浅谈如何做好国企人事档案管理工作

□王海军

人事档案信息化管理工作作为一项复杂且系统性工程项目，在职务晋升、工资发放、教育培训等工作中发挥着重要凭证、依据、参考作用。在互联网这一新形势下的国企人事档案管理工作，要求工作人员不仅要从意识上认识到互联网对于人事档案管理的新要求，更要在实际工作中，主动适应新的变化发展和趋势潮流，促进国企人事档案管理工作与互联网的深度融合和紧密结合，提高档案管理高效性、安全性、服务性。

一、现代国企人事档案管理工作的新要求

提高国企人事档案管理高效性。当前国企人事档案管理仍以纸质存档和人工整理、归档、查找为主，不仅要占用很多的人工人力成本、时间成本，也占用很多的存放空间，消耗很多物资。通过互联网建立的人事档案管理系统，利用其强大的存储功能、整合数据的功能，对档案数据进行归档、保存，就会摆脱纸质存档的束缚和对个人经验的过度依赖，释放巨大的管理空间，不仅能降低存储成本，还能提高档案管理的工作效率与档案信息查找准确性。因此，利用互联网信息技术管理档案是国企人事档案管理的必由之路。

提高国企人事档案管理安全性。互联网下建立的人事档案管理系统和传统人事档案管理有其共性，都有整理、登记、归档、分类等工作步骤，信息手段和档案的电子化为国企开展档案管理工作提供了便捷。但是，作为国企人事档案管理人员也应该意识到互联网是“没有围墙”的开放广场，如有病毒入侵如入无人之境。电子档案保存时间的长久性和内容的完整性，是否能和纸质档案相提并论；档案信息是否存在泄露的风险；档案管理的安全性是否在可控范围内等这些问题都值得考量和面对。如有病毒或不法信息对档案造成影响，对国企造成的损失是巨大的甚至是无法挽救的，所以就需要国企做好应急预案、防范各种风险，防患互联网下可能面对的病毒攻击、恶意损坏等方面的风险。这就要求在技术上和制度上加强防范，加强技术更新、系统升级、病毒入侵检测和阻断，加强制度建设，提高国企档案管理的安全性。

提升国企人事档案管理服务性。管理人员不仅仅是提供者的角色，更是服务者的角色。人事档案管理与互联网紧密结合，可以将信息深度融合并能够实时分享，既可以减少人力、物力、财力的消耗，简化工作流程，又能加强企业各部门之间的交流互动，提高人事档案管理工作效能，提高其在国企工作中的地位，使档案管理在国企发展中的服务更有效率。国企应当充分运用互联网下建立的人事档案管理系统，对海量的数据进行整合，也方便管理人员更好地鉴别这些档案信息的价值和内涵所在，同时也可以对这些人事档案数据进行加密、防护，有利于档案完整性的保存和归档以及档案安全性的保护，真正达到既保护档案又能综合利用档案提供档案服务的功能。

二、当前国企人事档案管理工作普遍存在的问题

面对新形势、新任务，以刀刃向内的角度审视目前国企人事档案管理工作现状，仍存在不小的差距与不足，迫切需要剑指短板、自我剖析。

从外部形势来看，当前，“互联网＋”行动计划及云计算、大数据、物联网等信息技术的发展与运用，深刻影响到档案的特性及档案工作的边界。实现电子档案从形成到长久保存、有效利用的全程控制，正成为发展趋势。而目前档案管理模式与现代化发展要求不相适应，原有理论、经验和运行规则，已难以满足实际工作的需要，亟待改变现状。

从内部现状来看，目前国企人事档案管理现状和水平，已难以适应企业发展的现实需要，主要表现在：一是认识上的差距，普遍对人事档案管理工作重要性缺乏足够的认识，一方面缺乏高度的工作责任感、细心认真的工作态度，另一方面没有积累扎实的档案管理理论知识，因而认识不到档案管理在企业发展中的积极作用，没有形成企业管理层关心、全员重视的氛围，人事档案工作跟不上时代的步伐；二是发展不平衡问题，国企人事档案管理水平两极分化严重，先进标杆管理企业很少，标准不一、基础不牢、参差不齐问题表现突出，尤其在管库建设、开发利用、信息化推进等方面差距很大，有的单位工作主动积极探索前沿技术，有的单位被动守摊仍停留在传统手工管理阶段。

三、规范国企人事档案管理工作建议

树立人事档案管理创新理念。国企大多为传统型企业，为了适应互联网发展下的经营管理和运营决策，国企需要在管理理念上作出变革，从而实现企业的成功转型。这就需要管理者从管理理念到经营意识、从企业技术到员工能力、从决策判断到市场分析等方面，找到适合的方式方法，利用互联网来改造企业。对于人事档案管理，就应该首先培养人事档案管理的服务思维。就是要把档案管理变成一项能够通过分析鉴别档案，从中提取有价值的信息，从而为国企经营发展提供服务的工作。

加强人事档案管理平台建设。随着互联网技术的发展，人事档案管理的模式发生改变，国企也应该融入互联网大军，建立互联网电子人事档案管理平台，实现档案资源的实时传输和优化整合。加强技术的安全保障，如数据加密技术、接入设备控制技术、存取控制。在存储能力方面进行扩展，加入云计算支持、数据采集、云存储技术、音视频文件存储等。建立资料完备信息检索库，提高电子档案的储存技术，设置专有备份工具，将数据库文件拷贝作为备份，提高数据完整性。针对系统的功能性，合理划分内外网，控制内部没有访问权限人员对系统的访问，也可以控制内部员工在使用内网时无法访问外网，实时监控网上传输数据的可靠性。

强化人事档案管理人才培养。提高国企人事档案管理人员管理水平，需要先不断提升人事档案管理人员的职业道德素养。需要从以下几方面着手：一是加强人事档案管理人员的职业道德和职业素养的培养，这样管理者才能具备较强的责任感和使命感，坚定工作的信心，养成兢兢业业的工作作风。二是明确各个岗位档案管理人员的分工，分工明确，各尽其责，恪守岗位要求，不越级不越岗，确保档案信息不被泄密。三是不断加强对管理人员的专业技能的培训。信息化的发展一日千里，不学习很容易被最新的技术和信息淘汰，积极组织管理人员进行培训，让管理人员的思想和技能都走在信息技术的前列，这才能更好地保障信息安全。四是制定管理人员相激励制度，督促工作人员不断进步，提升他们对人事档案管理网络化的创新意识，还要提高他们应用档案管理网络化的技术水平。