高职院校加强留学生档案管理工作初探

赵静

[摘  要：近年来，来华留学生人数持续增长，但留学生档案管理工作并未随着留学生规模的扩大而变得规范。本文针对高职院校留学生档案管理工作中存在的问题，探讨其解决措施，以期规范留学生档案管理工作，更好地服务于今后留学生招生、教学管理、日常管理等工作。

关键词：留学生;档案;档案管理]

一、概述

随着国家教育对外开放程度不断扩大，来华留学生数量逐年增长，据教育部数据统计，2018年来华留学生已近50万人。由于留学生人数的迅速增长，留学生管理工作成为高职院校留学生教育管理的重要任务。其中，如何规范留学生档案管理工作也成为一项新的挑战，引起了一部分教育工作者的关注，蔡玉霞（2011），赵秀梅（2013），朱苏静（2013），何淑冰（2016）分别对高校留学生档案管理进行了探讨。

二、高职院校留学生档案管理面临的问题

教育部对外事档案管理有明确的要求，即“必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。”作为外事档案的一部分，目前高职院校留学生档案管理仍达不到以上要求。从宏观层面来看，一是国家尚未出台专门的来华留学生档案管理办法，各高职院校按照国内学生的档案材料进行收集整理，并未充分考虑其作为外事档案的特殊性，留学生档案管理工作存在许多不规范之处;二是来华留学生规模扩大和留学形式多样化使得留学生档案材料类型复杂多样。微观层面，一是留学生档案管理在高职院校尚未得到足够重视，未安排专人负责甚至无人负责留学生档案管理，档案材料分散保存于对外合作交流部门、留学生所在院系、教务部门等不同的工作人员手中或是未形成留学生档案，二是工作人员档案管理水平参差不齐，加上语言问题，留学生档案管理存在材料收集不全面、不合要求、内容不准确等问题。本文尝试解决以上问题，以构建比较完善的高职院校来华留学生档案管理体系，规范留学生档案管理，提高留学生管理服务水平。

三、解决措施

（一）确定来华留学生文件材料归档范围

留学生来华学习期间会产生多种具有保存价值的材料，通过对留学生来华学习所产生的材料进行分类和整理，确定留学生文件材料归档范围，并尝试将其分为以下板块，分别进行收集整理归档：

1.招收录取档案

此部分包含学生名册（含个人特长、爱好、禁忌、宗教信仰等内容）、学生学历背景、语言能力证明、学业成绩、已获得的证书、录取通知书等招生相关材料，以及JW202表、护照、签证、无犯罪证明、居留许可等来华手续办理相关材料。此部分材料一般由对外合作交流部门负责收集。

2.学籍管理档案

学籍管理档案主要包含学籍登记表，人才培养方案，教学计划、大纲，课程安排，学生学习情况，学籍变动情况（如有），考勤记录，试卷，成绩单及评语，奖惩记录材料，结业证书等。由教务部门和留学生所在院系收集。

3.健康档案

本部分包含身体健康档案和心理健康档案，涉及既往病史、健康体检报告、就医记录、大病住院报告，及心理测评数据、心理分析报告、心理咨询谈话记录等，由对外合作交流部门和所在院系收集。

4.社会实践、竞赛活动档案

包含学生来华学习期间参加各种社会实践、竞赛比赛、社团活动、志愿活动等相关记录材料，由留学生所在院系负责收集。

5.实习实訓档案

本部分主要收集学生企业实习、实训相关材料，如实习实训考勤，实习单位材料，实习日志，实习实训表现，实习总结及证明等，由所在院系负责收集。

6.就业档案

此部分包含留学生就业、创业相关材料，如学生求职简历、就业协议、合同、创业材料等，由所在院系负责收集。

7.校友档案

本部分主要包含留学生毕业去向相关材料，包含毕业手册、相片、所获证书等，由所在院系负责收集。

对应的电子版档案材料亦进行分类整理，各相关部门、院系档案人员分别对纸质、电子材料按要求收集整理归档后交由对外合作交流部门整合，移交学校档案室统一保存。

（二）留学生来华学习项目档案管理人员、档案存放场地配备

目前高职院校留学生档案管理工作很少配备专人管理，大多由对外交流合作兼职人员保管，业务能力良莠不齐，各行其道，档案的归档类目、归档范围、保存条件缺乏统一标准的情况急需改进，急需打造一支业务能力良好的留学生档案管理人员队伍，并配备专门的留学生档案存放场所。高职院校需加强对留学生档案管理工作的重视，在留学生招生录取、教学管理、所在院系或日常管理相关部门分别安排专人负责，明确各自工作职责，不定期邀请学校档案室专职档案员对相关人员开展业务培训，开展档案知识和技能相关比赛，并提供符合要求的留学生档案存放场所。

（三）留学生来华学习项目档案管理制度建设

由于目前国家尚未出台留学生档案收集标准，学校可以根据《高等学校档案管理办法》《高等学校档案归档范围及保管期限表》等上级文件，结合留学生实际情况，制定专门的《来华留学生档案管理办法》，明确归档范围，为留学生档案材料收集、归档、管理、查阅、利用提供依据。

四、结语

面对高职院校留学生档案管理存在的问题，本文尝试对来华留学生档案材料进行分类，以明确归档范围，初步构建留学生档案材料体系。此外，档案工作人员、档案存放场地配备和档案管理制度建设是规范留学生档案管理，提高档案管理水平，更好地发挥档案的价值的保障。

“一带一路”职业教育发展人文交流研究院南非公派留学生项目标准建设---南非公派留学生来华学习项目档案管理体系建设研究成果，2020年重庆商务职业学院校级教学改革研究项目“一带一路”背景下电子商务类留学生培养模式的研究与实践成果之一。