中外私有档案管理工作比较研究

摘 要 私有档案作为国家档案信息资源的重要组成部分，加强私有档案的管理早已是时之所需。然而，不同的社会环境和经济体制使得中外私有档案工作具有不同的管理理念和管理方法。通过对中外私有档案的认识、立法工作、管理模式及保管现状进行研究，在此基础上探索二者的异同并得出启示，最后为我国私有档案管理工作的未来发展提出建议。

关键词 私有档案 档案管理 对比分析 启示

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2020-02-09

★作者简介：邓景峰，苏州大学社会学院图书情报与档案管理专业，硕士研究生，研究方向为档案学。

Abstract Private archives are an important part of national archives information resources. Strengthening the management of private archives has long been necessary. However， different social environments and economic systems make different management concepts and management methods in domestic and foreign private archival work. This paper mainly studies the understanding， legislative work， management mode and preservation status of private archives in China and foreign countries. On this basis， it explores the similarities and differences between the two and draws enlightenment. Finally it makes suggestions for the future development of private archives management in China.

Keyword private archives; archives management; comparative analysis; enlightenment

私有檔案作为国家档案信息资源的重要组成部分，是社会记忆、民族记忆的重要延续。无论是在西方国家还是在我国，个人、家庭、私有企业的存在，这都决定了私有档案大量产生于私务活动中，将其中对国家和社会具有重要保存价值的私有档案纳入到国家管理范围，是档案事业发展延续的基础。世界上很多国家都相应地开展了私有档案管理工作，但基于各国不同的社会环境和经济体制，中外私有档案工作具有不同的管理理念和管理方法。

一、国外私有档案的管理工作现状

1.对“私有档案”的认识。关于“私有档案”的概念，国外学者关注于私有档案不同于公共档案的特性，从形成者、形成领域、所有权等方面给出了界定。例如，从形成者的角度，法国档案界认为，凡不由国家提供经费的单位和个人形成的档案及政府官员在非公务活动中形成的档案，均为私有档案;从形成领域的角度，塞内加尔档案学者认为，除负责管理某项公共事业的私营机构以外，来源于私自然人或私法人活动的档案均为私有档案;从所有权的角度，刚果民主共和国档案学者认为，凡是个人、自然人或法人所占有的档案均为私有档案[1]37。这种将私有档案和公共档案加以明确区分的做法也延伸到了一些国家的档案法中。《法兰西共和国档案法》（1979）、《塞内加尔共和国档案法》（1981）就将公共档案与私有档案划为两章，分别加以论述。意大利、澳大利亚、斯里兰卡、阿尔及利亚等国的档案法中也有不同程度的体现。此外，也有部分学者将私有档案限定在家庭档案范围之内，认为私有档案是指家庭、家族和庄园主档案，包括法律文书、结婚证书、维修手册、信函、调查和政治材料等[1]38。但从国外相关的学术理论研究以及各国关于私有档案的法律界定上来看，前一种私有档案概念的普及率和影响力要高于后一种关于私有档案的概念界定。

2.私有档案相关的法律法规。俄罗斯于2004年颁布了《俄罗斯联邦档案事业法》。该法第一章规定，俄罗斯联邦档案全宗“包括存在于俄罗斯联邦版图上的所有档案文件，不管其来源、产生时间和方式、载体形态、所有制形式和保管地点如何”[2]，将私有档案纳入俄罗斯联邦档案全宗范围之内。该法第五条至第十二条具体针对私人档案的构成、入馆鉴定、所有权转移、保管、借阅和出境等问题作出明确规定。《法兰西共和国档案法》第三章共计16项的法律条文对法国私人档案的登记、鉴定、销毁、转让、出售和输往国外等都作了详细的规定。此外，欧美国家常常以立法的形式确定国家对私人档案的登记权、鉴定销毁权、出售批准权、出口批准权、优先购买权和转让否决权等。建立一套完善的私有档案管理制度，这不仅加强了国家对私有档案的保护和监控力度，还为私有档案的管理提供了行为准绳和法律遵循。

3.设置私有档案的专职管理部门。西方国家十分重视本国私人档案的保护与监管。意大利对本国私人档案的管理，是由意大利国家档案总局设在全国各地的派出机构——档案监督司直接负责，它们除了负责监督和培训本辖区内的档案工作者外，还要对本辖区内具有重要历史意义的私人档案实行监督，私有档案的确立、鉴定、寄存、转让或出售、整理编目、利用等都在档案监督处的监控和管理下进行[3]。英国则专门设立了国家档案记录局，负责对私人档案进行登记，例如，“庄园文件登记册”就是一份庄园记录索引，记录了各份庄园档案的保管场所及现状[4]41。此外，法国、丹麦、瑞典、荷兰等国家在其公共档案馆内也纷纷设立专门机构，负责收集保管私有档案，并提供相应的私有档案管理咨询服务。

