加强事业单位人事档案管理工作的思考

崔启顺

【摘要】当前我国已经进入社会主义市场经济改革的重要阶段，在人事档案管理的优化与创新方面取得了显著成绩。新形势下，事业单位档案管理工作难度提高。传统的纸质档案管理方式已无法满足事业单位人事档案管理的多样化需求，迫切需要开展人事档案管理信息化建设。对此，本文针对现阶段事业单位人事档案管理存在的问题进行分析，并就如何解决提出了针对性建议，希望能够为大家提供有效参考。

【关键词】事业单位;人事档案;解决对策

现阶段，我国国民经济发展速度日益加快，社会各个方面也在不断变革，各项事业得到了显著发展。同时，随着科学化、信息化技术的不断推进，人们纷纷将关注的重点放在人事档案管理工作上，特别是对事业单位来说，其最基础的一项工作就是人事档案管理工作，把此项工作有效做好，可以促进人事管理效率以及各项管理工作显著发展。在社会发展程度日益提升和科学技术不断发展下，事业单位的人事档案管理工作更要将规范性、科学性特征充分体现出来，有效探究实际管理工作的相关问题，并在此基础上提出具有合理性、科学性的解决措施，以促进事业单位管理效率显著提升。

一、事业单位人事档案管理的重要性

第一，人事档案管理，可以有效完善和保存单位内部的人事信息。新形势下，日益激烈的社会环境，加剧了社会竞争，不论是哪个单位，要想发展均避免不了竞争。虽然事业单位属于国家公益性单位，但社会环境对其影响较大，也会面临一定的竞争。通过对目前的实际情况进行分析不难看出，人才其实是事业单位竞争的实质，事业单位想在竞争中获得更好的发展，人才支持必不可少。通过对人事档案予以利用，可以帮助事业单位更好地掌握内部人事信息，尤其可以加深对个人情况的了解，确保科学应用内部人员，使人才与岗位的匹配更加合理，让人才的作用得到充分发挥，而这也是人事档案管理工作中非常重要的一项内容。可见，事业单位的发展离不开对人事档案管理工作的不断完善，因而需要进一步完善人事档案管理。第二，社会人才流通要求将人事档案管理工作有效落实。就目前的实际情况而言，不断发展的社会提供了大量的就业机会，促进了社会人才的流动。对此，在社会人才流通过程中，形成了一些重要信息，如人才走向、来源以及相关人才的信息记录等，这些既直接影响到单位对人才的选用，同时和社会人才流通的稳定性有着极为密切的联系。在开展人事档案管理工作时，事业单位不但顺利完成了本单位的工作，且满足了社会人才的流通需求，这充分体现了事业单位人事档案管理的重要性。

二、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）未深刻认识到事业单位档案管理工作的重要性。如今，一些事业单位尚未充分认识到档案管理工作的重要性，管理岗位配置缺乏科学性;领导只对职能部门引起重视，而忽略了档案管理工作，工作中表现十分被动，岗位职责模糊;档案管理滞后，缺乏先进的档案管理设备，人力资源匮乏，也没有投入充足的资金，急需更新升级档案管理硬件;档案管理工作联系不密切，单位各部门档案工作不能顺畅沟通交流，很难做到有效配合。

（二）缺乏完善的档案管理制度。保障档案工作高效开展的一项重要条件就是档案管理制度，可提供重要的参考给档案管理流程。由于事业单位领导对档案管理工作不重视，因而部分事业单位未形成完善的档案管理制度，存在诸多缺陷。这些缺陷导致档案管理过程中效率不高、资料散乱、难以调取，甚至存在损毁、遗失的问题。档案管理制度的不完善，除了会遗失档案之外，还有可能出现造假的行为，为一些职业操守不高的员工提供了可乘之机。有些事业单位需要查阅职工档案的时候，因为前期管理不当，阻碍档案管理工作顺利开展，使事业单位改革的发展速度变慢。

（三）人事档案管理信息化建设严重滞后。当前，虽然部分事业单位已经将人事档案管理系统构建起来，但因为对人事档案管理系统缺乏系统性认识和了解，从而导致很多系统只是简单地对职工信息进行了记录和统计，而并没有对职工的生活、工作等信息进行记录，使档案信息化效果受到极大影响。同时，有个别事业单位因为领导不重视、经费不充足等原因，在促进人事档案管理信息化工作开展方面力度不够，仍采用传统的手工操作。这样不仅档案管理和保存难度加大，同时也对人事档案管理工作效率造成极大影响。

