档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究

摘 要：高职院校档案记录学校发展历史、制度变迁以及与之相关的历史文化内容，是档案工作不可或缺的一部分。当今社会，随着基础设施的不断完善和计算机网络技术的高速发展，建立高职院校综合档案信息化管理平台，推动综合档案信息化建设，是高职院校档案管理发展的必经之路，对推动我国高职院校发展具有重要的现实意义。基于此，本文阐述了高职院校档案信息化管理的必要性，以及影响学校信息化档案建设的主要因素，并提出针对高职院校信息化档案管理的具体举措。

关键词：档案信息化 高职院校信息化建设 策略研究

中图分类号：G270.7  文献标识码：A    文章编号：1003-9082（2020）09-00-02

引言

高职院校档案是学校发展历史、演变规律、制度变更、学科专业、校园管理等重要内容的记录和传播载体。与此同时，学校档案也是教育部院校资质评估的重要参考资料，高职院校专业建设和特色发展评比更离不开基础材料的支撑。随着计算机电子技术的发展，以及互联网的广泛普及，档案信息呈现出数字化、信息化的发展趋势，高职院校档案信息化管理具体包括档案网站建设、数字档案馆建设等。一、高职院校档案管理信息化建设的必要前提

1.强化高职院校档案建设的内在需求

档案是学校重要的信息资源，档案部门则是学校信息存储资源库，高职院校的档案部门提供档案信息的存储、查询和编辑功能，是给学校决策提供参考信息的重要部门。档案部门是学校重要组成部分，具有非常大的建设前景，信息化档案建设符合信息化社会的发展趋势，也负荷高职院校升级档案服务的重要需求。

2.支持高职院校发展的职能要求

档案是推动高职院校发展的重要动力，它记录着学校的变迁史和改革历史，是高职院校从建校到发展的过程中教学质量、管理情况和校园秩序的全面归纳，它对高职院校科研成果总结、评估，对教师职称的评估、高职院校科研成果总结有着不可替代的重要作用，高职院校档案是提高学校师资水平的重要手段，特别是对于参与评估期或者转型期的高职院校，档案对推动学校发展具有不可替代的促进作用。

3.增加管理效益实际需求

高职院校的档案数量与学校历史长度呈现正相关的关系，即学校历史越悠久，其流传和保留下来的档案信息量和数量也越多。随着时间的推进，学校档案信息量越来越多，传统的管理方式无法保证档案完整度，且非常消耗人力和物力，此外，传统的档案管理主要依赖文书记录，使得档案使用者无法快速定位所需信息，提升档案管理所需的人力成本与时间成本。高职院校信息化档案建设可以增加档案存储效率，提升档案信息提取速度，有效保证档案的完整度，节约档案管理的人力和时间成本，完善档案工作，保证档案工作的效率。

4.加快资源共享的应用要求

当信息化在高职院校档案建设中普及后，大数据技术将会更广泛地应用到学校电子档案馆，学校档案内部交流更加方便。大数据技术给指定人规定权限，师生可以在大数据定义的权限内快速查询所需资料，不需要人工查询，借助最新的数据处理技术，快速定位与查找资料，有效节约人工成本和时间成本。在大数据技术和资源共享技术的影响下，学校之间的交流和研讨速度不断加快，学校和相关部门之间的信息共享和技术探讨来得更快，高职院校档案信息资源的共享在新的时代变得更加轻松、便携和安全。

二、高职院校档案信息化建设的制约要素

1.技术要素

科学技术是重要的推动力，在高职院校档案信息化建设的过程中，信息技术一直是影响档案管理工作创新的根本原因。当前，信息录入技术推广应用的较为广泛，管理人员可以借助现代信息手段将包含照片、录像、图像等档案信息转化为数字信息，如果遇到纸质文档，管理人员可以借助扫描仪、微缩将其转化。档案信息的录入难点不在于录入和获取，重点在于对档案的技术分类、编研和存储，这就对档案管理人员的技术性有了较高的要求。首先，大部分管理人員都是依靠人工语言方式去搜索，这种方式虽然简单，但是检索的效果不够，无法充分发挥高职院校档案信息的作用，不利于后续的查找和管理。其次，信息安全技术也是制约学校档案信息化重要的一环，由于数据库系统安全性不到位，导致管理系统存在技术漏洞，最终导致信息丢失、信息被窃取、信息失真等情况发生。最后，由于学校局域网技术的制约，权限设定制约高职院校信息化建设的发展，导致学校信息技术的服务化推进不到位，最终无法推动高职院校档案信息化的全面实施。

