科研单位档案数字化建设与档案管理策略研究

张玲

摘 要：为适应数字化技术的快速发展并不断提升档案管理效率，科研事业单位必须重点开展档案数字化建设。基于此，本文将简单分析科研单位档案数字化建设要点，并深入探讨科研单位档案数字化管理策略选择，希望研究内容能够为相关从业人士带来一定启发。

关键词：科研单位;档案数字化;档案管理

一、前言

科研单位档案数字化管理在提高经济效益、增强工作连贯性、提升管理水平、实现档案共享方面均有着不俗表现，由此可初步了解科研单位档案数字化建设和管理的必要性。但结合实际调研可以发现，数字化建设意识不高、数字化设备不完善、管理标准不规范等问题仍较为常见，这类问题的解决必须引起重视。

二、科研单位档案数字化建设必要性

1.提高工作连贯性

科研单位档案数字化管理是时代发展必然趋势，同时，也是有效增强工作连贯性的重要手段。

一方面，科研单位档案管理工作内容本就十分繁杂，需要耗费较多的时间、人力，可是，借助于数字化管理手段则能够及时优化档案管理一些不必要的环节，有效缩短整个工作时长，提升档案管理工作效率。

另一方面，传统模式下的档案管理工作，在存档之后进行查阅与使用也需要耗费过多的时间进行查找，加大了档案管理人员工作量，可是数字化管理手段的有效应用，则能够直接借助关键词来查找，提升工作连贯性以及工作效率。

2.提高工作经济效益

科研单位档案数字化管理工作的顺利实施，还能有效提升工作经济效益。

一方面，传统档案管理工作需要耗费较多人力以及管理空间，所以，自然需要投入一定的资金与成本，加大了经济效益。可是，数字化档案管理则能直接利用计算机与服务器来展开工作，从而起到有效节约档案管理时间、提升工作经济效益的效果。

另一方面，应用传统方式进行档案管理，一旦出现问题，整个档案运行管理效率均会受到影响，可是数字化档案管理技术则不会如此，这也减少了经济支出。

3.提升档案管理水平

科研单位档案管理工作在数字化实施之后，整个档案管理工作水平也能得到有效提升。

一方面，科研单位档案管理数量较多，而传统管理模式下很容易出现各方面管理漏洞，可是数字化管理手段则能够将档案进行有效整合，借此来有效提升整个档案管理工作准确性，提升档案管理价值。

另一方面，信息技术不断发展的环境下，各个行业档案管理工作方式也明显有所优化，科研单位在这一背景下的档案管理要求也有了明显提升，而数字化档案管理才能更好地满足这一要求，真正有效提升档案管理精确性、简化档案管理经济效益的同时促进科研单位有效运行与发展。

三、科研单位档案数字化管理现状

1.数字化管理设备有待完善

科研单位在档案数字化管理期间，数字化管理设备不够完善属于较为显著的问题之一，而数字化管理设备运行情况则会直接与管理质量紧密相关，部分科研单位若没有按照实际需求来购置相应的数字化管理设备，档案数字化管理期间自然也会出现管理效率不高等情况。

再加上现如今数字化技术的不断发展，部分科研单位为了能够有效提升整个档案数字化管理安全性，自然需要及时进行设备优化，可是有些科研单位对于这一项工作尚未起到足够重视，没有做好定期管理，所以，在应用期间也容易出现一些问题，最终容易引发信息档案丢失、泄露等现象。

2.数字化档案建设意识不足

现如今，科研单位数字化管理实践实施情况还存在档案建设意识不足这一现象。

一方面科研单位档案数字化管理实际运行情况与工作人员重视程度相关，可是因为缺少足够重视、没有与时俱进进行创新与管理，这自然也就无法提升档案管理效率。

另一方面，档案数字化管理方式还是存在问题，员工自身数字化操作水平有待提升，最终也降低了其价值的发挥。

3.管理标准有待完善

科研单位档案数字化管理期间，管理标准有待完善也是管理期间的具体问题，缺少完善的档案管理制度约束管理人员，整个档案数字化管理质量自然也会受到影响。由此可见，数字化档案管理标准有待完善也是数字化建设期间存在的问题之一。

