关于提高事业单位档案管理工作效率

陈杰

摘  要：档案管理效率高低将直接影响其他工作质量，但是随着经济的发展和事业单位规模的扩大，日常工作中所产生的档案资料成倍增长，会档案管理人员带来了巨大工作压力，其中存在的对档案管理重视度不高、人员管理能力不强、档案管理制度有待完善以及档案管理信息化程度不高等问题日益显露。基于此，以下对关于提高事业单位档案管理工作效率进行了探讨，以供参考。

关键词：事业单位;档案管理;工作效率

引言

近年来，人们生活质量逐步提高，事业单位承担了更多社会发展责任，只有不断提升档案管理工作的有效性与科学性，才能保证事业单位未来稳定和谐发展。事业单位要充分认识到档案管理工作的意义，结合当前档案管理过程中出现的问题，既要增加资金投入，完善各项基础设施，也要引进人才，健全制度，不断提高档案管理效率。

1实施事业单位档案管理的意义

社会主义新时期已经到来，各事业单位在此形势下均面临改革挑战，传统的档案管理方式逐渐暴露弊端，不能有效促进其他工作顺利进行，甚至为其他工作的进展带来阻碍。信息技术的广泛应用为事业单位各项工作带来了新的机遇，档案管理工作同样如此。事业单位中，负责档案管理的人员应顺应时代发展需求，将信息技术充分应用于工作，利用大数据技术推进档案管理工作的形势创新和效率提升。事业单位的档案管理中，人力资源档案管理是其中重要内容，以此为例，若将现代大数据技术应用于档案管理工作，则单位内部将更好、更快地分析所有在职人员的资历、学历及特点，进而有效汇总事业单位内部人员档案，更好实现人事任免考核或者晋升，也可科学解决员工的调动，福利以及工资的调整等问题。因此，事业单位档案管理至关重要，提升档案管理工作效率也具有极强的现实意义。不仅如此，传统档案管理模式下，人力对于纸质档案的管理成为主要形式，而内容繁杂、工作量大使得人工较易出现差错。另外，查找和查询的困难也在极大程度上降低了档案资源利用的有效性。现代化管理模式的实现一方面可以让使用者在最短时间内精准查找所需文档，另外将纸质档案进行数字化处理还可以让档案管理和使用摆脱时间和地域束缚，在减少误差的同时极大提升整体档案利用效率。

2事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1组织管理方面

首先，单位档案管理部门在进行档案管理工作的过程中，岗位职责不明确，并且一些工作岗位职责不具体，没有对档案管理工作的具体内容进行明确。其次，档案管理工作制度缺乏完善性，致使一些工作很难有效落实，主要表现在以下两个方面：一是档案基础管理制度有待完善，没有覆盖到档案工作收集、归档、保管等方面。二是虽然构建了档案工作制度，但是与实际工作内容有较大偏差，在落实的过程中缺乏时效性。

2.2工作认识不到位，档案管理理念落后

部分事业单位负责人对档案管理工作缺乏足够重视，档案管理设施滞后、管理制度机制缺失，归档工作不规范，造成部分档案缺失严重。同时导致档案管理资金、人员投入力度不足，档案工作设施老旧、管理手段落后，使档案工作处在低层次徘徊。

2.3设备设施方面

随着单位的不断发展，档案管理工作质量有不同程度的提高，而且资金投入有所增加，能够有效完善安全防护设施，比如办公设备、防爆灯以及防盗门等。但也有一些企业由于投入经费较少，导致必要的设备设施不完善，这对档案工作质量的提高会产生不同程度的影响。因资金投入有限，会使库房设施不完善，这就无法对档案采用有效的“八防”措施，这将不利于档案管理质量的提高。

3事业单位档案规范化管理的措施

3.1转变思想观念，提高重视程度

要想保证事业单位档案管理工作的顺利开展，须保证档案管理的规范化，档案管理人员必须树立新的理念，对各项档案资料的价值有充分的认识，才能积极履行自身职责，保证档案管理工作的规范开展。当前事业单位档案管理工作量逐步增加，且工作内容与方式也有了很大转变，若是仍然实施传统手工管理档案的模式，不仅工作效率不高，且难度也很大，需要主动引进国内外先进的档案管理经验，结合当前档案管理工作中出现的不足与问题，尽快作出改进与调整。事业单位各级领导也要提高对档案管理工作的重视程度，在人力、物力和财力上增加投入，并实施相应的政策，保證档案管理工作能够规范、有序开展。

3.2队伍建设规范化

档案规范化管理需要高素质管理人员具体实施，这就要求管理队伍建设要走向规范化，注重专业技术、注重思想道德、注重职业品质。首先，吸引和选聘专业人员，提升管理队伍的专业水平;其次，做好档案管理专业化培训计划，对管理人员进行定期轮流培训，使其掌握和应用信息管理系统，提升档案规范化管理的能力和意识，形成全新的管理体系和管理方法。最后，增强横向交流，吸收先进的档案规范化管理方法和经验，培养创新意识，能够在单位改革中不断完善档案管理流程和内容，从而保证档案更好地服务于单位职能和业务发展。

3.3增加资金投入，完善基础设施

长期以来，事业单位在档案管理工作中主要为纸质文件，并通过人工方式对档案进行整理与归纳，不仅非常繁琐，也难顺利完成日益沉重的档案管理工作任务。为了解决这个问题，事业单位要在档案管理方面投入更多的资金，将档案设备配置齐全，让档案管理可以有效进行。同时，事业单位要加快信息化建设步伐，跟上时代发展的脚步，让档案管理的规范性与保密性得到提升，消除档案管理过程中出现的各种风险。事业单位要大力建设档案管理多媒体平台，发挥多媒体网络平台的作用，这样可以更好地管理档案资料与数据信息，便于档案管理人员轻松、高效开展档案资料管理工作，档案利用者也能快速查找到所需资料。

3.4存档保管规范化

首先，档案保存要做好分类和密级，并进行规范化编号存放。在应用、回顾、调取、审核时，才能条理清晰，高效快捷。第二，对于保密性档案，要严格遵守保密制度，按照保密要求实施保密保存，确保密级有效。同时，管理人员要增强责任心和职业素质，依法保密。第三，档案归档、立卷保存、借阅、归还等建立规范化管理流程，运用信息化技术进行信息化管理。对档案的管理全程进行监控录像，确保档案安全和管理的规范化，避免私自外借或使用，避免纠纷发生。

3.5引入现代管理，提高档案管理工作效率

互联网、大数据、云共享等技术手段已经覆盖到工作、生活的方方面面，因此各级事业单位要在确保档案保密管理的基础上，加大先进档案管理手段的引进力度，利用先进计算机设备，实现多种档案形式的有效收集、存储和查阅，提高档案管理的针对性、保密性、高效性。推进数字档案馆、智慧档案馆建设，结合智慧城市建设，加快馆藏重要文书档案数字化进程，完成存量数据上传、挂接与存储备份工作。

结束语

事业单位档案管理工作量大而繁杂，只有牢固树立科学化、规范化管理理念，不断将档案管理意识融入管理制度、队伍建设、收集保管、设施系统建设等工作中去，并且持续不断地推进档案管理工作的改革与优化，才能够真正实现档案管理服务与利用的价值，进而提升事业单位的工作效率与工作质量，以其良好的信誉与工作状态，博得社会各界的欢迎与好评。

参考文献

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