高校档案信息化安全管理

孙勇 赵寒冰

【摘  要】随着科学技术的不断进步，信息技术给高校的档案管理方式带来了新变化，使档案管理由纸质化向信息化顺利过渡。即使在相关管理人员的努力下，现阶段的高校档案管理工作中仍存在很多问题，对此，本文对现阶段高校档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决措施，以期为高校档案的信息化安全管理建设提供一些建议。

【关键词】高校档案;信息化;安全管理

1.现阶段高校档案管理中存在的问题

1.1保存问题

档案的信息化管理虽然在一定程度上便利了相关人员的管理工作，节省了很多的管理时间，但是由于信息技术的不稳定性和不可控性，也在一定程度上制约了档案管理工作的开展，同时也给档案信息的保存带来了一定的风险。随着信息技术的引入，档案管理的风险也在逐步提高。不难发现，在信息化的档案管理中往往伴随着更高的风险，主要原因在于一些档案管理人员业务不熟练，造成在使用过程中出现一系列问题，其自身专业综合素质不佳，导致在工作中出现很多失误。大多数的管理人员，在日常的保管工作中只进行日常的杀毒和备份，没有进行其他的保护措施，这样只会导致在应对突发情况时会措手不及，导致不能及时解决漏洞，给档案管理工作带来麻烦，久而久之，档案信息化的安全管理会存在大量的安全隐患。

1.2查阅问题

档案的信息化安全管理旨在便利管理工作，提升管理人员的工作效率，但在实际使用过程中还存在一些问题，导致不能确保相关人员对资料调取和查阅的安全性。资料查阅的过程缺乏程序性和规范性，例如，有部分工作人员在查阅完毕后，随手放置，有时也会与其他资料放在一起，破坏了档案信息的安全性和隐秘性;还有一些工作人员，不但在查阅时进行勾画，而且查阅时间较长，这都不利于保护档案的安全。

1.3制度问题

制度的不完善也是现阶段档案管理中存在的主要问题。由于制度的不完善，导致工作人员无法开展安保工作，最终会导档案的信息管理出现安全隐患。例如，对数据管理维护的制度，信息设备维护的制度等;或者是制度的规范模糊，导致在使用和维护的过程中造成设备的损坏和数据的遗失，在没有明确规章制度的前提下，工作人员在维护时也只是盲目处理，这样只会造成信息的损坏或者病毒感染等，取得适得其反的效果。

2.高校档案信息化安全管理策略

2.1保管时的安全策略

档案管理的数据化可以使工作人员将信息储存在U盘、光盘或者手机等载体中，不仅便于存放和保管，同时也便于携带，而且这些信息数据还可以通过网络传输，以供他人查阅和使用。在对电子文档的保存中，工作人员要注意进行归档处理，并在此过程中要标明软件的说明和目录，最后统一归档。在档案信息由纸质化到电子化的过渡中，彻底颠覆了传统的档案信息管理方式，这也加快了管理制度的更新，使档案管理工作的开展变得更规范，同时也有利于保障电子信息档案的安全性。而電子信息档案管理的方式有很多种，大致上可以分为两类，一是自动归档，二是物理归档。自动归档，即以计算机本身自带的操作和逻辑进行归档，速度较快，可以有效保障归档工作的效率;物理归档，则是将档案信息转至其他载体上，对信息进行归档，这种方式下的归档工作往往安全系数更高，即使计算机设备出现了其他问题，归档完成的文件也不会受到影响。除此之外，在对销毁文件进行处理的时候，工作人员也要注意，在这一过程中不仅要及时请示上级，在征得同意后按规定进行销毁。还要将其承载的载体上的痕迹进行销毁，确保没有历史遗留，必要时，还要请相关人员进行时时监督，每个环节都要落实安全和保密的管理工作。

2.2查阅时的保密策略

在档案管理中，不仅相关工作人员要重视档案信息的安全工作和保密工作之外，高校办公室的行政人员也要重视档案信息的安全和保密工作，保管好网络查阅的系统账号。以防出现冒用、盗用的情况，导致重要信息泄露。各高校也要对管理人员设置相关的制约制度，不仅要提起他们对档案信息管理的重视，更是为了保证档案信息的安全。同时禁止相关工作人员在其他设备上登录网络查阅账号，这不仅有利于管理人员对突发情况进行有效处理，也提升了档案信息的安全性。在对档案信息化的管理过程中，要禁止工作人员的非法查阅，禁止其对资料的外传，特别是针对涉密档案。在档案管理的信息化过程中，不仅要规范相关工作人员的行为，同时对其他人员的档案查阅行为也要进行合理的控制，例如，查阅前要征求上级或相关管理部门的同意;改变固定查阅的模式，使用上级的临时账号等，逐步维护档案信息的安全。还有最关键的一个环节，设置保密等级，针对不同的档案数据设置不同的保密等级，更方便了相关工作人员的查阅，也给予了涉密等级较高文件的保密程度。与此同时，在对原有纸质文档的管理中同样要严格对待，保证纸质档案和电子档案的安全性和保密性。

2.3相关制度的完善措施

在现阶段的档案信息化安全管理中，出现的问题多是由于制度的不完善导致的，因此，完善档案内部的安全管理制度，才是确保档案管理工作开展的有效措施。对此，必须对档案信息化安全管理制定更细化的条约，保证管理工作的合理性、严谨性和有序性，逐步将科学性管理渗透到档案信息化安全管理中的每一个环节。在对信息设备的管理中，高校可以参考计算机的操作和管理流程，在此基础上制定更专业、更符合高效实际的操作规范，避免出现盲目处理而导致操作错误的现象，引起不必要的麻烦。除此之外，对档案信息载体的管理也要制定相应的管理措施，专人保管、禁止外接等。

3.结语

综上所述，高校档案信息化的管理在依托信息技术的基础上，正逐步走向科学化、信息化和高效化，虽然也逐渐暴露了很多的问题，但高校也在积极研究新策略，确保档案信息化安全管理的有效开展。具体来说，不仅要提高管理人员的重视程度，对其进行有效制约，还要确保信息化安全管理平台的保密性，同时完善相关制度，做好档案信息化安全管理工作，为高校稳定发展贡献绵薄之力。

参考文献

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[2]赵海涛，杨莎莎，王琢琴.高校档案信息安全管理与应用探讨[J].科技创新与生产力，2019（06）：18-21.