普通高中档案数字化管理的几点思考

孙玉萍

摘要：普通高中档案数字化管理能够有效提升学校档案管理成效，为此，文章立足于普通高中档案的特点和基本内容，就如何强化高中档案数字化管理进行策略分析。

关键词：普通高中；档案；数字化管理

中图分类号：G632.0文献标识码：A文章编号：1992-7711（2020）06-0116

学校档案是学校长期发展过程经历的一种真实性记录，也是学校文化传承和发展的重要财富。从普通高中以往的档案管理实际情况来看，传统档案管理一般采取的是纸质方式，档案查阅不方便，且档案在没有备份的情况下很容易遭受破坏。伴随计算机在各个普通高中的应用，学校档案管理也开始从文字管理模式转变为纸质管理模式，有效提升了档案管理效率。为此，文章结合普通高中档案管理的基本内容就如何借助计算机来提升普通高中档案管理效率进行策略分析。

一、普通高中档案数字化管理的基本内容分析

1.数字化采集

数字化采集是高中档案数字化管理的基础，在学校纸质档案和电子档案并存的管理模式下，普通高中档案数字化采集包含两个方面的内容，一方面是电子文件的数字化采集，即将普通高校日常管理产生的信息以电子文件的形式保存下来，形成数字化档案资料。另一方面的内容是借助扫描技术、文字识别技术将普通高中管理中的纸质文件转变为数字化电子文件。

2.数字化保管

普通高中档案数字化保管是将已经经过数字化处理的数据档案信息存储到档案数据库中，并对这些数据信息进行备份保护和维护处理，并借助先进的技术形式打造普通高中档案数字化内在逻辑关系链。

3.数字化利用

普通高中档案管理的最终目的是实现对档案的高效化利用，借助计算机技术和数据技术能够实现普通高中档案数据信息的关联化处理，并在计算机技术的作用下实现对档案的数字化显示、读取和复制。

二、普通高中档案数字化管理建设的策略分析

1.档案管理的前期准备工作

普通高中档案数字化管理是一项长期性、工作量庞大的工作，为了能够确保这项工作顺利开展，需要根据高中院校的发展实际情况来制定出档案数字化管理的规划，并打造专门的工作小组，为后续的档案数字化管理做好前期的准备工作。（1）做好动员，凝聚工作意识，明确管理目标。通过思想的宣传来引领普通高校教职工立足教学，做好本职岗位工作所涉及档案的管理。（2）制定档案管理计划。结合高中档案种类和数量以及现有档案管理软硬件情况制定出短期、中期和长期的档案管理计划，确定档案数字化管理范围和管理顺序。（3）为档案数字化管理添置软硬件设备。在档案数字化管理的过程中除了需要配备档案室之外，还需要配置常规扫描仪、数码相机和打印机等。

2.档案管理的具体操作

（1）打造纸质档案目录数据库

①打造目录数据库。根据普通高中档案管理要求建立一级和二级目录，根据二级目录卷宗整理顺序来打造与之对应的案卷级目录、文件级别目录。②打造档案目录的著录项。按照高校档案打造规定确定与之对应的著录项、字段类型和字段长度等信息。同时，在著录操作的过程中，普通高校可以根据实际应用需要来有选择地进行著录操作。比如对于经常使用的学籍档案，为了能够为出国、升学学生提供及时的学籍档案支持，学校可以在著录中添加“附注”这一项目，在其中添加学生的身份证号码、性别等信息，由此提升信息检索的效率。

（2）纸质档案全文的数字化处理

①確定纸质档案全文数字化扫描的范围。按照文件的要求，普通高校的档案管理分为永久、长期两种形式。全文数字化扫描是一项技术性的工程，可以根据档案信息的使用年限来对档案进行数字化处理。②确保档案扫描质量，完成数据挂接。完整的档案扫描包含档案数据处理、图像存储、数据挂接、数据验收等。

（3）档案后期保管服务管理的优化

普通高中档案是高中管理的重要信息资源，也是高校管理过程中一个重要财富。普通高中档案数字化管理能够在最大限度上增强原始档案的保管安全系数，并有效提升档案信息的综合利用率。首先，在使用数字化技术进行档案管理的时候还需要做好档案的防光、防电磁、防破损、防水处理。在档案管理的时候除了需要设立独立的保管场地，还需要运用专门的磁场来存放档案，并定期检查档案的使用，特别是对于电子档案更是需要每间隔一段时间进行检查。其次，还需要熟练掌握电子档案技术形式。普通高中档案管理会牵扯到较多的网络信息技术，比如多媒体技术、数字化技术、计算机技术等。为了能够实现对这些信息的电子化处理，需要档案管理人员掌握娴熟的管理技术，因此就需要档案管理人员在日常强化对数字信息技术的学习和应用，通过定期培训来掌握更多的数字化档案业务知识。最后，在档案管理的时候还需要为档案管理提供充足的制度，在条件允许的情况下学校还需要打造专门的档案信息网站，实现对信息档案资源的共享。

三、结束语

综上所述，高中档案是教育、教学、科研等一系列活动开展过程中所形成的具有保存价值的历史信息，通过实现对这些档案的数字化管理能够进一步提升学校档案资源的应用成效，实现对档案资源的优化配置。为此，在新的历史时期需要高校档案管理人员加强学习和积极思考，从而不断借助信息技术提升档案管理成效。

参考文献：

[1]彭碧珍.浅谈高中档案数字化建设的几点思考[J].科技与创新，2017（3）：76-77.

[2]王爽.教学档案数字化管理的几点思考[J].科学中国人，2017（2Z）：81-81.

（作者单位：浙江省乐清中学325600）