（四）档案管理人员素质偏低。一些事业单位的档案管理人员专业管理能力不足，同时并未和实际情况相结合，对管理手段进行调整。并未正确认识到事业单位人事档案管理的性质，不重视此工作具有较高连续性的特点，对管理人员的要求较低。同时大部分管理人员是从其他单位临时调过来的，管理经验不足。一些管理人员随意删减档案信息，造成信息不完整，对事业单位的持续、稳定发展极为不利。同时因为市场竞争日益激烈，一些单位针对档案管理工作的资金投入较少，造成档案管理人员选择离开单位，对单位的良好发展造成了严重影响。

三、加强事业单位人事档案管理工作的策略

（一）提高事业单位领导对人事档案管理工作的重视。事业单位领导者务必要正确认识人事档案管理工作，这对事业单位的良好发展起到积极促进作用，针对事业单位人事档案管理工作所发挥的促进作用，坚持用发展的眼光去看待。立足于事业单位的立场展开分析。科学有效的人事档案管理对事业单位挖掘和留住人才极为有利，同时借助创新档案管理模式，可以有效防止单位日常经营过程中的各种问题出现。在日常工作中，人事档案管理部门要加大和档案管理人员的合作力度，以单位具体管理现状为切入点，不断完善单位内部软硬件设备。同时，事业单位领导务必要切实了解所有员工身上存在的实际问题和困難，同时遵照国家相关规定的同时，给予员工帮助，使其问题有效解决。除此之外，单位领导要积极审查单位内部档案管理工作，在单位内部形成健全的档案管理体系，如此才可以使人事档案管理工作的价值得到最大程度的发挥。

（二）建立健全各项人事档案管理制度。完善的人事档案管理制度能够有效促进档案管理工作。第一，事业单位应集中所有的人事档案管理力量，并整合人才信息资源，集中开发、统一管理、科学保管人事档案和资源。第二，各级组织、档案、劳动、人事等部门必须加大合作力度，建立健全档案管理办法与条例，展开有效监督和科学指导，不断优化新形势下事业单位管理和服务职能。第三，要积极革新人事档案管理制度，对各项管理制度予以完善。充分结合人事档案管理工作要求与服务社会的需求，对管理工作细则、档案案卷科学管理、计算机辅助管理等制度进行完善，确保激励工作制度的科学性，积极对各项管理工作细则予以完善并落实，促进管理绩效显著提高。

（三）加强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案的人才信息资源非常丰富。因此，事业单位人事档案管理人员需合理利用各种资源，使其作用最大化发挥。还需将先进的科学技术应用到人事档案管理中，同时充分联系实际情况，对电子档案系统予以构建，从而将电子档案与传统档案的协同作用发挥出来，有效提升工作效率，同时有效保护纸质人事档案。要想将此目标顺利实现，需要档案管理部门提高工作效率，确保可以准确、及时传送人事信息，使电子档案和纸质档案保持同步。除此之外，还需发挥计算机的积极作用，对现代设备与技术（计算机、扫描仪等）的优势予以利用，第一时间在计算机中输入档案资料，再同相关技术配合，以数据资料的形式呈现包括文字、图片和声像等在内的各项资料，并对数据格式与纸质人事档案做同步储存。如此一来，便可根据需要，借助屏幕对相关内容进行查阅，避免档案长期翻阅而损坏。除此之外，还应对人事档案管理进行创新，但需用到计算机网络技术，以起到共享不同地域间的非保密档案信息的目的，以促进工作效率提升、节省成本。

（四）提高档案管理人员的全面素质。事业单位需要加强人事档案职能，以此使国家行政事业的良好发展得到保证。在事业单位中，人事档案的地位在人员流动和体制改革中处于中间状态。现阶段，人事档案管理人员水平和素质亟待提高，人事档案管理工作开展受阻，因此需要领导在档案管理人员的培训上加大力度，在对干部进行提拔任用的时候，将其作为重要参考依据，反映干部工作履历，同时调整优化体制。全面提高档案管理人员的素质，有利于促进事业单位档案管理工作顺利开展。

四、结语

总之，事业单位人事档案管理的机密性和专业性较强。新形势下，社会发展速度不断加快，人事制度改革不断深入，人事档案管理工作必须做到与时俱进，既要规范管理，同时还要大力创新，就新时期的人事档案管理模式展开积极探索与深入研究。事业单位中的人事档案管理部门应进一步重视人事档案管理，积极学习，大力革新，加强人事档案管理，及时对人事档案管理中出现的新问题与新情况进行研究解决，唯有如此，才能与档案事业的发展保持同步，从而确保人事档案管理工作顺利开展。

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