内部管理结构视角下企业督查督办工作机制探索与研究

赵培杰

摘      要：在企业内部管理中，完善督查督办职能与机制，是监督企业运营工作进展、监督企业内部按照规章办事、及时发现并处理问题的有效方式。本文主要在内部管理结构视角的观察下，对企业督查督办机制进行重新审视与探究，梳理出督查督办工作机制的有关结构、不足以及工作流程，最后再贴合实际提出几点看法与结论，希望能给相关的企业管理者一点理论指导与建议。

关键词：内部管理结构;督查督办;工作机制;工作流程

督查督办在众多企业中都有存在，是内部管理不可忽视的重要部分，起着督促业务进行、行政落实、财务核算等工作的作用。但现阶段，仍有大多数企业无法在公司内部达成完善的督查督办工作机制，督查督办的职责与职能也没有很好的得到落实，进而无法保障起到高效便捷的作用。因此，随着智能信息化社会的发展，越来越多的企业加入到内部治理改革的潮流中。督查督办工作机制得到广泛关注与使用，希望打造出系统化、结构性、高效率、权责分明的独特企业文化，实现企业结构性转型升级。

1.企业内部管理的结构整述

如今，企业为创新管理理念、打造专有企业文化，积极投身于内部管理的工作积极的探索与研究工作中，大致研究的内容和方向可分为“创新企业管理与文化理念”“改造企业现行运营模式”两个方面。主要通过研究企业内部治理结构来达成创新现代企业组织结构的效果，打造出适合企业自身的独特高效工作模式。

管理结构，简言之就是企业内部的权力分割、运作与整控，是一个企业或公司内利益群体的联系与牵制。要想拥有一个平衡且良性的企业管理结构，就必须做好权力的分配与运营，进而确保该企业的正常运作与可持续发展。管理结构对于外部管理结构的维持，一般来自于该企业与外部社会资源、资金市场乃至政府的联系与磨合。除此之外，内部管理结构，则需要通过修改或创新公司制度来优化平衡内部权力管理，最终达到良性管理的效果。

由此可知，管理结构是有关组织想要达成治理目标的一种手段，是维护、协调组织内部或外部相关利益群体的一种方式，是保障企业获取经济效益并实现持续发展的一个路径。因此，必须在内部管理结构视角下对企业督查督办工作机制进行深入探究，重新考虑新形势下的企业治理模式与手段，不仅做好梳理理论成果的准备，又可以重新思考适应新时代的创新机制。这对于调整企业内部结构、做好企业内部治理工作、推动企业可持续发展有着现实意义。

2.督查室在督查督办机制中应履行的职责

专门成立督查室来负责督查督办相关工作，有利于系统推行企业督查督办工作机制，将督查督办的工作方式与工作流程细节化、规范化。能够有效提高企业员工督查督办的主动性，提升监督与工作效率。我们可以将企业督查室的工作职能分为四部分：

2.1拟办

在企业高层做出重要战略部署或工作计划等重要事宜后，需要经过督查室根据上级决策以及下层部门职能等内容进行明确内容分工，再由督查室主任提出拟办意见，提交上级领导审批通过后，下发基层部门开展办理。除此之外，督查室还要尽可能地将目前督办工作与企业的整体规划蓝图进行分析与联系，提前提出并解决有可能出现的问题。

2.2交办

之后，督查室将拟定好的督查督办事宜通过e-mail或办公软件等手段下发至承办部门。邮件内容应包括任务要求、任务完成时限、总负责人、项目督查负责人等。在这一阶段，督查室必须做好与上级领导以及基层承办部门的沟通与协调工作，及时反馈意见建议。跨部门、跨工种交流需要督查室内部具有较完善的协调体系、要求督查室员工具有优秀的沟通能力。

2.3督查督办

在承办部门办理业务的过程中，督查室也不能忘继续了解、督办承办部门的工作落实与完成情况，认真履行督查室督察督办的工作职责，进而确保相关任务能够有效推进，有序开展。在发现落实难点后，及时做好沟通协调工作，将上级领导的指令与意见及时反馈给承办部门。当然，对于承办部门消极怠工、无法按时完成的情况也要及时制止，积极督促。

2.4总结、反馈与归档

在任务完成后，承办部门应撰写好工作报告并发送到督查室邮箱，督查室在审查完成后，将任务完成情况与自身督办进度做好总结，向上级领导进行总结汇报。在领导审批通过后，及时对下级部门进行意见反馈，并做好相关的归档工作。

3.现代企业实施督查督办机制中出现的问题与不足

在我国，大部分企业对于督查督办工作还停留在出现问题后再安排督查室进行督查督办的阶段，并没有将该机制充分吸收，趋于管理常态，不能充分发挥出督查督办机制的全部作用，难以满足企业发展的众多需求，逐渐暴露出了以下问题与不足。在我所在单位的督查室工作当中，通常都包括企业决策商议、重点工作分配、战略规划与部署、问题事件跟进等督查督办工作内容，会涉及企业的方方面面。并且，企业发展规模的加快也会使得督查督办事件的增加，因此必须增加督查室的建立，督查室必须总体把握公司战略与发展把向，将事前诸葛做到极致，主动地将企业重点工作、重点战略归于自己的督查督办方面。

