大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索

张伟城

摘 要：在信息技术推动下，人类开始进入信息化时代，经济社会的发展很大程度上取决于数据的全面掌握和应用。大数据时代的标准特征就是摒弃以往信息的单一、片段性，实现信息的集成数据化建设。在大数据时代背景下，人事档案管理工作也面临新的机遇和挑战，即告别以往信息统计不及时、信息综合应用差、管理不科学等缺陷，探索信息化管理人事档案优势，促进人员的档案管理和人才的合理流动。本文在大数据时代背景下，以人事档案的管理进行分析和实践，探讨在大数据时代下机关事业单位人事档案管理中存在的问题以及挑战，并提出有针对性的解决措施。

关键词：大数据时代;机关事业单位;人事档案管理;应对措施

在大数据时代，各行各业获得了更多的发展机遇，同时也迎来了许多挑战。发展是第一要务， 人才是第一资源， 创新是第一动力，三者密不可分。如何将合适的人才放到合适的位置，是组织进行创新和发展的关键，而完备的人事档案管理是实现上述目标的关键基础，因此重视提高人事管理的效率对各行业的发展具有重大促进作用。机关、企事业单位都应该抓住大数据浪潮，应用信息化管理技术提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案管理的价值，争取做到人尽其才，物尽其用。

一、大数据时代的意义

大数据时代是指现在社会各行业各领域都需要进行数据搜集、整合、管理、分析等。各种组织需要建立一个信息集中处理平台实施数据处理与分析，及时对海量信息进行有效管理，提供准确的数据支撑，帮助决策者做出正确的判断和决策。根据以上的概念可以得知，数据信息化管理出现的原因主要是因为数据信息量大且复杂，这对后续信息的存储以及检查质量提出了极大的挑战。随着科技的进步和调整，计算机技术得到了普遍的应用，这不仅大幅度的提高了存储能力，还能将数据信息化处理的水平得到改善，提高了完整性与正确率。在信息数据多元化发展的趋势里，计算机技术的应用全面的满足了各行各业的需求。它能从海量的数据信息中快速提取有效信息，提高了数据的价值。结合当前我国机关事业单位人事档案管理来看，数据信息化的技术就并未及时应用于此。据调查，我国近有70%的机关事业单位的人事档案工作还停留在纸质档案管理阶段，人事档案信息化建设还处在初步阶段，这严重影响组织的人力资源管理配置和职能作用合理发挥。

二、加强人事档案信息化管理的意义所在

机关事业单位的人事档案，是相关人才个人发展履历的记录，记录着个人的事业发展轨迹、政治面貌变化及奖惩等，是人才评价和任用的依据;同时，在这些记录中，也见证着当时机关事业单位的工作事项与内容。机关事业单位是我国形式各项事务的重要组织结构，其人才的管理和任用必须遵照履历、有据可依。而对人才的培养、选拔、考核、晋升，都需要從人事档案中获取信息。传统纸质材料的保管，从保管条件、信息更新速度、人员信息的调集查阅、范围化信息查找等方面，都存在无法高效实现目标的问题。

信息化人事档案管理，利用专业的软件进行数据录入、统计，有利于提高档案管理效率，快速更新资料信息、便于资料查找与分析、归纳。例如在同一个单位，本科以上学历的人员统计，通过信息化系统条件查询便一目了然。同时，信息化档案管理也提高了档案管理的安全性和稳定性，防止了纸质材料因长久保管导致的自然属性被破坏或人为损坏。同时，对历史资料的保管，信息化人事档案处理也具有传统档案保管无法比拟的优越性，占地小、保存时间长、无惧毁损、有利统计查询，对于机关事业单位而言，很多人事档案不仅记录了个人履历，也代表和证明了当时的特定事项的发展，建立信息化人事管理，是保留历史记录的有益途径。

三、基于大数据背景下机关事业单位人事档案管理面临的问题与困境

3.1人事档案管理工作重视材料整理，档案管理方式方法陈旧落后

目前，机关事业单位人事档案管理理念依旧停留在传统的纸质档案材料管理阶段，侧重“三龄两历一身份”的机械管理。人事档案管理工作者的工作方式基本还是以手工录入为主，普遍缺乏对计算机信息技术的应用，或者以手工为主忽视信息化人事档案系统的应用。由此造成的登记失误很难查询，且工作较为繁琐，无法高效实现数据的汇总、统计、分析。

