采购合同执行风险控制

彭丽娟　刘维佳

[摘要] 采购工作从准备到谈判、签约、执行等是一个环环相扣的系统过程，其中采购合同在整个流程中发挥着核心作用。在进行医疗设备的采购中，受非价格因素的影响，加大了采购医疗设备的风险。风险控制指的是围绕着整个风险进行管理的过程，依据相关的衡量标准实施对风险的应对、评价、估计、识别、规划等方面的控制和监控。通过风险监控可以给风险处理、风险评估、风险识别、风险规划等其他的风险管理活动提供有效信息，进行能有效的研究出管理风险的备选方案，使风险能够被有效的控制。该文从风险控制的角度出发，提出了管理、采购设备可追溯性等几个方面控制具体办法。

[关键词] 采购合同;执行;风险;控制;问题研究;规划

[中图分类号] R197.322 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2020）07（b）-0104-03

Procurement Contract Execution Risk Control

PENG Li-juan， LIU Wei-jia

Purchasing Department， West China Second Hospital， Sichuan University， Chengdu， Sichuan Province， 610041 China

[Abstract] Procurement work from preparation to negotiation， signing， and execution is an interlocking systematic process， in which the procurement contract plays a central role in the entire process. In the procurement of medical equipment， non-price factors have increased the risk of purchasing medical equipment. Risk control refers to the process of managing the entire risk， and implementing the control and monitoring of risk response， evaluation， estimation， identification， and planning in accordance with relevant measurement standards. Through risk monitoring， effective information can be provided for other risk management activities such as risk treatment， risk assessment， risk identification， risk planning， etc.， and alternative solutions for managing risks can be effectively studied， so that risks can be effectively controlled. From the perspective of risk control， specific control measures have been proposed in several aspects， including management and traceability of purchased equipment.

[Key words] Procurement contract; Implementation; Risk; Control; Problem research; Planning

采購合同是一种经济合同，是指的是卖方（供方）同买方（需方）之间，协商后在没有反对意见的前提下签订的法律文件。合同双方都具有遵守和履行合同有关规定的责任，并且签订条件是在双方共同语言的基础技术上，合同双方均受经济合同法的保护。遵守合同的相关条约是双方履行合同的前提条件[1]。在签订合同时双方都是以自身的目的为出发点。采购合同属于经济合同的一种，合同双方均受国家相关法律保护[2]。对合同风险进行好的管理是一项非常重要的事，可以提升合同双方的共同利益。现今市场环境繁杂多变，合同由于受方方面面的影响可能会出现违约的风险。如何防范和辨识合同风险，并能够控制合同风险的发生，是一项重要课题[3]。采购合同属于采购过程中的比较重要的一个环节，它在前期组织招（议）标、招标文件编制、技术参数核对、收集资料、同类产品对比、调研采购等具有重要的体现价值，同时也是后期采购付款及验收等事项进行具体交易时就所出现的纠纷进行处理的重要依据。对采购合同的风险控制及管理，能够有效控制和预防采购合同所出现的法律风险，为企业争取最大的经济利益，降低对企业造成的经济损失[4]。

1  采购合同概述

采购合同指的就是企业和供应商之间在公平的谈判和协商过程中，实现意见一致，并签署供需关系的法律文件，双方需要严格按照合同要求开展工作，履行合同中提出的要求和责任。在研究中发现，采购合同中的主要内容如下。

企业和供应商的名称、法人代表和双方信息，明确采购货物的信息和规格，制定合理性的采购数量，并提出交货时间，对于不合格产品的处理方式等等。在对采购合同进行签署的过程中，双方应该严格贯彻和落实以下工作原则：①有效性原则。也就是合同双方的当事人都为企业法人，具备签署合同的资格。②合法性原则。也就是合同中签署的内容和流程要严格按照国家法律要求和规范进行签署。③平等原则。在合同签署过程中，要保证双方在公平协商后进行合同签署，最终实现平等互利。

在对采购合同进行签署之前，企业和供应商之间也要提前进行必要的风险管控研究。比如进行资格审查。在资格审查工作中，双方当事人要对以下内容进行明确：主体资格审查和履约能力的研究。只有合同双方的签署者均具备主体资格才能保证合同法律效率的提升。通常情况下，企业法人才是签署合同的主要当事人，在法人自身不方便时可以委托其他代理人进行合同签署，经过授权的代理者所签署的合同同样具备法律作用。这一过程中需要注意的问题是，代理人签署的合同，需要对代理人名称和代理内容、时间等及内容进行明确。

