关于智慧办公服务发展的思考及服务设计

李静

摘  要：在信息化高速发展的背景下，各行各业都离不开网络的运行，智慧办公是随着社会不断发展出现的新产物，其哲理就是通过先进的云计算、大数据、智能感应等数字化技术，结合自控设备与平台，实现办公场所和办公流程的智能化运营和管理。本文主要介绍传统办公在实际中的弊端以及智慧办公服务设计和产业链发展，分析智慧办公服务发展在实际应用中的具体情况。

关键词：智慧办公;服务发展;服务设计

引言：

传统的办公方式已经受到了很多人的抨击，人们越来越追求多元化的办公手段，智慧办公是针对传统办公在实际应用中的各种问题进行综合整理和研究而来，在一定程度上解决了办公人员的共性烦恼。现在很多大型企业把智慧办公运用到实际中，保证了准确性、时效性和智能性，又在一定程度上做到了节省成本，有效堵塞了很多管理漏洞，从整体上提高了员工工作效率，有利于企业保持强有力的核心竞争力，对企业发展具有非常大的推进作用。

一、传统办公服务的现状

1、对身体的影响

现在很多办公人员大多都是坐姿面对电脑工作，长此以往就会导致眼睛干涩、身体肩关节和腰间盘突出，由于活动量不大也会产生抵抗力差等问题，这些都是传统办公影响员工身体方面的弊端因素。

2、心理上的负担

很多业务部门的办公人员长期有业务量压力，就会给心理带了一定的负担，每天都处于紧张的状态下工作，一直忙于提高自身业绩，无形中就加大了心理上的压力。

3、人力和设备成本较高

传统的办公岗位工作量较大，往往需要采用两个以上员工一起工作，每个员工都需要配有电脑、电话等设备，以确保完成每天的工作量，保证企业正常运转。这就造成企业费用开支相对较高，额外增加了企业的经济负担。

4、网络设施安全性较低，容易资料被盗

企业内部资料是一个企业发展战略、内部管理、竞争策略等重大事项的载体，关乎企业的稳定发展，且内容繁杂，数量持续增长。传统电脑因其自身限制，很大程度上网络设施安全性低，电脑内部资料很容易被同行或者黑客偷袭，给企业发展造成严重损失，甚至直接导致企业的衰老灭亡，这些都是传统办公服务下的弊端。

二、智慧办公服务设计

1、生理指标检测服务

从使用者的角度出发，安全、舒适、高效、经济是办公体验的核心需求。智慧办公服务生理指标设计，是对员工身体指标进行检测，时刻监管员工身体状态，旨在缓解员工在工作中的不适状态，让其保持最佳状态，从而提高工作效率。例如：在座椅中放入感应器，员工坐姿不正确或者坐的时间超过一小时，就发出声音提醒员工起来活动;员工每天对着电脑，眼睛易眼疲劳或者干涩，智慧办公可以根据员工电脑工作时间，提醒员工做眼保健操或者闭目养神休息。还可以对員工进行心理健康调查，全方位了解近期的工作、状态、环境等信息，掌握员工的工作状态，根据每个员工的不同数据指标进行心理健康辅导，采用一些员工喜爱的方式进行互动，以此来降低工作上带来的压力和烦恼，让员工全身心投入到工作中。在健康方面，还可以和保健机构、健身房等合作，让员工在闲暇时间可以改善身体机能，提高身体免疫力，以饱满的热情投入到工作中。员工在良好的环境下工作也能激发内心潜力，更好地为企业做贡献。

2、智慧办公空间服务设计

传统办公室常年固定布局，员工每天在办公室工作没有新鲜感，只是简单机械重复，缺乏工作的热情和主动性。智慧办公空间设计是充分考虑员工需求，员工可以根据自己的喜好和心情，选择不同空间进行工作，让每天的办公都能充满惊喜和乐趣，这种设计可以充分调动员工主观能动性，提高办公效率和心理体验，激发最佳工作状态。智慧办公空间的各种系统都高度智能化，对办公室的环境、气温、噪音等因素进行实时监测，一旦将要超过正常指数，就要自行调整到最佳的状态，所有的操作全部智能化，一方面不会影响员工的工作，另一方面也能让所有员工处于一个最佳的空间下进行工作。

3、智慧办公效率服务设计

员工工作内容很多，但是工作时间有限，要在有限的时间保证完成所有工作或者更多的工作任务，必须节约时间、提升效率。例如：可以让考勤优化，现在很多企业还是以打卡记录考勤为主，上下班高峰时就会出现消极等待的现象，导致时间浪费。考勤优化可以在公司门口进行员工人脸识别，员工只需要正对仪器就能自动生成出勤信息，不仅节省了打卡时间，还减少了考勤人员的工作量。企业开会期间，传统工作要提前进行资料打印分发，还涉及一些多媒体的运用，但是智慧办公只需连接公司内部的无线就可以实现一键投屏，省去了很多繁琐的准备工作，大大提高了工作效率和会议效果。

4、智慧办公集成服务设计

随着科技的发展，目前企业已基本建立了办公自动化系统，实行了公文的在线流转处理，但是与生产经营、财务管理、人力资源、内部事项审批等系统相对分离，用户需要独立的账号、密码才能登陆。智慧办公集成是企业信息化的高级阶段，旨在解决多系统之间数据的统一性和关联性问题，连接各系统信息孤岛，实现各业务系统的融合协调发展，充分利用大数据资源，实现信息的互通共享，提高工作效率和质量。

三、结束语

总而言之，传统办公方式已经越来越不适应现在社会发展要求，员工在办公期间处于生理和心理上的舒适状态，有利于提升工作效率。随着科技的发展，智慧办公服务出现在人们视野中，是针对办公人员的人性化服务，符合现代办公理念，是与时俱进的现代化产物，给企业的发展带来了非常有利的优势。

参考文献

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