基于人力资源管理思想的医院干部人事档案管理研究

摘要：人事档案信息是记述和反映个人经历和德才表现、以个人为单位收集整理后集中保存的各种材料信息。随着信息化大潮的来临，信息资源被广泛应用，管理复杂化程度越来越高，传统的人事档案管理已落后于新时代医院人力资源管理的要求。在这一大趋势下，必须更新观念、全面改革，充分发挥人事档案信息在人力资源管理中的决策参考作用，以达到人尽其才，才尽其用的管理目标。

关键词：人力资源;档案;管理

【中图分类号】R-1  【文献标识码】A  【文章编号】1673-9026（2020）08-212-02

1 干部人事档案的内容与功能

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料。

按照中组部1991年发布施行的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和2009年印发的《干部人事档案材料收集归档规定》，干部人事档案的正本分10类。干部人事档案十大类内容涵盖了干部成长的全过程，和个人成才与发展密切相关，是个人与组织之间的联系纽带，是干部工作的一项基础性工作，是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据。对于档案形成这本人则是维护个人权益、福利、落实党的政策待遇、澄清问题的可靠凭证。

2 干部人事档案管理存在问题

2.1干部人事档案管理手段落后

目前的干部人事档案管理，局限于“看堆式”的管理方法，现代化管理水平不高，仍沿用传统的手工模式，不能运用现代信息技术手段进行管理，不能建立上下互联的数据库，从而造成档案管理信息化程度低，提供基本信息花费时间长，管理成本高等现状，不能把人事档案管理与人力资源的开发与管理结合起来，主动向人才开发及人才队伍建设的一线延伸。直接影响着更好地发挥人事档案的价值和效益滞后于干部人事制度改革的进展。

2.2干部人事档案归档材料审核力度不够

由于多年来的重视不够和管理不严，致使干部人事档案管理中出现一些问题。主要有：一是材料不齐全。部份档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等 10 项材料有空缺。二是内容记载不准确、不统一，不真实。特别是干部的“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象比较严重。由于人事档案的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和

正常执行，对当前人力资源配置以及未来人力资源的供求造成负面影响。

2.3干部人事档案管理意识淡薄，管理不严

领导和档案人员对干部人事档案管理的重要性认识不足，“档案意识”比较淡薄，管理观念落后，结果致使档案管理工作长期处于被动、落后状态。此外，在实际工作中，往往管理不严，执行不力，落实不到，造成了不少问题。

2.4干部人事档案管理模式缺乏独立性

一方面，檔案材料收集制度过于“行政”化。材料收集历来是干部人事档案工作的重点和难点，目前，档案材料的收集仍主要依赖于行政手段，但随着政府职能的转变，这项工作的难度将越来越大;另一方面，干部人事档案材料的收集范围及保管鉴定等各项制度，与《干部档案工作条例》和《公务员法》中对干部考察任用时所需要的材料等新要求不相适应。另外，对领导干部离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。

3 干部人事档案管理改革构想

3.1强化干部人事档案意识

单位领导要重视干部人事档案管理工作，配备业务能力强、责任心强的档案管理人员，建立岗位职责制。投入必要的经费，完善档案管理的基础设施。其次档案管理人员要加强业务培训，对档案工作要有积极的认识。再次档案部门应加大宣传力度，努力营造全社会关心和支持干部人事管理的良好氛围，让人们都能密切关注这个承载个人历史并与自身利益相关的记录载体，提高档案意识。

3.2注重干部人事档案材料收集工作

收集干部人事档案材料是人事档案工作基础，是档案管理工作的首要环节。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给干部人事档案材料的收集带来了新的要求，档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，仔细辨别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整，手续完备，保证干部人事档案的权威性、准确性和真实性。

3.3创新干部人事档案管理方法和手段

首先，完善基础设施。医院干部人事档案信息应根据人员变动进行及时更新，并根据人员履历的变化进行及时更新。各个医院应加大对干部人事档案管理工作的各项投入，包括资金、设备和技术。要确保档案室内计算机设备、网络设备配备充足。同时针对档案室，也要保证按照档案材料的存储环境要求进行布置，做好档案室的防尘防潮工作，并且要设置分类存储空间，对不同类型和不同介质的档案材料进行存放，确保档案资料完整、有序。此外，医院人事档案管理人员还要做到对干部人事档案的定期检测和维护，确保其存放环境安全。针对信息及时更新这一要求，干部人事档案管理人员应注重提升自身素质，要对现代化的管理设备做到熟练操作，并且医院要配备专业的信息技术人才，以帮助医院干部人事档案管理人员更好的推进档案数据化管理工作，确保医院干部人事档案管理工作处于较高的专业化水平。其次，做好电子档案信息管理。在数据管理视角下，医院干部人事档案的主要类型为电子档案，传统的纸质档案基本都需要转换为电子档案，因而当出现人事变动时，医院干部人事档案管理人员就要及时的对电子档案信息进行更新，全部电子档案与人员变动信息保持一致。在对电子档案进行管理时，管理人员应定期总结工作经验，并对电子档案管理制度进行完善，在医院自身条件与发展现状下，对人事档案的信息化管理模式进行改进，提高电子档案管理的规范性和专业度。

3.4提高干部人事档案的利用效率

在对医院干部人事档案信息进行管理时，管理人员的目的在于充分发挥出档案价值。而在数据管理视角下，医院干部人事档案的价值将被更加充分的挖掘。基于新冠肺炎疫情，医院干部人事档案管理人员可以有针对性的开展疫情专项人事档案调控工作，即对人事档案中与疫情防控有关的档案信息进行整合，挖掘出医院人事档案中具有潜在疫情防控价值的信息，从而可以更好的助力疫情防控工作。而在具体的档案管理与利用工作中，管理人员要在数字化管理平台和专项数据库的支持下，借助数据挖掘技术提取关键信息，并将信息转化为图片、文字、语言陈述以及发展指数等形式，以更加直观的方式呈现出档案信息。管理人员可以具体设定特定值，针对疫情防控需求而言，医院可以对传染病科室进行关键数据提取，包括工作经历、科研经历等，从而更好的集中优势资源，投入到疫情防控工作之中。同时医院人事档案管理人员也可以借助多个特征值，对医务人员进行全面的能力分析，从而为医院考核工作提供科学参考，并为人才引进指明方向。 此外，医院人事档案管理人员还要对医院内部网站进行充分应用，在进行人事档案管理时，应结合医院的发展和运行状况，确保档案资料收集、整理、传输以及开发利用等环节可以形成一体化的系统，从而具有更广的网络覆盖面。在此种管理模式下，医院干部人事档案的实现更高水平的数字化，同时在医院内部共享网络系统下，医院干部人事档案资源信息将得到最大程度的利用。

参考文献

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作者简介：周阳（1984.01-），汉，男，安徽，硕士研究生，馆员，人力资源部副主任，研究方向：医院人力资源管理。