和优秀人才的贡献分不开的，同样的档案管理工作的创新和进步也离不开优秀的专业人才。现如今的档案管理部门的职员中还滞留着些许不足之处，应当要尽快弥补不足提升团队整体水平。为此学校方面应当多多引进一些专业能力过硬且素质良好的优秀人才，从而为学校的档案管理工作创建出一个业务能力优、工作效率高且专业技术强的优质团队。同时，学校也需要定期对相关管理人员展开档案管理信息化的相关培训，努力增强其计算机能力和整体技术水平。还可以制定相应的奖励机制，进而为工作人员创新工作提供更大的动力。

(三)加大软硬件方面的设施投入

在科学技术不断进步社会持续发展的背景下，高校档案管理工作的信息化建设已然成为了新时代发展的必然趋势，这种情况下对于相关软硬件设施也有了更高的需求。所以高校必须加大资金投入，以为相关档案管理人员配备上专业性更高的办公设施。比如打印机和电脑等等，都可以为档案管理工作提供帮助，进一步使工作效率得到有效的提升。

四、结语

从以上描述中我们可以了解到，在二十一世纪的今天，档案管理创新以及信息化改革已经成为高校建设和发展的必要工作。各个高校应当结合自身情况探索出适合自身的创新方式，在保证原有管理模式顺利进行的条件下，一步步落实档案管理的信息化建设，为今后的档案管理工作的顺利开展打下夯实的基础。