从受捐业务看公立医院内部控制建设

任风梅

一、研究背景和意义

《行政事业单位内部控制规范（试行）》自2014年实施以来，为事业单位内部控制建设工作提供了明确的政策指引和规范，但由于某些医院对内控建设认识不足，导致内部控制理论框架在医院管理中落实不完善。

本文以疫情期间公立医院接受捐赠为出发点，通过对捐赠活动的风险点进行分析和评估，探讨以风险为导向、将内部控制理论应用于公立医院管理实践的方式，旨在规范公立医院捐赠工作，落实内部控制，建设健全内部控制管理体系。

二、捐赠活动风险分析

风险评估是行政事业单位内部控制建立的主要步骤。首先，我们按照事前、事中、事后的逻辑，对接受捐赠业务进行一个全面的风险点梳理和评估。

（一）募捐准备期（事前）

1.募捐主体和受捐物资范围不合规。部分主体既不具备法定募捐资格又无国家、省、市等临时重大决策文件作为募捐依据，存在募捐主体违规风险；募捐公告发布内容不合规，未明确募捐物资范围；对社会捐赠来者不拒、照单全收，存在募捐范围违规风险。

2.决策流程不合规。部分单位未按照规定履行决议流程，或无相关决议文件留存备查。

3.未设置专门的组织机构，职责混乱。部分单位受捐物资多头收发、多部门管理，不仅给捐赠者联系捐赠事宜带来难度、浪费机构人力物力重复劳动。

4.无流程管理和制度依据。没有明确的管理流程和制度，导致物资管理随意化；没有经过集体审议和法律部门审核的合同模板，易产生法律风险；未建立相关物资台账，导致数据记录不全、不准；未及时申领财政部统一印制的公益事业捐赠票据，导致不能为捐赠者及时提供有效证明。

（二）物资管理期（事中）

1.捐赠物资质量存瑕疵。捐赠物资权属不明，不归捐赠人所有或权属存在纠纷，捐赠人不能提供捐赠物资有效的三证，或物资质量不符合医疗物资需求。

2.捐赠事宜违反公益性、无偿性原则。警惕因接受捐赠产生的、影响后期采购业务公正性的事项，警惕借捐赠之名行变相销售、定向采购、利益输送之实，产生廉政风险。比如接受捐赠仅可使用封闭式耗材的大型设备，且该耗材价格远高于市场同类商品。

3.捐赠物资数量和产品货不对版。捐赠物资数量和质量未经库管员和质检人员核实办理入库，导致物资使用和发放中出现数量不符、长短差异。未核实捐赠物资有效期限，导致部分已临近有效期限的物资过期浪费。

4.物资发放无依据，任人唯亲。捐赠物资发放无固定规则，未经单位领导班子集体或内部民主议事会议集体决策，导致物资发放成为相关部门和人员的一己私权，亲朋厚友，厚此薄彼，缺乏公平合理性，引发贪腐风险。

5.库存管理不当，物资毁损。未按物资存储要求的干湿度、酸碱度、温度等规定存放，捐赠物资降低甚至丧失有效性；未按规定分区存放不同物资导致物资存放混乱，易引发安全事故；重点物资未单独标注、存放、入账，如高、低等级防护服混放。

6.物资未及时分配处理，物资浪费。接受捐赠物资后未及时对物资进行合理分配和使用，导致物资的浪费和一线物资的紧缺，易引发社会舆论危机和信任危机。

（三）公示报告期（事后）

未及时公开接受捐赠和使用信息。《卫生计生单位接收公益事业捐赠管理办法》中规定，受赠单位应当建立健全受赠信息公开工作制度。如接受捐赠物资信息、受赠物品使用信息等，以提高受赠物资使用和管理工作的透明度。未及时公示受捐情况属违规操作，易引发社会质疑、监管机构督导和处罚。

三、内控理论框架下的捐赠业务规范

根据COSO（美国反虚假财务报告委员会下属的发起人委员会）内部控制有效性评价框架，完善的内部控制包括内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五大要素。针对以上风险评估结果，受赠业务的内部控制体系建设还需从以下几方面入手：

（一）内部环境建设

首先，明确组织架构。除指定专门负责捐赠事宜的管理层（一般为副院长），医院还需设立专门的捐赠管理部门，同时组建由捐赠管理部门牵头，财务、质检、仓储、审计等多个部门参与的捐赠管理小組。

