关于医院档案归档管理要点的探讨

郑轻舟

摘要：医院的档案归档管理包含了各种工作内容，如医院科研档案、财务档案以及医院病患病历的收集整理、归纳保存等工作，医院档案资料不仅见证了医院的发展历程，同时也是影响医院持续建设和发展的关键因素。目前来看，有些医院的档案归档仍存在一些不容忽视的问题，严重导致了医院档案归档分类的工作效率大大降低。针对这一现象，本文结合实际工作，针对医院档案归档管理工作的要点进行分析和探讨，提出几点相关策略，以便为各位医院同仁提供参考。

关键词：医院;档案归档;管理要点

医院档案包含了众多档案种类，如医院科研档案、财务档案以及医院病患的病历、文书档案等，这些医院档案是见证医院发展历程的资料信息，同时也为医院今后发展的战略决策提供了良好的信息支持[1]。但是目前，仍有一些问题在影响着医院档案归档工作的顺利开展，这些问题导致了医院档案归档分类管理效率大大的降低，同时在收集和整理医院文件时还出现了各种不利于医院发展的情况。因此，医院要想持续发展，就需要档案管理工作人员对传统的档案归档管理工作进行完善，为医院的发展打下稳固的根基。

一、医院档案归档管理的现状及问题

（一）科研档案，归档效率低

每年医院都会开展大量的医学科研工作，生产了较多的科研成果，以及学术论文、医疗书籍等资料，当中也包含了例如经国家批准的临床研究项目等重要档案资料，这些研究课题普遍都要经历数年，才能完成从开展研究工作到成功立项，这就导致在研究课题过程中会有数量巨大的研究档案信息形成。但是，这些课题档案资料往往都会在科研人员或科研部门的手中进行保存，因此，在对科研档案进行收集整理时就面临了困难，大大降低了医院档案归档分类管理的工作效率。

（二）设备档案，信息不齐全

医疗设备是医院资产中最为重要的固定资产。如今，我国的医疗事业正在不断的迅猛发展，各地医院为了使自身具备强大的市场竞争力，开始不断的添置较为先进的医疗设备，这就产生了各种医疗设备购买申请、设备安装资料、维修养护报告、性能检测报告等数量较大的医疗设备档案信息。其次，部分医疗设备管理部门出于种种原因，在设备管理人员对这些档案进行处理时，并没有及时把这些设备信息移交给医院档案管理部门，就会导致设备档案信息发生丢失或损坏等各种情况，对医院档案归档管理工作产生了较大的负面影响[2]。

（三）电子档案，管理不完善

随着信息化科技的不断发展，医院档案归档管理部门相应的开展了档案信息化管理，产生了大量的电子档案。但是由于医院的档案管理部门仍有一部分年龄较大的管理工作人员，对信息化管理技术掌握不够熟料，以及受到传统档案模式的影响，导致了对档案“重纸质，轻电子”的情况发生。同时，由于医院对档案归档管理制度不完善，从而忽视了医院内部传阅的表格、公文等电子档案信息，甚至还有一部分地方医院并没有开设专门的档案归档管理部门。

二、医院档案归档管理的重要性

（一）提升医院管理效率

在医院长久的发展历程中，档案归档管理是极其重要的工作环节之一，医院档案归档管理包含了医院各种档案资料，如：人力资源、设备档案等[3]。其中，占据重要地位的是人力资源，这是医院保证持续发展的重要核心;设备档案是记录医院设备买卖、维护、使用情况的有效管理凭证;而患者档案直接影响着医护人员与患者间的关系。有效的开展档案归档管理工作，是保障医院综合能力得以有效提升的重要基础，通过档案归档管理工作，实现医院健康、持续发展目标。

（二）进一步实现医院正规发展

基于医院的长期发展历程来看，医院性质与社会企业有异曲同工之处。因此，医院为了实时掌握经济发展状况，实现利益最大化，也涉及了大量的财务审计、信息资料等。档案归檔能够在医院开展相关工作时，提供有利的基础数据信息，为医院的发展战略策划给予支持，以此实现医院正规化发展。因此，开展医院档案归档管理工作时，全体医护人员需严格遵守相关管理制度，这将有效避免医护人员发生工作失误情况，并深入挖掘医院发展过程中的各种问题。

（三）明晰医院事件发展进程

随着我国社会的迅猛发展，推动着信息加快传播速度。近年来，逐渐形成了较为紧张的医患关系，甚至频频发生各种医患冲突事件，此类情况的发生，对医院的良性发展来说，是极其严重的危害。开展有效的档案归案管理工作，是有效避免医患冲突事件发生的重要途径，将充分还原事件的本质现象。同时，档案归案管理还能在一定程度上维护医院的基本法律权益，保证全体医护人员工作安全。例如，医生与妇幼发生冲突事件时，妇幼资料管理将有效的为相关单位提供事件资料凭证，保证医院事件的法律实效，保护医院合法权益。

