企业印章管理的风险

摘 要：印章是代表机关、组织或个人权力的标志，在社会经济活动中发挥着重要的作用。随着企业的发展壮大，企业的印章管理在生产经营中的重要程度越来越显著，印章管理的難度和风险也越来越大。因此，加强印章管理的风险防范，提高印章风险的防控能力已经成为企业日常管理的重要事项。

关键词：印章管理;风险;防控能力

一、 印章管理过程中的风险辨识

（一）印章管理流程、制度存在缺陷或不足

若企业在实际印章管理过程中，对印章管理的流程和制度没有及时更新和完善，就会造成印章管理的缺陷或不足。由于企业在发展过程中，印章的使用环境也会随着变化，以人为主体的使用方法在印章使用过程中难免会出现一些问题，所以企业就有必要针对出现的问题及时更新和完善印章管理流程、制度。

（二）印章管理人员职责不清晰、职权未监管

一个企业中印章的直接管理人员的权力是比较高的，所以企业若没有制订清晰的工作职责，没有设置对其监督管理权限，对于企业和个人来讲，都存在一定的管理漏洞，甚至会引起法律责任。例如企业未建立印章管理的保管人、监护人、签字人等审批流程，未明确印章管理的监督人职责、名单等。

（三）印章管理存在管理人员过多，组织拥挤

印章管理的宗旨是安全、快捷，若印章管理背离这个宗旨，就会造成管理效率低下、失效。印章管理人员不宜过多，一来是节约企业人力资源，二来也是为了提升工作效率，减少中间无用环节，给印章使用人员带来便捷。

（四）印章管理存在管理权限重叠现象

若印章管理人员有多个，而他们的职责又相差无几，这样就会造成印章管理的混乱、重叠，导致相互扯皮、推诿，造成管理和流程失控，甚至引起法律风险。

（五）印章使用不符合相关规定

印章使用不符合相关规定，主要表现如图1所示，详述如下：

1. 所述印章使用流程是否符合相关规定

在企业内部，印章在使用前应先由相关部门审批，待合格后才能交印，否则印章管理人员应拒绝交印。若印章需要对外出具，则须通过有关部门同意签字后，才能由印章管理人员出具，同时填写相应对外出具章。在企业中是否严格遵循相关用章规定，决定了用章管理是否安全。

2. 印章使用是否存在提前现象

印章使用人员往往为了图方便、减少烦琐环节而违反相关用章规定，提前在空白合同、协议、支款凭证和往来函文中加盖公章，导致用章混乱、失控，容易造成企业利益受损，甚至承担法律风险。

3. 印章使用是否存在混用、共用现象

印章使用人员有时为了节省时间，对印章使用完全“不按套路出牌”，存在印章的混用、共用现象，导致一旦产生纠纷，难以界定经办责任，容易造成法律风险。

4. 印章使用是否存在废仍用之现象

按照企业印章管理规定，对发生权限变更、业务变更或撤销的印章应予以销毁，企业内部也应广而告之，若印章使用人员不严格遵守相关规定，对废旧印章仍然使用，就会造成印章使用混乱，新旧章界定不清晰，影响印章的使用监督。

5. 印章使用登记是否准确、完整、相符

印章在使用前应由经办人登记准确、完整的信息，并由印章管理员检查登记信息是否与实际相符，否则拒绝交印。若没有按照相关规定执行，容易造成发生问题后无法追溯责任，造成无法监管。

6. 印章使用是否有完备的保管制度和设施

印章在使用完后交由印章管理员存放在指定的保管设施内，并且印章管理员也应严格遵守相关的保管制度。若将印章随便放置于公开场合，无人保管，就会存在严重的安全隐患，容易造成印章损坏、被盗、丢失等风险。

7. 印章使用是否有可靠的交接手续

印章保管员在职务变更、退休后就不再经办印章管理职责，此时应按照印章管理规定与被交接人进行可靠完整的交接手续，并由双方签字确认，企业内部也应广而告之。反之，则会产生印章管理效率低下、停滞的问题，影响企业正常生产经营。

8. 印章使用备案是否齐全

印章在使用过程中产生的所有资料，例如登记册、档案册等材料必须定期保存在档案室，以备核查，所有材料必须齐全。否则容易造成法律风险。

9. 印章使用的监督机制是否完善，执行是否到位

印章在使用过程中的监督机制是保障印章安全和有效的主要方式，所以监督机制应完善，并且对其执行也应到位。否则就会造成印章管理无法及时整改和纠正，容易引起法律风险。

二、 结束语

随着企业的发展，印章的种类、数量会不断增多，印章的管理难度将会越来越大，随之而来的风险也会越来越多。因此，企业要规避在印章管理中的风险，就需要加强对印章管理的重视，完善管理制度和管理内容，在企业内部强化印章管理的风险意识，对印章的管理和使用进行监管，实现对印章的规范化管理。

参考文献：

[1]刘铮，王帅伟.大型国有企业印章管理与风险防范研究[J].经贸实践，2018（1）：3-4.

[2]沈真.企业印章管理中的风险分析和建议[J].商场现代化，2017（6）：117-118.

作者简介：

王丽晖，中国能源建设集团甘肃省电力设计院有限公司。