四、科研单位档案数字化建设要点

1.建设原则

对于科研单位来说，档案数字化加工属于系统性较强的工程，涉及较大的人力、物力、资金投入，同时，面临技术方面的挑战，因此，科研单位档案数字化建设应结合“6个原则”和“8个问题”展开。

“6个原则”源于美国国会图书馆的馆藏文献数字化建设经验总结，包括状态原则、价值原则、使用原则、试验型信息资源、原始资源特点、有助于存取，结合“6个原则”，科研单位档案数字化加工应重点关注待抢救的档案、珍贵档案、适合于数字化的档案、用户检索成本高或使用频率高的档案，并以此研究大规模数字化加工档案的方法和技术，提高档案存取效率。

“8个问题”源于哈佛大学学者的相关研究，具体问题包括“是否满足特定的需要”、“是否有很强的目的性”、“是否有工程效益和实用价值”、“是否可明显提高存取率”、“是否符合版权法”、“是否有充分的技术力量和經费”、“当前技术是否可满足要求”、“信息基础结构是否充分”。

全面结合“6个原则”和“8个问题”，即可明确科研单位档案数字化的投入和产出效益、档案的保存和使用价值，以及经费保障、建设标准、技术支持、用户需求、管理机制、可行性试验等方面问题，科研单位档案数字化建设的系统性特点可见一斑。在具体实践中，必须权衡利弊得失、考虑多方面因素，以此科学合理的规划档案数字化建设，科研单位档案数字化由此即可更好适应时代变革并满足自身发展需要。

2.建设要点

在具体的科研单位档案数字化建设实践中，可从数据库管理系统、数字化建设标准、安全防范机制制定等方面入手。

数据库管理系统的设计需遵循管理严谨、使用便捷原则，并全部体现科研单位档案管理涉及的所有环节，避免档案管理工作出现漏洞。在数字化档案生成后，应及时建立档案与数据库的关联，档案管理人员也需要详细登记档案的保密级别、生成时间、主要内容、维护要求，配合档案保存方式的变革，即可通过数字化保存和传统档案保存并举的管理方式，更好实现数字化存储，方便查阅和调用;

数字化建设标准的确立需结合科研单位的档案管理制度，如制度无法满足发展和改革需要，档案数字化建设应开展针对性改革，改革可从标准化制度方面入手，数据库类别、新档案需具备的内容、与科研档案数字化管理系统的对接、数字化档案保存等标准必须由此明确。从数字化角度为科研单位档案的保存、收集、使用提供制度保障，不必要工作的省略、科研单位相关工作的更高质量开展可由此获得支持;

安全防范机制的制定需关注数字化档案的管理和使用权限，相关的安全监控也不容忽视。为保证数字化存储的档案内容安全，必须明确划分阅读档案人员权限，并从授权角度规范不同档案的安全和保密级别。必要时，还应通过网络监控、文件防写、文件加密等方式保证档案安全，问题在出现后及时的追根溯源也能够得到保障。

值得注意的是，科研单位的档案数字化建设应分轻重缓急，对于需要长期和永久保存的电子档案，如科研成果报告和公文，不应仅在服务器上备份，还应脱机刻录在光盘上或存入磁带库，双套制的充分应用也需要得到重视。而考虑到大中型科研单位往往存在大量磁性材料载体的声像档案，这类档案的数字化保存同样不容忽视。由此结合单位的经济能力及生产和发展需要，即可针对性确定数字化加工的内容和方案，可委托外包加工，也可以购置软件和设备自行加工，拯救性或重要的声像档案应最先进行数字化处理，一般性或非重要的声像档案则可以不数字化或后数字化，档案数字化建设的理性化程度可由此大幅提升。

五、科研单位档案数字化管理策略选择

为提升科研单位档案数字化管理水平，应从四个方面入手，具体包括提高管理人员专业能力、强化建设意识、完善管理标准、探索大数据档案精益管理。

1.提高管理人员专业能力

为提升科研单位档案数字化管理水平，档案管理人员专业能力必须得到提升，这是由于档案管理人员的专业能力直接影响管理质量，且科研单位档案管理工作具备复杂性高、工作量大的特点，档案数字化也对档案管理人员提出了新的挑战。