三、提高医院档案归档分类管理的效率对策

（一）创新归档手段，完善档案归档管理规范

想要使医院档案归档工作效率得到有效的提高，科学合理的制定档案管理制度是基础的前提条件。对档案归档面临的各种问题及困难，要及时的进行解决，对档案收集整理、保存利用等各个环节制定较为完善的管理规范制度[4]。例如，对各种科研申请书、科研成果信息、各种合同、学术论文等档案信息定制各种档案资料盒，进行统一存放，还要对各种档案资料盒制作清晰的档案目录，方便日后的借阅查找。另外，医院还要将归档管理工作分配给每一位管理人员，让他们充分的了解到自身的岗位职责，以此来提高医院档案归档分类的管理工作效率。

医院的档案部门还要对本院当前的科研实际水平进行充分的分析，并以此分析结果作为基础，结合现代化管理理念，勇于创新、完善档案归档管理方法。积极开展科研成果数字信息化管理方式，促使档案信息查阅更加便捷、更加精准。同时，使档案归档分类管理从根本意义上实现规范化、现代智能化标准，彻底发挥医院档案的价值。

（二）开展管理培训，提升档案归档分类效率

医院领导层要对本院的具体情况进行实时研究和分析，对现有的档案管理部门的工作人员开展相应的培训和学习，使他们拥有更先进的档案管理理念，促使管理人员能够更加科学合理的对档案进行收集归纳、整理保存。另外，医院在对档案部门工作人员，以及医务人员开展业务培训学习时，还可以聘请专业的档案信息化管理技术人员，结合医院不同的档案资料，将系统化的档案存档标准传授给被培训人员，帮助他们形成良好的归档意识理念，促使档案归档质量有效提高。

（三）制定奖惩制度，促使管理人员工作积极

为了使医院档案归档管理人员提高自主工作性，就需要对他们的工作动机进行彻底的激发，充分调动他们的工作积极性。医院管理者可以定期针对档案归档工作开展一些评优活动，对档案归档工作中表现优异并且能够认真对待工作岗位、谨遵岗位职责的管理人员给予物质奖励或精神奖励，另外还可以将这些评优结果作为他们晋升的考核依据。

医院还可以在科研项目开启之后，从科研经费中预留出部分资金，当作是科研人员的档案归档保证金，促使在科研项目结束之后，科研项目小组能够主动移交所有科研资料信息，帮助科研档案归档工作能够顺利完成，否则保证金将不予归还。通过提高医院所有医务人员的档案归档意识，完善档案归档奖惩制度，不仅能以最快的速度完成档案资源信息的归档分类工作，同时还能对所有医务人员带来紧迫感，使他们能够对医院档案归档的重要性有足够的认识[5]。

（四）规范管理制度，建设信息化的管理平台

通过上述的文章内容可以看出，运用传统的纸质档案归档模式对医院档案进行管理，会大大降低医院档案归档分类的工作效率，同时还会对档案资料信息的精准性带来较为严重的影响。近年来，随着迅猛发展的互联网科技，医院的档案归档管理工作也务必要紧跟大数据时代的脚步，对管理模式不断创新。首先，医院要加大档案信息化管理的建设力度，投入资金购买计算机、打印机、扫描仪等先进科技设备;其次，聘请专业信息技术人员针对医院的具体情况设计档案信息化管理软件系统，使管理人员在操作软件时更加系统化，确保在调阅档案信息时准确率更高，调取速度更快。

首先，医院在建设档案信息化管理软件系统时，还要对档案部门的管理人员进行技术培训，要求广大的档案管理人员转变自身的工作理念，摒弃传统的纸质档案归档模式，使档案信息化管理软件系统充分发挥其实质效用。其次，医院还要规范档案信息化管理制度，做到对收集来的档案进行数字转换时不漏记，认真对待每一项档案数据[6]。最后，医院还要加强档案管理人员的法律意识，做到不利用自身的职务便利，窃取或泄露科研成果、病患信息等資料，做到在档案管理室不进食、不吸烟、无明火，促使管理人员提高个人的综合修养，更好的为提高医院档案归档分类的管理工作效率做出努力。

四、结语

综上所述，在医院的整体管理工作中，档案归档管理是极其重要的关键管理环节，医院的档案归档管理人员要充分了解自己的岗位职责，努力做好自己的本职工作。医院要想持续发展，就必须正确的认识到档案归档管理工作的重要性，利用各种管理手段来提高医院档案归档分类管理的工作效率，帮助医院能够稳定、良性的不断前进。

参考文献

[1]李莹.医院档案管理的现状及对策[J].科技经济导刊，2018（18）：182–183.

[2]吕志勇，莫言娟.浅议医院档案管理的信息化建设[J].中国卫生标准管理，2018，009（13）：4–6.

[3]王杰.创新医院档案管理提高档案工作水平[J].卷宗，2019，009（04）：61.

[4]朱雪梅.医院文书档案管理工作的要点分析题目[J].中国保健营养，2018，028（31）：391–392.

[5]牟琳.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].卷宗，2018（02）：9.

[6]曾霞.基层医院文书档案收集与归档工作管理的探讨[J].管理观察，2019（36）：63–64.