加强事业单位档案管理信息化的相关思考

许选忠

【摘 要】随着科技的不断进步，信息化管理模式在不同领域内都有广泛的应用，然而对于事业单位逐渐增多的业务量，使得事业单位所要处理的档案量也非常的庞大，这让档案管理工作的内容也变得更加繁杂。因此怎样推动事业单位档案管理工作的高效性是目前所要重视的一个问题，目前越来越多的事业单位应用信息化的技术来进行档案管理的工作，但是在信息化管理档案的过程中也仍然存在许多问题。本文先对事业单位档案信息化管理的特点进行了分析，并提出了增强事业单位档案管理信息化水平的有关策略。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化;思考

如今信息化的时代在蓬勃发展，信息化的应用给人们带来了诸多便利，体现了科技的进步与力量。借助信息化的科技手段能够完善档案管理这项系统性工作，非常有利于促进档案管理工作的高效开展。传统的档案管理模式面对日益增多的归档材料显露出了许多弊端，无法与现阶段档案管理工作的发展需要相匹配。因此，为了更好的满足事业单位档案管理工作的发展需求，需要通过改进现有的方式方法，加大对档案管理信息化设备的投入力度，加强事业单位档案管理信息化的建设。

1事业单位档案信息化管理的特点

1.1优化档案存储环境

纸质档案是传统档案管理工作的重要存储媒介，在传统档案管理过程中基本采用的是人工对档案进行记录与归档，随着档案的增多，这些档案被统一放置在大型的档案室内，占用了很大的空间才能满足纸质档案的储存，并且在归档过程中档案管理人员往往需要做大量的工作，这消耗了大量的精力与时间。另外纸质档案对存储环境有一定的要求，如果处在高温、潮湿并伴有强光及有害化学气体等的环境中，会对纸质档案造成一定影响，因氧化化学反应造成纸张结构松散并缩短纸张寿命，使得纸质档案上的字迹发生扩散反应而变的模糊。利用信息化的管理模式可以转变传统档案管理的方式，另外信息化的档案管理是采用电子硬盘将档案直接存储，这在一定程度上大大节省了档案存储的空间，优化了档案存储的环境，使得档案不易因环境的影响而被破坏，因此在事业单位档案管理中应用信息化的技术是一个必然趋势【1】。

1.2提高档案管理的便捷性

调动档案是档案管理工作的一项内容，传统档案管理方式在对档案进行调动的过程中首先需要档案管理人员人工查找档案，档案资料繁多查找过程需要花费一定时间，并在一定程度上加重了档案管理工作人员的工作量，同时也降低了调动档案的效率。因而需要构建事业单位档案管理工作的信息化系统管理平台，依靠计算机强大的储存数据功能，能够在搭建的档案数据库中高效精准地查询到所需要的档案资料，同时能够对归档的档案信息进行及时的更新，并且通过有效运用加密数据库系统中的软件加密技术就可实现档案管理的保密功能，极大保护了档案的安全性。因此，大力推行档案信息化平台的搭建，将有助于提高事业单位档案管理部门的工作效率，并极大降低了事业单位档案管理部门相关工作人员档案管理的工作量。

1.3增强档案管理的安全性

人事档案管理在事业单位中需要对其采取一定的保護措施，保护人事档案的安全是非常重要的工作，因此需要确保收录到档案资料库中人事档案信息的准确性与真实性，通过运用信息化的管理方法能够有效增强档案管理的安全性。在信息化程度还不是很发达的年代，人事档案的录入方式都是采用的人工录入，这种方式无法避免因人为原因而造成数据记录错误的情况，甚至可能会有人恶意非法窃取员工的个人信息并私自篡改个人信息从而直接导致人事档案信息数据录入发生错误。而针对此类情况可以利用员工个人信息系统管理平台技术完全可以有效地防止员工信息被窃取与录入错误的问题。同时使用个人信息平台不仅可以实时存储管理大量的员工个人信息，也可以有效地防止员工信息录入产生的错误，对于一些恶意非法窃取更改员工个人信息的情况，信息化网络平台可以及时协助建立良好的个人信息安全防护网，在一定的程度上有效增强了事业单位人事档案信息管理的安全【2】。

2事业单位档案信息化管理的策略

2.1加大投入，引进基础硬软件设备

很多事业单位的档案资料都必须具有专业性与机密性的特征。由于这些档案资料的保存期限为永久或长期，就必须保证事业档案在长期保存管理过程中不被恶意损坏，这就决定了需要充分依靠先进的档案办公设备和一套现代化的档案保护管理设备，以充分满足对事业单位档案管理信息进行收集处理和保护储存的需求。因此，事业单位必须要端正档案管理人员的工作态度，防止出现档案使用时重要，不使用时不重要的错误观念，并且要加大人力与物力的投入力度，引进先进的档案信息化管理设施，加强建设档案管理信息化服务平台体系，从而有效完善档案管理信息化管理的工作。事业单位要选择具有行业认定标准的通用设备，并选择行业信誉良好、技术水平过硬的专业化档案管理公司为每个事业单位量身定做档案管理信息系统，规范档案管理的制度体系，有利于提升事业单位档案管理工作的水平【3】。

2.2提高档案管理者的专业素质

为了提高档案管理水平，事业单位要不断加强对档案管理人员的专业技能培训，为他们创造能够提升自身专业能力的平台，例如通过定期组织档案管理人员参加一些专业的技术培训，或者可以聘请一些行业专家授课，这有利于广大档案管理工作人员能够及时了解最新的工作理念，加强了档案管理者的重视程度。与此同时，还要提升档案相关工作人员使用计算机与网络信息管理平台的专业技能，这些都是保证档案管理信息化事业建设的基本能力。此外，为了不断提升档案工作的效率和档案工作的服务质量，事业单位可以建立绩效考核制度和制定考核标准，定期进行评估，从而调动档案管理人员的主动积极性，并为建设信息化档案管理输送更多的优秀人才奠定扎实的基础。

2.3增强档案信息化管理的安全意识

利用网络技术提升档案管理工作虽然有优势但是也存在着一定的弊端。优势之处在于网络信息化可以极大提高档案管理的工作效率，但与此同时由于网络信息系统的特性，使得档案管理工作存在着一些安全性的问题。由于网络平台具有一定的信息开放性，因此难以有效保证资料信息的使用安全性，如果一些档案工作人员不具有良好的安全意识，则会容易造成资料信息泄露，产生不良的影响。因此如何保证档案信息的使用安全性是当前档案管理工作的重中之重，相关档案工作人员应该特别注意做到如下三点：首先需要根据信息的重要程度进行不同等级的加密工作，加密后的等级随着资料数据的重要性和程度不断增长。其次，将整个信息库的各类资料数据进行相对分类加密处理，并且对各类资料数据进行相对加密。最后，人事档案的正确管理对于存储档案工作是极为重要的，档案与人应该互相对应，制定完善合理的档案安全管理规定，才能够有效确保档案的准确性。

3结束语：

综上所述，应用信息化的计算机技术来提高事业单位档案管理工作的水平和质量是社会进步的必然要求。事业单位档案管理信息化建设是时代发展的必然需求，因此要充分重视档案信息化管理的作用，不断优化建设事业单位档案信息化管理平台的建设，积极发挥档案管理信息化的优势，从而适应事业单位的发展需要。

参考文献：

[1]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017（15）：216，268-269.

[2]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2018（144）：134-135.

[3]张志强.浅析事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（2）：121-123.