3.2人事档案信息管理机制不完善，新的设施和技术无法跟进落实

目前，部分机关事业单位信息管理机制还比较落后，特别是部分经济欠发达地区的机关事业单位因为预算不足，计算机硬件的普及工作都比较困难，专业的人事档案系统管理软件的开发与应用、包括单位内部局域网的布设，更成了难题。这些单位从管理上，极易造成对人事档案管理的忽视，导致档案管理工作从人员配备和重视程度、及信息化推广普及上都很差，进而对信息化人事档案管理方面，从资金到设备的投入短缺，造成无法适应和实现信息化人事档案管理工作。

3.3人事档案信息搜集渠道单一

搜集人事档案数据是是实现人事档案信息化管理的基础。目前，人事档案主要分为“十大类”纸质材料进行收集整理，信息搜集的渠道比较单一。但是，一方面，“十大类”档案纸质材料很难全面的掌握机关事业单位工作人员的整体情况，对其综合素质进行全面分析，导致个人评价体系不完整。另一方面，归档材料涵盖的数据内容受到约束。机关事业单位长期应用传统落后的管理技术就会导致人事档案信息的搜集、整理以及规划的效率低下，制约人事档案管理水平的提高，极大的影响人事档案信息化水平。

3.4无法实现信息集成及有效的分析、评价体系，信息价值发挥受到限制

如果不能将人事档案信息充分利用起来，人事档案中蕴含的信息数据价值就很难发挥出其真正的作用。

人事档案的价值，不仅在于单独的个人晋升发展提供意义，同时也为机关事业单位的整体业务素质评价、实现动态的人员管理和招聘、吸纳、容留更多的人才扩充单位科学贡献度做出了有益的参考。例如，测评一个机关单位的整体技术水平，为来年的高素质人才的吸纳做出预测，这些都需要对所属单位人事档案的综合统计结果作为基础。缺少信息化人事档案管理，强大的计算机技术如果不能得以应用，构建高效的电子档案管理，就很难将人事档案的材料进行更完善的规整，以至于信息价值发挥受到限制，很难有所进步。经常是出现一次统计，全员登记一次报表，这极大的降低了档案管理效率，也很难实现档案管理的动态准确。

3.5原始数据填报准确性不足、密级报备不准

传统的数据填报形式，以手工记录为主，由于缺乏对应的数据支持和评价支持，导致既往数据的填报存在随意性。同时，一些重要的人员履历，因为长久保管，无人监控，也容易发生资料的泄密情况，密级和查阅报备等重要规定设置形同虚设。

四、数据时代下提高人事档案管理水平的策略

4.1提高全员意识，加强对信息化人事档案管理的重要性认识

机关、事业单位要深刻认识到人事档案对单位個人、企业经营发展的重要价值和作用，从根本上加强对信息化人事档案管理工作的重视程度。从制度上，制定有效的管理方案，从人事档案的归纳整理、到借阅层级规定、到原始资料的保管、到动态档案的及时更新等人事档案管理工作，都需要进行严密科学的规定，确保档案及时、准确、高效的整理与运行。例如，要求进行季度一次的人事档案更新和报表提交，就能从根本上解决档案管理信息延迟的问题。从设备和资金投入上，要下大力气进行信息化人事档案管理系统的开发与应用，以促进实现大数据时代下信息化管理的硬件与软件配置。

4.2完善人事档案管理模式，将管理机制进行优化

在大数据时代，人事档案的管理模式与机制对管理效率起着非常大的作用。机关事业单位应结合自身职能和实际情况，创新人事档案管理机制，改革传统的人工管理模式。首先，应根据单位人事档案管理工作在整体单位工作中的重要程度设置单独的科室，明确人员编制及相关工作者的职责及权限，保证各项机制能够在授权范围内得到有效的落实。在管理机制运行过程中，要在实践中随时对运行模式进行检验和数据分析测评，及时发现信息系统存在的缺陷并优化改革，为单位运营和决策作参考。其次，要根据单位实际进行人事档案重点模块的搭建和数据更新，确保机关单位人事管理方面的核心数据符合单位重点推进要求。再次，实施合理的密级设定和人员借阅、浏览权限。对构成机关事业单位核心技术和核心管理层的人员进行信息保密制度，坚持按照三级密级等级，由相关人员直接对接处理，确保核心档案不被泄露丢失。