4.私有档案的保管现状。从目前各国档案馆公布的数据来看，私有档案所有者通过寄存或捐赠的形式，保存在西方国家公共档案馆内的私有档案数量可观。据学者统计，美国国家档案馆收藏的私人档案有200万立方英尺，排架长度为520英里;在法国，巴黎馆保存私人档案100公里，枫丹白露馆保存私人档案150公里;瑞士联邦档案馆及其各州档案馆则有私人档案36公里长，全瑞士260个各类档案馆共保存有6千多个私人档案全宗，其中联邦档案馆保存了500个私人档案全宗，并每年能收进约15—20个全宗的私人档案[4]43。此外，在国家档案机构不可能关注、保管更多的私有档案的情况下，为更好地保管自己形成的具有保存价值的文件、档案、资料，一些非公共机构、团体、协会、组织和个人，尤其是国外一些大型的企业公司，纷纷建立起自己的私有档案馆。与此同时，政府又大力支持私有档案馆的建设。芬兰政府就曾颁布一项专门的法令，每年单独拨款1.5亿芬兰马克的专项经费，用于支持私有档案馆，并从技术、人员等多方面给予私有档案馆种种帮助[4]43。

二、中国私有档案的管理工作现状

1.对“私有档案”的认识。在我国，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）中并无关于“私有档案”明确的法律定义，国内档案界对“私有档案”的解释也各有偏重。我国学者对于“私有档案”的解释主要有两种观点。一种是从广义的角度来看，将私有档案定义为私人或私有企业单位在私务活动中形成的以及通过合法途径获得的属于私人所有的档案;另一种则是从狭义的角度上，将私有档案的形成主体限定为家庭或个人，着重强调了那些归私人或个人所有的档案[1]38。综合来看，由于前一种定义与《中华人民共和国档案法实施办法》中关于“个人所有的档案”解释接近，能够被普遍接受而成为我国档案界关于“私有档案”定义的主流。

2.私有档案相关的法律法规。我国的档案工作实行统一领导、分级管理的原则。我国《档案法》也明确规定了：“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”。[5]私有档案的管理工作作为全国档案事业中的重要一环，理应遵循全国档案工作的基本原则，接受有关档案行政管理部门的监督和指导。这种理念在《档案法》中也有所体现，《档案法》规定了对国家和社会具有保存价值的私有档案，国家享有优先购买权，代管、收购、征购权，审批权，公布、利用私有档案不得违反国家有关知识产权保护的法律规定，不得损坏国家安全和利益，不得侵犯他人的合法權益。但从具体来看，我国《档案法》关于私有档案及其工作的相关规定仍然较为笼统，缺少了关于私有档案管理工作的具体规定，对私有档案工作的监管不具有明显的强制性，在其他配套的档案法规中也鲜有涉及。

3.私有档案的自主管理及委托代管。考虑到私有档案在所有权上的特殊性，我国私有档案的管理以“自主管理”和“委托代管”两种形式为主。

我国《档案法》规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”[5]。从法律上要求私有档案所有者应当主动承担起档案保管的责任和义务，这就为私有档案的“自主管理”提供了法律依据。私有档案所有者可分为私自然人和私法人（即私有企业单位）;相对应地，我国私有档案的保管机构也存在有私人档案保管机构和私有企业单位档案机构。但总体来看，私人档案馆仍是少数。相较于此，私有企业单位内档案保管情况则明显较好，除普遍建立的基层档案管理机构外，一些有条件的大中型私有企业还建立起了企业档案馆或企业档案资料中心，统一保存和管理本单位档案。除“自主管理”以外，“委托代管”也是我国私有档案管理的主要形式。在实际的档案工作中，私有档案保管者常常面临着保管条件不充分或是档案保管成本过高的问题。在这种情况下，私有档案所有者可以向各级档案馆或其他合法的档案中介机构寻求帮助，委托其代为保管。这其中，公共档案馆具有最完善的基础设施和最专业的技术团队。与此同时，伴随着档案寄存中心、档案事务所、商业性文件中心等档案中介机构在我国的迅速发展，他们以其特有的社会服务功能，在档案行政管理部门与企事业单位、组织及个人间提供着优质的档案事务服务[6]。