其次，建立清晰的议事规则和决策流程。按照院长办公会、分管副院长、捐赠管理小组办公会、捐赠管理部门主任等不同职责确定不同审批权限和办事流程。

再次，落实参与各主体责任。捐赠管理小组负责对外联络捐赠事宜和接收捐赠物资，质检负责物资品质检验，仓储进行物资分类管理，财务进行账务处理，审计全流程监督管理。

最后，健全捐赠管理办法和流程建设。用制度规范捐赠议事流程、捐赠管理、物资使用规则，将“管理制度化、制度流程化、流程标准化、标准责任化”。

（二）业务层面控制活动

1.合同管理

规范统一的合同模板，不仅可以规避法律纠纷、合同纠纷，同时能提高工作效率。接受捐赠前需准备一套经法律、财务等部门审核的合同或者感谢信模板。捐赠合同中需明确“自愿捐赠”“捐赠物资有效期内（最好超过6个月）”“质量符合相关产品标准”“拥有物资完全的处分权”等字样。也可同时准备形式简便一式两份的感谢信，信中载明捐赠方、捐赠物资以及相应数量等要素即可。

2.物资管理

验收入库。安排专业的验收小组负责捐赠物资的验收入库。验收小组除核实每一单捐赠物资数量外，需再次核验产品合格证和有效期、收取产品说明书、生产企业资质及注册备案等相关资料，并安排专人（设备、院感）对物资品质进行评估，确保符合临床使用标准和要求。

库存管理。捐赠物资纳入单位库存统一管理。单独建立捐赠物资管理台账，出入库均应按照物资最小计量单位分别做好物资收发存登记，重要物资单独分类登记，重点管理。有库存管理系统的录入系统进行系统管理，跟随实物打印出、入库单，领用人、入库人签字。

分配出库。医院需结合实际情况划分物资保障对象优先级别，如本次疫情中按与新冠肺炎患者接触程度，将临床一线抗疫人员列为首要保障对象，其他临床医生次之。按照分层级、保重点的分配原则将捐赠物资及时分发使用。按规定严格出库手续。

3.细化账务处理

捐赠物资纳入受赠方资产统一管理。库管员需定期将捐赠物资资料交予财务，财务根据出入库单估价入账、核算。根据政府会计准则对公允价值的规定，捐赠物资按照以下顺序确定价格：按照捐赠方提供的有关凭据注明的金额加上相关税费运输费等确定；没有相关凭据可供取得，但按规定经过资产评估的，其成本按照评估价值加上相关税费运输费等确定；没有相关凭据可供取得也未经资产评估的，其成本比照同类或类似资产的市场价格，加上相关税费运输费等确定；没有相关凭据且未经资产评估，同类或类似资产的市场价格也无法可靠取得的，按照名义金额入账，相关税费运输费等计入当期费用。对于达到固定资产确认条件的，需按照固定资产的相关规定进行处理。

（三）信息与沟通

1.举报和投诉制度

建立举报投诉管理制度和举报人保护制度，明确投诉处理程序、办理时限和办结要求，并做好制度的宣传和落实。

2.定期沟通制度

建立健全容错改错机制，通过周会等定期总结，对捐赠物资过程中出现的漏洞问题进行有针对性的修正和完善。

3.公示制度

按规定在受捐单位门户网站及时公示，公开捐赠物资的来源、数量、去向等信息，并在会计报表附注中对捐赠情况进行会计披露。

（四）内部监督

1.多部门联合监管

强化财务、内审、纪检等部门的监管合力，完善内控制度、充分发挥内审作用，落实各项政策规定，使用等管理全过程的监督检查，建立责任追究制度，出现问题，嚴肃问责。

2.定期盘点，分类分区摆放

捐赠物资管理小组需定期对物资进行盘点和抽查，协助仓库管理人员加强捐赠物资管理。物资出库入库由专人管理，入库清点，出库清点，定期盘库存，特殊重点物资辅助账可按品牌出入库。

3.穿行测试

纪检、内审作为医院运营过程中的监督管理部门，需定期对捐赠物资管理过程进行穿行测试，对管理中的问题及时提出修正意见。

内部控制是一个动态过程，嵌于单位经营发展的整个过程之中。各公立医院应形成以风险为导向、以内控体系框架为引领的管理思路，建立完善的内部控制体系建设，以实现现代化医院管理水平的提升。

（本文作者单位：深圳市第二人民医院）