此外，还要加强对企业资产信息能力的调查和履约能力的研究，通过对双方的当事人经济实力的分析和不良行为的研究，可以全面实现合同的顺利开展，对于资信调查不过关或是履约能力不足的企业不予合同签订，这种方式也是合同签署前期对执行风险进行控制的重要手段，因此在采购合同前期管理中当事人双方都需要对相关问题进行研究，避免后续风险对合同履行产生的负面影响

2  采购合同风险控制方法研究

采购合同在执行中，可能会出现合同验收结果和采购合同内容不一致的情况，如合同付款进度、合同履行进度等违约现象。如果这些情况出现在履行合同中，会使合同主体的权益受到很大的损失。为了杜绝这种风险的出现，就需要从合同的验收情况、合同履行情况、合同付款情况等进行严格的控制，对出现异常实施回馈并进行处理[5]。

通过对采购合同执行结果实施监控时，需对合同相关负责人就未完成的合同信息在一定时间期限内进行提醒，其中包含合同当前履行的进度，合同所规定验收结果及合同最后的验收日期[6]。在验收合同时，要仔细核对验收情况、付款条件等内容与合同内所规定的采购标准是否相同，如果合同到期，卖方未依照合同要求履约，就可以启动对合同违约情况的处理流程。

3  医疗设备合同的执行和风险控制

在采購执行风险控制环节中，上至招标采购部门下至采购合同验收部门的相关负责人均会参与到采购执行的整个环节中，从采购前市场调研论证，到招标文件编制，再到投标文件响应，落到签到合同，到最后的验收付款合同结束。参与人员采购管理全过程实施监控，使物资采购顺利完成。

（1）为防止医疗设备购入不当，应严把论证关，其重点在于采购前的论证。设备采购工作的首要环节是做好科学合理的论证，严格把好设备论证关，相当于掌握好了设备采购的“方向盘”。应用科室论证时，必须与医院发展规划和需求科室学科建设实际相结合，要遵循基本原则从购入设备的科学性、先进性、效益性、相宜性和服务性进行综合考虑，对购进设备的基本配套条件、设备的后续保障、设备的价格、设备的性能特点及设备的综合成本效益进行认真的分析论证。

（2）对物资采购工作纳入项目管理，将合同风险控制关口前移，在前期论证基础上，编制招标文件要对履约服务要求进行明确，把中标人的投标文件响应性结果纳入合同内容，包括以下几点。

①供货内容，所需产品的数量、型号、名称及种类，另外填报采购项目分项报价、配置清单、消耗件、选购件、零配件等清单，名称必须与医疗器械注册证一致。

②采购项目需求的技术参数及投标响应标注清楚，后期按照需求响应的情况进行验收，验收可以邀请第三方机构进行监督，防范虚假响应。

③对于报价方式，进口医疗设备类不宜采用“离岸价”，应采用“到岸价”。合同中应明示保险费和运费的承担方;在国内力争“到货价”，以用户单位为到货点，不要按照“出厂价”签署合同。

④明确付款方式。根据项目特点明确，应尽量争取分段付款的方式，可采取80%的货款在设备安装验收合格给付，试用满1个月付10%，最后的10%在保质期结束后给付等方式，对中标人履约有促进约束作用。

⑤提出采购后期服务。如到货安装要求、维修维保条款等，并要求进行响应说明;项目谈判时应尽量争取商家对保修期的延长和本地化售后服务驻点，谈判方案围绕对采购人有利的条件，令其对修理时限和到达时限做出承诺，合同中应强调因设备保修不及时或出现产品质量问题而造成的医疗事故所产生的效益损失，由厂商承担并负责损失的赔偿。合同中要明示违约责任，促使中标人诚信履约。

⑥信息化软件类产品，若为定制开发软件，防范投标人过度承诺，中标后因研发能力不足导致研发计划时间内根本无法完成，所以付款与分段实施分段验收结合，特别是关注软件版本以及后期使用升级是否收费，都需要一一明确要求。

⑦此外用于设备及辅助医疗的配套服务，如水、电、气等对接，对基建安装条件有要求的宜标注清楚责、权、利，防止后期出现纠纷。

⑧其他写入合同的如提供配套设备的电路图、维修手册和使用说明书，对维修人员和使用人员进行免费的培训。

（3）医院在进行采购之前应当对供应商资质进行风险评估。在合同签订要对供应商的资格、资质进行调查，清楚供应商是否具有主体资格及履约能力。避免在签订合同之后，供应商没有代理导致签订合同无效。并对供应商的提供的法律资质文件进行审查，避免资质出现伪造的的现象，可以通过商会等部门进行资质的求证考察。在履约能力方面可以通过银行资信、财务报告、业绩等方面进行综合评定，避免对医院造成损失。