2.环境因素

信息化建设与环境存在一定的关联性，高职院校档案信息化建设会受到诸如政策、人员、制度等多方面因素的制约。首先，从制度的角度来看，我国尚未构建全面一体化的信息责任机制，导致档案信息化建设推动过程中的管理方式、管理约束不统一，信息化建设与推进不协调，严重影响高职院校档案信息化建设的有序性。其次，从人才的角度来看，任何新制度的推进都离不开技术性人才，然后目前高职院校不仅缺乏队伍建设所必需的技术型人才，甚至法律人才和管理人才都有所欠缺，导致高职院校档案信息化缺乏一支有素质高效的队伍。最后，从政策的角度来看，全国电子文件的存储格式难以统一，甚至相同地区数据库档案格式都没有明确的标准，这个也是制约高职院校信息化建设的一大要素。

3.资金因素

不同地区经济水平不一，高职院校受经济因素制约，发展水平也不一致，信息化的硬件设备也不相同。经济水平较好的高职院校引入先进技术，例如数据库等，但是仍然有大部分学校只配备了计算机和打印机，只能处理一般的资源档案工作，无法充分发挥信息档案的作用。因此，为了更好地推动高职院校档案信息化建设，有关档案部门需要多加宣传档案信息化的必要性和优势，增加高职院校主动在档案建设投入资金。

三、优化大数据时代高职院校档案信息化管理方法

高职院校信息化档案管理工作是学校的立校之本，信息档案是学校赖以发展的基础，对学校档案及时收录，客观分析学校档案，正确找出高职院校档案存在的问题，并采取一系列有效措施及时解决学校档案所存在的问题，推动高职院校进一步发展是信息化时代学校档案建设必经之路。在大数据环境下，高职院校档案管理工作也必须与时俱进，采用先进的管理思想，科学有效的管理模式，学校细致的管理措施，推动高职院校档案信息化建设，发挥学校档案支持高职院校发展，推动学校评级等用处，充分发挥学校档案信息的价值，推动高职院校更好、更快、更稳地发展。而针对高职院校档案信息化发展中遇到的技术、环境和资金难题，可以采取以下方式：

1.增加资源投入力度，优化资源配置方法

高职院校档案大数据管理平台建设不断推进，与其相关的领域科学技术不断创新，相关设备也在不断升级，设备与技术的更新意味着对人才的需求上升，因此，高职院校需要大量投入资金，资金根本目的是保证学校档案信息化管理工作可以顺利有效地推进，资金主要运用在三个方面，一是人才，用于招揽档案管理专业的技术人员和人才培养，二是技术，不断开发利用新技术，促进资源优化，三是设备上，信息化档案建设推进，基础硬件设备一定要跟上。大数据给现代生活带来诸多便利，同时也为高职院校档案管理带来更多的可能性，例如云存储、云共享、云计算等，传统的档案管理理念在不断革新，大数据时代对档案信息的开发程度更充分，最大限度发挥文献的价值。随着多媒体技术的引入，学校档案管理变得更加科学有效率，管理上也更加人性化。档案信息化管理工作是一项系统性的工程，工程的每个环节一定要严环密扣，保证每个档案工作之间的黏度，培养每个环节之间的默契度，从而提升档案的严谨和完整性。为了进一步提升档案信息化管理工作的效率，优化信息化建设，高职院校需要完善的档案大数据管理体系。学校的管理层一定要重视档案信息管理体系的建立，学校各级工作者都需要提高对管理体系的认知，共同参与建设，以建立一个涵盖学校全体工作部门，自上而下、横向到边、纵向到底、里里外外都不放过的全方位高职院校档案工作网络。

2.杜绝档案管理过程中的信息安全问题

大数据时代，信息的获取、传递、流通、共享速度前所未及，这也给信息安全埋下了隐患。高职院校档案信息安全就是学校档案管理工作至關重要的一环。在学校档案管理中，存在数据被窃取应用，软件和硬件设备被人为破坏的现象，管理人员一定要树立安全意识，对此加以防范。首先，云存储技术可以有效防止档案数据丢失，在学校大数据管理平台中，云存储的基础管理层应当采用一系列保密技术，例如数据加密、数据备份、防攻击等对所存储的信息进行二次加工，并不定时对被保密的信息加密技术进行检查和升级，学校大数据管理平台也需要配备相应的技术人员，对学校机密档案文件定期进行监测，从而保证数据的安全性。其次，高职院校信息安全建设需要学校全体师生的参与，学校管理人员需要定期联系学校全体师生，开展信息技术安全教育宣传，提升学校师生信息监管安全意识，促进高职院校档案管理工作地开展。最后，针对一些机密的档案，高职院校应当重点维护，对其实施严格的保密措施，并设立相应的档案保密级别，对不同的级别设立对应的保密技术和使用权限，严格限制高机密的文件的传播范围，保证机密文件的安全性，严格机密文件的保密性，保障机密文件的知识产权和重要信息不被泄露，有效杜绝档案管理中的非法窃取和传播等现象。

