简析行政事业单位内部控制中合同管理的主要风险与应对

【摘  要】随着社会经济的不断发展，现时各个行政事业单位内部开始对资金管理工作进行重视，并且积极的采取合理内部控制措施，保证能够避免一些可能发生的资金风险。在这种情况下，行政事业中的合同管理工作也需要跟随企业管理工作的发展方向，对现时合同管理工作中存在的主要问题进行合理分析，制定出合理的风险防范、应对措施，以此保证行政事业单位能够实现更加健康、长远的发展。

【关键词】行政事业单位;内部控制;合同管理;主要风险和应对

引言

合同是行政事业单位履行自身职责、积极参与经济活动的一种连接纽带，其具有涉及范围比较广、包含种类多的特点。因此对于合同的管理工作需要得到各个行政事业单位的重视，不仅需要避免合同管理过程中出现纰漏或者错误，同时也要对容易发生的各种风险制定合理的防范和应对措施，以此保证合同管理工作能够真正促进行政事业单位的资产管理工作更加顺利、有效的进行，为单位能够实现可持续发展做贡献。

1.合同管理概述

合同又可以称为契约，其是在平等的情况下，由两个当事人设立能够实现变更或者中止的一种协议。合同具有的法律行为属于民事行为，是双上协商一致产生的产物，其从成立的时间开始生效，具有一定的法律效力。

随着经济体制改革进程的不断推进，各个行政事业单位作为一个享有民事权利、承担民事义务的单位，在履行社会中管理职责、从事民事行为、提供公共服务时签订的合同数量在不断的增加。虽然这种情况比较有利于单位实现更加积极的发展，但是同时也为单位带来了一些不可避免的风险，因此合同管理工作开始受到了各个单位的重视，其已经成为单位中资产管理的一个重要组成部分，在单位进行经济活动的过程中是不可缺少的工作内容。合同管理主要是指在将履行合同作为最终目标，按照相关的法律积极单位内部控制相关制度，从合同的立项工作开始，到合同归档整个过程中进行有效管理，确保能够防范过程中容易出现的各种风险，为行政事业单位实现更好的发展、顺利开展经济业务提供基础支持。

2.行政事业单位合同管理中存在的主要风险

2.1签订环节

单位在签订合同的时候，一般会包含以下几个环节：策划、调查、谈判、签署。在这些环节中任何一个疏漏都会导致合同管理工作存在一定风险，首先，在签订合同之前，没有进行合理的事前调研工作和论证工作，对于合同中提出的各种需求审查不严格，导致出现重复、资源浪费的情况出现;其次，在签订合同之前，对于合同另一方的个人资质、信誉、履约能力等都没有进行准确、及时的调查，导致后期容易出现违约的风险;最后，签署合同的过程中，出现越权签署合同造成合同失效、无权签署合同导致业务不能顺利开展等情况，都会给行政事业单位的资产管理工作带来一定困难。

2.2履行环节

履行合同是签署之后双方对合同内容进行义务执行的一个阶段，主要包含：义务履行、补充条款、变更条款、解除合同、终止合同等环节。在实际的履行合同过程中，容易产生以下风险：首先，由于各个职能类的部分，在职能上比较单一和分散，难以实现统一管理，如业务部门主要负责签订合同，而法律部门负责的是审查合同等。在这种情况下，非常容易出现由于疏于管理出现的合同执行不佳情况，如没有按照约定的时间和金额付款等，非常容易造成行政事业单位出现经济上的损失;其次，在履行合同的时候，常常会出现需要变更某个合同条款的情况，如果这时不能采取合理有效的措施对合同的各种变化没有及时跟进和处理，就容易给单位带来一些法律上的风险。

2.3后续管理

关于合同的后续管理相关环节，主要指的是对已经完成的合同进行适当保管、考核、评价。在行政事业单位中，比较重视签订合同、执行合同两个环节，非常容易忽视合同后期管理工作，主要会存在以下几个方面的风险：首先，后续合同管理的过程中，不能确保合同记录和归档准确、规范、及时的进行，导致合同处于失控的状态，无法对其进行查阅;其次，单位中合同会分散放在不同的部分中，这就导致建立合同档案工作无法顺利实施，同时也容易出现合同中内容外泄的情况出现。

3.行政事业单位内部控制中合同管理风险应对措施

3.1健全内部控制制度，有效防范风险

想要保证单位中的合同管理工作能够实现科学化、规范化以及流程化的进行，最重要的就是要先从完善相关制度入手，并且通过提升单位内部管理人员的重视，确保能够有效的防范合同管理工作中容易产生的各种风险，为单位的资产管理工作顺利开展提供良好基础。健全内部控制相关制度可以从以下几个方面入手：首先，需要按照内部控制的相关规范要求，结合单位内部的实际情况，制定出合理可行的管理制度，并且通过明确制度中的流程、划分部门和人员职责、确定合同审核重点等方式，确保合同管理工作能够真正规范化、科学化的进行，为风险控制工作提供制度上的支持;其次，相关制度的内容需要将合同立项、合同谈判、合同审查等各个换基恩进行明确规范，并且对于整个单位内部参与到合同工作中的人员进行合理的监督，以此保证合同管理能够按照规定顺利进行;最后，需要提升相关人员的职业素质和专业能力，适当的组织一些培训工作，建立合理的合同管理人员管理制度，将绩效考核和管理工作有效结合在一起，实施奖惩制度，以此保证能够对管理人员的工作进行一定规范。

3.2合理管控关键环节，有效避免风险

在实际的合同管理工作中，每个不同的步骤中都存在一些关键环节，想要保证合同管理能够真正发挥出应有的效果，就要对这些关键的环节进行合理控制，主要可以从以下几个方面进行：首先是拟定合同的阶段，需要加强合同签订之前的调查和论证工作，審核合同是否符合单位的实际发展情况，避免出现一些浪费资源的情况。同时要对对方的实际资质和信誉进行调查，对于一些比较复杂、涉及范围比较广的合同要及时的建立专业团队，监控合同的签订、履行等各个过程;其次，在合同正式履行的过程中，要对人员分散造成的各种风险进行提前防控，如完善关于合同使用、传递的记录，以此保证能够全面跟踪合同的整个履行过程。在遇到需要变更合同的情况，需要与对方进行及时有效的协商，并且对于协商结果进行评估，避免出现违约的情况;最后，在合同完成之后的归档、登记工作中，也要进行有效的风险预控。对合同进行备案的部门需要建立严格的备案登记相关制度，并且积极的将信息技术应用在工作中，以此保证合同的保管和查阅信息能够实现共享，为需要合同的人员和部门提供随时查询合同使用情况、合同归档情况机会，确保合同归档工作能够真正取得应有的效果。

4.结束语

行政事业单位在合同管理的工作中，需要通过合理的内部控制措施、把握关键环节等各种措施，确保合同管理中存在的风险能够及时被发现，便于单位中的管理人员及时制定解决措施，确保单位的资产能够避免面对风险。以此保证能够为单位实现更好的发展、有效执行资产管理工作奠定良好的基础，促使企业真正实现健康、长远的发展。

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作者简介：雷芳胜（1983.5-），男，畲族，福建南安人，本科，初级职称，研究方向为行政事业单位内控、绩效管理。