（4）医院在采购医疗设备过程中，要把好购进设备的质量关，尤其是一些大型医疗设备，其使用年限较长、品种牌号多、较强技术指标和高质量要求等特点。因此必然要求医院在采购设备中，严格把关、严格管理及严格制度，从而符合医院的治疗、检测要求，使医院所购入的设备的精良合理，提升设备的使用效率与效益，降低不必要的浪费和损失[7]。目前，该院已经制定出完善的医院设备管理制度，给医疗设备的采购提供了一系列行之有效的措施和办法，严格为设备的验收、采购、审核、论证及财务把好了关，效果明显。

（5）医疗设备标识及合格证明的验收，将标识与供应商提供的设备档案进行对比，确认各项信息相符，如医疗器械的产品名称、生产标准、生产企业许可证、地址、注册证号、生产厂家、联系电话等;进口的医疗器械应不缺少中文标识，不仅要标明生产厂家、注册证号、规格和名称外，还要标明联系方式及代理商名称等;对于消毒灭菌所用的医疗器械，应标注卫生部消毒灭菌的许可证。依据《医疗器械监督管理条例》要求，国产医疗器械每个批号都配备有合格证明，合格证上应标明检验人员的代号和批号等;进口医疗器械不应该缺少质量合格证;特殊性的医疗器械包括介入性和植入性的医疗器械，此类应填写使用日期、病历号及患者姓名等信息[8]。上述设备如出现异常或证件的缺少应不予验收和使用。

（6）合同签订后由专门的负责部门保管，保管人及时做好合同的入档登记，建立合同档案。在采购合同的执行过程中，若涉及变更采购内容，需按照管理制度流程，经医院相关部门讨论和相关领导实施审批，方可变更。

综上所述，伴随着我国经济的持续发展和政府对市场经济制度的不断完善，对企业采购合同的管理也越来越重要[9]，这对企业的核心竞争力以及公司的经济利润起到非常重要的作用。假如企业具备完善的合同采购管理制度[10]，并能够高效开展，就能给企业带来巨大的经济利益。由于各行各业的结构不同、以及企业的诸多限制，我们国家的采购合同存在诸多的问题。该文主要探讨我国医疗部门的相关采购合同并进行分析，发现风险监控只能控制问题的出现，无法彻底解决问题，是一种鉴别风险和处理风险结果的新方法。对于采购医疗设备合同实施严格的监控，能够使所采购的设备更符合使用的要求，所购设备质量更好，从而提升设备的使用效率与效益，有效降低不必要的浪费和损失，在合同中强调的质保期和维修期延长都为设备以后的使用和维修，减少了维修费用，极大降低了维修带来的不便。

[参考文献]

[1]  吴绍荣.医院招标采购合同风险管理探讨[J].中国总会计师，2017，6（11）：147-148.

[2]  彭文高.企业采购合同履行的法律风险研究[J].中国金属通报，2018，994（7）：223-225.

[3]  韩钰.公立医院合同管理风险管控探析—以A公立医院为例[J].会计之友，2017，11（19）：18-20.

[4]  宣嘉，于广军.基于医院SPD采购供应链模式的内部控制探究[J].中国卫生经济，2017，9（12）：110-112.

[5]  吉格迪，王一丹，杨康.基于VES的项目风险控制计划制定策略[J].土木工程与管理学报，2019，2（3）：78-84.

[6]  吳香香.《合同法》第142条（交付移转风险）评注[J].法学家， 2019，1（3）：168-189.

[7]  赵全厚.控制地方政府债务风险需要加快体制机制改革[J]. 中国财政，2017，2（23）：55-56.

[8]  张志华.伊朗回购合同模式下长周期设备采购风险及规避措施[J].商业经济，2017，3（8）：112-115.

[9]  郭本安.加强企业采购合同管理审计对策浅析[N].东方烟草报，2019-11-27（3）.

[10]  张琳.浅谈合同档案的管理模式[J].兰台世界，2019（S1）：69. （收稿日期：2020-04-19）

[作者简介] 彭丽娟（1974-），女，本科，主管护师，研究方向：医院管理。

[通信作者] 刘维佳（1981-），女，硕士，高教研究实习员，研究方向：行政管理，E-mail：adachouchou@163.com。