3.1督查督办的工作职责不清晰、同事间缺乏默契

一般来说，大部分拥有督查督办机制的企业都会建立起一个专为督查督办服务的督查室，以应对企业内部需要应对解决的工作或问题。但由于部分公司对于督查督办工作机制只是照抄他家，缺少强而有力、行之有效的监督制度，导致公司督查室的领导人领导力不足、同事间缺乏默契，职责与职权的不清晰也导致督查室内部不和。而在需要督查督办小组重点跟进公司决策制定或重点业务进展时，调配各方資源就成了小组急需沟通协调的问题，需要小组成员间相互配合、协作。如果部门同事无法紧密配合其他成员，就容易导致工作草率马虎，根本无法发挥出督查督办工作机制的高效作用，甚至容易引发部门间的矛盾、延误其他工作的进行。

3.2督查督办机制的工作流程模糊

督查督办工作小组一般都是为了专项任务，工作时间相对较短，缺少对企业长远战略目标或持续推进工作的跟进与监督，对企业的未来蓝图与整体规划缺乏认知，进而无法将相关事宜进行有效联系，工作预案不具备可行性与科学性。这就导致督查督办的效率低下。并且，在督查督办事项结束后，也没有一个合理的总结整理与经验反馈，公司系统可能缺少督查督办工作反馈项，进而使得公司督查督办工作短期化，无法形成系统的、可借鉴的大型工作归档数据库。

3.3督查督办分类不明确

受目前大环境影响，要对督查督办的所有事项进行分类整理，以在下次类似任务分配时可以按类进行、按需借鉴。但目前我国大部分企业的督查督办分类尚不明确。

4.企业实施督查督办工作机制的具体流程

企业的传统督查督办形式主要通过电话督促、制定通知或质询等来实现，但从当前情况来看，传统的督查督办方法效率较低，无法充分发挥出督查督办的高效作用。上文提到企业推行督查督办机制的缺陷与不足，可以归结于三方面，比如督查督办的职能职权不明确，导致执行力度不强，无法达成良好效果;还有就是督查室专业人士较少，缺乏高质量、远瞻性强的成员;最后便是督办工作不闭环，效率低且效果差。

因此，在高新科技飞速发展的今天，企业必须利用信息化的互联网技术来完善自身的督查督办机制，以提高治理监督效率，提高业务跟进能力。必须通过对互联网、办公网络、数据库等技术的合理利用，开发适合的办公软件，理清督查督办的科学工作流程，进一步保障督查督办的有效性与自主性。平台化、系统化的管理模式有利于实现闭环效益，真正实现无纸化、自主化、现代化。一个合格的督查督办流程，应该是从将企业重点发展战略、阶段性工作纳入管理平台，实现线上有效管控开始。并且，要在现实运转时，由督查督办的制定部门发起督办内容与形式，再在有关决策人讨论审批通过后，由平台系统自动发送到有关部门与相应负责人邮箱内，优化了人力下达的低效率缺陷，在第一时间便成功下达督查工作。与此同时，有关部门在审核好相关督办要求后，整合实际情况并完成总结汇报，上传至办公平台，再由电脑转发至督办领导或工作小组。这样一来，大大减少了信息传达过程中出现的时间与人力浪费情况。

5.促进企业优化督查督办机制的建议

督查督办工作机制的根本目的是为了便捷企业工作，达到有效监督管理的效果，并且一直服务于企业的高层利益体。因此，新形势下的督查督办工作机制也必须在纵观全局、统筹规划、审时度势中实现优化与运转。

5.1做好事前交流，掌握任务核心

首先，督查督办的有关人士必须在任务发出的第一时间便了解项目背景等具体情况，并且与小组同事进行充分沟通交流，避免在督办工作过程中出现矛盾。还要与承办部门做好及时沟通，掌握任务的核心与关键。其次，督办人员在督办时要尽量用会议领导原话进行立项，把相关会议的会议精神与纪要吃熟吃透。最后，要及时整合规划目前的督办进度，定期向领导汇报跟进進度与效果。

5.2充分认识解决问题才是督查督办的关键

督查督办的成果始终应该体现在问题的解决、工作的推动、战略的落实上。督办人员必须时刻秉承着脚踏实地、实事求是的方向与原则，始终以问题为导向来开展工作，对于督办工作与任务原原本本的落实下去、踏踏实实把人体解决，这样才能达成实效，才可以充分发挥出督查督办的作用。

5.3重视督查督办形式与手段上的创新

首先，传统的企业督查督办一般由上级发现问题后，下发督办通知并要求下级有关部门配合，这样无法实现闭环，发现的问题有效，解决问题的难度也较大。但是我们可以将思维逆向，深入基层工作，与基层员工面对面交流，根据企业基层的实际情况与看法来开展工作。其次，持续跟进往期的督办工作后续进展，不可只在战略起步落实期、问题解决后就放弃督查，必须持续跟进回访，只有在反复检查核对发现无问题后才可以结束任务，以免出现下级部门弄虚作假，营造积极工作、政令有效落实的表面。最后，充分结合联合调查、实地督办、网络沟通、抽样检查、持续跟进等方式方法，进行有效的多形式督查督办，督办小组定期向领导汇报进展，及时将上级领导的思想与要求下达至基层，调度好基层的工作资源分配，进一步实现督办高效、督查无误的目标。

结束语

综上所述，督查督办工作机制如果在企业中充分实现，能够有效提高企业工作效率与政令执行力。企业要建立起一个专门的督查督办部门，在相关督办工作中起到协调的纽带作用，同时利用新型的互联网技术建立适宜的办公平台，在企业各部门间建立起有效联系与沟通，也便于上级到下级的监督管理、便于督办小组给领导及时反馈。最终实现企业的可持续发展与运转。

参考文献：

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