4.私有档案的保管现状。我国私有档案大多处于零乱散存的状态，分散在各级各类档案馆、图书馆、文学馆、研究所、高校等机构以及个人收藏者手中。通过鼓励捐赠或收购等形式，公共档案馆保存着一定数量的名人档案，这些档案重新以国有档案的形式被社会大众所认识。但除此以外，对于那些大量分散在全国各地的私有档案来说，其管理现状不容乐观。私人档案馆的建立依赖于所有者的爱好兴趣，然而拥有这种爱好兴趣的所有者大多又并不具备完备的档案管理的知识技能。私有企业的档案机构设置简单、人员流动性大、专业技能弱且资金不足，导致私有档案很容易受到这些不安全因素的威胁。现实生活中，由于所有者缺乏应有的档案意识，致使大量有价值的私有档案资源流失的现象也普遍存在。

三、中外私有档案管理工作的对比

1.对“私有档案”认识的比较。对比国内外学者对“私有档案”的理解，两者既有相同之处，也有不同之处。整体来看，中外档案学者都将私有档案的管理视为全国档案事业的重要组成部分，是延续社会记忆、民族记忆的重要途径。从定义上来看，中外档案学者均认为私有档案的形成主体是公民个人、家庭或私有企事业单位;是在私务活动中产生的;是原始获得或通过合法形式，即买卖、继承、赠与等途径所得。最重要的是中外档案学者均肯定了私有档案“私人所有”这一特性，从根本上与公共档案区别开来，这也为开展私有档案的管理实践活动奠定了基础。在国外，将其档案明确分为公共档案和私有档案，二者地位平等;在我国，我们虽有意在概念上将二者加以区分，但在实际工作中却明显侧重于公共档案。

2.对私有档案立法工作的比较。国外私人档案法规体系较为完善，这不仅可以从法律对私有档案管理工作及相关机构管理职责的规定上体现出来，还能从私有档案与公共档案同等的法律地位上体现。以法国为例，《法兰西共和国档案法》将私有档案和公共档案相对应，并将私有档案管理规定单独列为一章加以阐述;法国还颁发私有档案的专门法——《法国关于保护具有历史价值和公共利益的私有档案的法令》。此外，在国外一些其他的信息法中，例如保密法、知识产权保护法、信息安全保护法等法律法规中也常常会涉及私有档案的管理内容。

相比于此，我国私有档案立法工作明显处于劣势状态。我国的《档案法》没有明确提出“私有档案”这一概念，仅是从所有权角度提及了“个人所有的档案”，缺乏对私有档案的明确界定，這是我国档案法规中的明显缺漏，也导致了理论界对“私有档案”的称呼不一，严重阻碍了私有档案管理工作的进程。此外，我国《档案法》或其他配套法律法规中并未涉及具体的私有档案管理方法以及各级档案机构对私有档案的管理职责。这就造成在实际档案工作中，私有档案的管理无法可依、无规律可循，设立私有档案管理的专门法更是任重而道远。从目前状况来看，我国私有档案立法工作还有很长的路要走。

3.对私有档案管理模式的比较。针对私有档案的管理工作，中外体现出来两种不同的管理理论和管理方法。国外对私有档案的管理模式是集中式的制度化管理模式。国外以私有制为主体的经济体制决定了大部分企业档案属于私有财产，也让私有档案成为国家档案资源最重要的组成部分。许多国家都将私有档案作为民族文化的重要宝藏加以保护，将私有档案和公共档案二者视为同等重要，采用以国家监管为主的制度化管理模式，对全国的私有档案工作加以管理。西方国家颁布的档案法规定了各级档案机构和个人保管私有档案的职责以及在档案工作中应遵循的原则和要求;同时，以立法的形式赋予了档案管理机构对国家和社会具有保存价值的私人档案的登记权、鉴定销毁权、出售批准权、出口批准权、优先购买权和转让否决权、行政处罚权等。借助于完善的法律法规体系和专职的档案机构，这就保证了私有档案虽分散保存在不同档案馆、企业或个人手中，国家却能够对私有档案的保管、流动情况进行统一监控和督查，实现了在保管空间上的分散，在监管控制上的集中统一。

我国对私有档案的管理则是分散式的所有者自决管理模式。我国私有档案管理以“自主管理”和“委托代管”两种形式为主，虽在保管空间上也是分散的，但由于立法工作和机构设置中存在的缺漏，我国对私有档案的宏观控制和监管力度体现出明显的不足。无论是“自主管理”，还是“委托代管”，这两种管理形式究其根本还是由私有档案所有者自主决定的。很大程度上，私有档案的管理仍依赖于私有档案所有者是否能有意识地留存档案、是否有能力保存档案、是否有目的地开发档案以及是否能合理地利用档案。所有者个人的意愿和能力成为了管理私有档案甚至是保存私有档案的重要前提，这就使得我国的私有档案无论是在保管空间上，还是在监管控制上都是分散的。