3.加强档案信息化管理队伍建设

一支专业的档案信息化管理队伍可以有效推动高职院校档案信息化，在高职院校档案信息化推进过程中有效查缺补漏，有效针对信息化进程中出现的问题及时处理。人才是高职院校信息化推进非常重要的一环，因此，学校档案管理部门在推动信息化建设时，一定要认识到人才和团队建设的重要性。高职院校档案管理部门，需要引进专业人才，推动学校档案大数据建设，同时引入新技术例如人工智能，辅助专业人才对档案进行信息化管理，提升档案管理团队的管理效率和信息化处理能力。高职院校档案管理工作对管理人员专业性要求高，从事档案信息化管理任务的人员必须具备丰富的档案分类与管理技能，掌握扎实的档案管理学知识，为了信息化工作的顺利推进，高职院校一定要选取管理经验丰富、具备良好的档案管理知识、掌握熟练的管理技术的档案管理人员。信息技术发展日新月异，管理人员一定要不断更新自身的知识储备，补充自身的档案专业知识，更新管理技能，并在实践中不断积累管理经验，加强专业技能培训，在管理中，管理人员需要培养主动服务意识，提升自身档案管理的工作能力，并在实际管理中，学会用新学的知识和技能解决档案管理中出现的诸多问题，进一步推动高职院校档案信息化的完善。

4.建立信息资源体系，确立信息管理机制

档案信息化建设的稳定、有序需要一个健全的高职院校档案信息资源体系支撑，因此，高职院校在档案管理中一定要注重人才队伍建设，培养人才的专业素养，提升管理人员的服务意识和责任意识。高职院校需要从两个方面建立推动信息资源体系完善。首先，在信息采集方面，学校需要明确信息来源，保证信息的真实性，并对信息的真实度负责，同时对信息做好分类，针对党群、人事、教学、行政等信息按照需求归纳并分开存储，当遇到纸质且历史悠久的档案时，例如旧馆藏资源等，需要加倍细心，做好破损修复和档案转移的准备工作，防止纸质档案由于岁月侵蚀在数字化过程中出现信息丢失等问题。其次，高职院校需要明确信息管理机制，从信息资源数据库建设角度出发，优先做好目录索引，以建立高水准、高质量的全文信息数据库为目标，优化档案管理人力资源配比，培养管理人员，提升管理人员的专业性和责任心，建立科学的档案人员管理结构和信息管理体系，提升管理人员的主动服务性，带动管理人员参与管理体制和管理队伍建设，并建立对应的监督机制，敢于创新，用创新带动整体结构的优化。举个例子，学生的学籍数据库，可以将学生的在校表现与学生就业需求有机结合，最终保证学生学籍档案信息全面可参考性和实用性。

结语

综上所述，大力推进档案信息化建设可以有效提升高职院校档案管理的质量和水平，提高管理效率，进一步提升学校综合竞争力，推动学校内部和校间资源共享，是新时代高职院校发展的必由之路。然而，当前高职院校发展受技术影响，信息技术水平落后，受整体环境的影响，档案管理理念陈旧手段落后，加上部分高职院校资金不足，基础建设不到位，导致高职院校档案信息化建设受到诸多阻力。为了更好推进高职院校档案信息化建设，高职院校需要妥善处理纸质档案应用与信息化档案建设之间的关系，加大资源投入，优化资源配置，提升互联网安全技术，建立严格的档案保密机制，建设信息资源体系，确立信息管理资质，为档案信息化工作提供充足的资金储备，并加强档案信息化队伍建设，打造一支专业技能过硬的高素质的信息化档案人才队伍，有效解决高职院校档案信息化中的常见问题、及时查缺补漏，进一步提升高职院校档案信息化建设水平，为新时代高职教育发展做出应有的贡献。

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作者简介：侯永红（1969.03—），女，汉族，2003年6月毕业于内蒙古师范大学计算机科学技术与应用专业，锡林郭勒职业学院教师，档案系列副研究馆员，主要研究方向：档案管理、图书馆建设等。