为提高管理人员专业能力，可针对性开展培训工作，如聘请档案数字化管理专家开展讲座、指导，以此保证档案管理人员更深入理解数字化档案管理流程与方法。为避免管理环节问题影响科研单位档案管理工作发展，还应借鉴国外档案管理办法，并设法提升管理人员的管理责任意识。具体实践应结合国外优秀的档案管理策略和制度，总结相关优点和不足，以此将相关优点融入档案数字化管理，科研单位档案数字化管理的基础可由此夯实。

此外，考虑到档案信息化建设属于集合信息技术和档案管理的系统性工程，涉及计算机技术、现代信息技术、网络技术、数字化技术等专业知识，因此，科研单位档案管理人员还需要努力提升自身的信息技术水平，科研单位应由此建立一支同时精通信息技术和档案专业知识的复合型档案管理队伍，结合档案信息化建设的发展规划，科研单位的档案管理数字化水平即可实现进一步提升。

2.强化建设意识

为适应新形势下的发展需求，科研单位还应设法强化档案管理人员的建设意识，以此解决档案管理人员对数字化档案管理认识不足、意识不高问题。在具体实践中，对数字化档案管理认识不足的档案管理人员很容易出现工作失误，这类问题的解决应关注档案管理人员的建设意识培养与强化，科研单位管理层也需要加强对档案数字化建设与管理的重视程度，以此为档案数字化建设和管理奠定基础。

档案工作软硬件设施建设也需要得到重视，以此结合科研单位实际，设法争取财政支持，即可完善海量存储设备、复印設备、输入设备等硬件基础配置，配合档案管理的应用软件与单位内部局域网，档案资源共享也能够更好实现。

3.完善管理标准

管理标准的完善也能够较好服务于科研单位档案数字化管理，这是由于管理标准能够对档案管理人员的行为进行约束。

在具体的科研单位档案数字化管理工作中，档案管理各部门的联系加强可提升管理工作有效性，因此，档案管理制度需明确各部分的工作责任和工作内容，并开展针对性整理，保证管理制度更好服务于科研单位档案数字化建设。在管理标准的完善探索中，为提高标准的规范性，应重点分析其他科研单位的档案管理标准，并从中借鉴优秀经验，各行业企业的档案数字化管理经验也具备较高借鉴价值。

此外，数据库存在的类别差异也需要引起科研单位重视，为保证科研单位档案数字化管理采用的工具最大化发挥自身效用，科研单位必须慎重选择管理工具和数据库种类，以此更好服务于档案数字化管理。

4.探索大数据档案精益管理

为适应档案数字化建设，科研单位档案数字化管理还应关注大数据档案精益管理，通过树立大数据管理理念、实现档案资源自动采集、探索档案资源共享，档案数字化管理即可更好服务于科研单位运行和发展。

大数据管理理念包括信息化思维、档案服务思维、资源共享思维，由此开展针对性培训，即可基于大数据档案精益管理理念进一步推进科研单位档案数字化管理升级，科研单位的全体人员也能够更深入认识档案信息再利用的重要性，档案利用率提升、档案管理系统升级、乃至行业的进步与变革均可由此获得有力支持;

档案资源自动采集的实现需应用先进技术，通过应用大数据技术，即可自动抓取档案信息，结合科研单位的网络数字资源，动态实时把控的档案利用、个性化与精准化的档案数字化管理均可由此实现;

档案资源共享的探索应关注大数据时代变革，由此做好档案资源的整合工作，并将其归类为档案数字资源、档案基础资源、档案管理资源，即可结合大数据精益化管理理念，有效划分档案资源种类，配合相关标准和制度的整合与升级，大数据精益化档案管理标准体系可由此建设，该体系可较好服务于科研单位档案数字化管理升级。

六、结论

综上所述，科研单位档案数字化建设与档案管理需关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的提高管理人员专业能力、强化建设意识、完善管理标准、探索大数据档案精益管理等内容，则提供了可行性较高的档案数字化建设与管理路径。为更好满足科研单位需要，各类新型档案管理理念与工具的应用必须得到重视。

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（作者单位：新疆畜牧科学院）