4.对私有档案保管现状的比较。从目前各国对私有档案管理现状来看，无论是综合档案馆保存数量、私有档案馆建设数量，还是在档案开发利用程度及形式上，欧美发达国家的状况要明显优于我国。我国私人档案馆建设起步较晚、数量极少，档案人员又缺乏专业的档案管理知识，没有一套系统的管理制度，缺乏固定的经济来源也让私人档案馆的建设举步维艰;而私有企业单位档案机构的建设也严重依赖于单位领导的重视程度和单位内部机构设置。目前，我国对私有档案的管理在资金、设备、人员上仍存在很大缺口，留存私有档案的目的也仅以当前需求为主，对私有档案管理仍停留在文档管理、实物整理阶段，信息技术水平不高，开发利用程度低。这样的状况使得大量有价值的私有档案流失，现有的管理条件不能满足未来的利用需求，严重阻碍私有档案工作的长远发展。

四、对我国私有档案管理工作的启示

1.深化对私有档案的认识。无论是从保护私有档案的角度，还是从维护历史的真实面貌、延续历史记忆的角度，都需要我们能够正确认识保护私有档案的重要价值，积极做好私有档案的管理工作。加强宣传展示，发动社会和群众了解私有档案的重要性，培养保护意识，将私有档案保护意识形成一种自觉意识深入人心，为私有档案的保护和管理工作营造一个良好的社会氛围。

2.建立完善的私有档案法律法规体系，为私有档案管理工作的开展扫清障碍。立法机构首先要解决“私有档案”在法律上的界定问题，以立法的形式明确各方的权利与义务;应有一定的篇幅，对私有档案的具体管理工作作出明文规定;制定私有档案的专门法及配套的相关法，完善私有档案所有权及相关权利的规范和保护。此外，要进一步完善相关的国家标准、行业标准，给予私有档案管理工作更大的灵活性。

3.在坚持“统一领导，分级管理”总的管理原则下，逐步完善对私有档案的监管制度。将私有档案管理工作作为全国档案工作的一项重要内容，由国家档案行政管理机关实行全面监控和统筹安排，通过完善私有档案的登记制度、保管报告制度、建议帮助制度以及私有档案整理利用规范等，实现对私有档案的统一监管。设立档案监管机构，调查和了解地区文化和企事业单位，重点登记当地名人和大型私有企业单位的私有档案，将私有档案信息资源体系建设纳入国家档案信息资源体系建设之中。

4.积极探索和建立多方合作关系，形成档案行政管理机关牵头、私人档案所有者为核心，联合社会各界的合作保护机制。深入调查私有档案的管理现状，各级档案行政管理机关要基本掌握本地区保存在档案机构或分散于社会各界的私有档案的数量及分布状况，并对私有档案的买卖、转让、运输等情况进行登记;鼓励并支持个人、家庭、私有企业建立私有档案保管机构，从资金、技术、人员上支持私有档案工作的运行;联合新闻媒体，对典型私有档案保管机构及优秀管理经验进行宣传，加强社会公众对私有档案的认识，调动群众积极性;联合专业技术团队，对私有档案的保护和传承工作提供先进的技术支持。

5.在积极借鉴外国私有档案管理经验的同时，要牢牢把握我国的国情特色。在完善私有档案管理的过程中，要综合考虑到全国各类档案整体数量比例，不能顾此失彼，要综合考虑现阶段档案工作的技术条件和管理状况，不可冒进，要综合考虑现有的管理体系和相关的法规制度，不可片面孤立地发展，从而做到立足整体，系统规划，统筹全局，推动我国档案事业的整体发展。

参考文献

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[2]肖秋惠.当前我国档案立法焦点问题剖析——以2004年《俄罗斯联邦档案事业法》为参照[J].档案学通讯，2006（5）：39-42.

[3]孙爱萍.意大利私人档案管理及启示[J].档案学研究，2002（4）：48-50.

[4]刘维荣.私人档案管理在欧美[J].中国档案，2004（5）：3.

[5]国家档案局.中华人民共和国档案法[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/daj/falv/198709/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml

[6]蔡海飞，马从敏.论我国私有档案的保管机构[J].兰台世界，2007（3）：10.