4.3加快人事档案信息数据库建设与创新速度

在数据飞速发展的时代，机关事业单位更应该加强信息管理系统的实施。数据信息的处理建立在数据库的基础上。建立数据库，一方面可以方便整理人事档案信息，分类设置档案模块进行分类、统计，将重要信息设置权限加强机密信息管理，有效信息及时补充，人事档案管理员工根据机关单位人员的变动实施动态化管理，确保真实性和完整性;另一方面，还可以方便工作人员快速的查找和提取信息，设置身份管理功能，方便信息使用者能在线浏览。同时人事档案管理者要保证能实时更新数据库的信息，对管理的流程进行严格的把控，防止出现网络信息盗窃的风险。为了更好的实现信息化人事档案管理要求，机关单位的档案部门，可以会同单位的人事部门、劳动部门、纪律监察部门等进行系统的写作开发，实施单位内部人事档案的统一开发和管理。各个部门可以对所属环节进行模块的编辑，统一材料报送档案部门审核。这既快速实现了信息化数据系统的及时性，也有利于与人事档案相关部门的业务操作处理，又提高了人事档案部门的审核效率。同时，相关部门的经验交流会、聘请专业机构的教师进行信息化人事档案管理培训，都是更好的促进数据库建设与创新的办法。

4.4实行健全的人事档案信息化管理体系

目前，部分机关事业单位的人事档案管理机制不科学合理，管理不规范，导致单位没有建立合理的人才评价体系，管人用人不合理。机关事业单位在加大财力物力投入的同时，还应向具备先进经验的单位学习，引进信息管理技术理念和专业人才，将传统的档案管理模式转为数字信息化管理，保证档案的利用价值，着力提高数据初始输入的准确性与完整性，为后续管理提供保障。对于大多数机关事业单位而言，人事档案管理数据是比较庞大复杂的，需要在单位内部各部门之间做好沟通和完善，保证基础信息及时有效完整的录入，保障整个人事档案管理体系健全实施。

4.5提高人事档案管理人员工作水平

这里包含三方面内容。首先，要加强档案管理人员的业务重视程度。要明确人事档案管理是机关事业单位关于人员发展和企业发展的核心要素，是体现公平正义及带动机关单位发展的动力。同时，高素质人才的引进、容留和队伍的扩大，是保障机关单位发展的关键，因此，必须加强人事档案管理，同时严守保密规定。对涉及人员的重要资料，将作为公司机密，不外传不外发。其次，低素质的档案管理队伍将严重影响档案管理的质量和效率。档案管理人员要积极参与内部培训，做好系统软件的实操，并针对公司业务需求进行档案管理工作优化。再次，档案管理人员要严格按照单位人事档案管理规定执行，管理中各司其职，做好环节监督与流程控制。保障工作能力与岗位职责相匹配，提高自身服务意识。重视自身工作能力水平，不断提高自身的认知能力，同时也要关注人事档案管理对组织发展的重要性和关键性。管理者要增强人事档案管理人员的使命感，带动他们的工作积极性与热情。

4.6优化人事档案管理的工作环境

在机关事业单位内部，各个管理层次都应该积极的应用新技术，提高各项工作的质量与效率。对于人事档案管理来说，其工作量大，纸质版分类、提取与保存都要全面的重视。而应用计算机管理技术能极大的减轻工作量，方便工作人员进行更高层次的管理。因为我国地区经济水平不一致，部分落后区域的档案管理办公环境比较差，单位应该适当调整资金进行人事档案管理环境的改善，加大管理模式的研究，在良好的环境下提高工作效率，减轻工作强度。

结语

当今数据时代，如何充分利用数据信息带来更高的价值是各行业都要积极探索的关键内容。在大数据时代背景下，如何充分发挥机关事业单位人才和机构整体的行政效能尤其是技术推动力，人才是核心关键。构建科学合理的人事档案管理体系，采用信息化系统作为人事档案管理的手段，才能不断优化人事档案管理工作体系，提高人事档案管理数据使用效能，实现更好的招人、管人、用人，留人，实现人才发展战略，发挥单位职能。

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（作者单位：广东实验中学）