纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理

郑雅文

摘  要：如今随着科学的不当发展和进步，越来越多的领域中发生了变革，其中办公领域就是其中之一，尤其是基层部门跟随着科技的发展中对档案的管理进行了不断地优化。档案管理部门对电子文件归档进行了充分的应用，利用电子文件归档的方式对档案信息进行归档处理，这种方式使得档案的管理效率得到了很大程度的提升，同时档案的管理质量也得到了一定的提升。但是经过调查可以发现的是，当前对档案管理的现状是纸质和电子共存，因此本文对当前纸质、电子文件共存的基层档案管理的现状进行了深入的探讨。

关键词：纸质;电子文件;共存状态;基层;档案管理

在如今的基层档案管理中，普遍存在着纸质和电子文件共存的状态。这就对档案的管理方式提出了相应的要求，档案管理人员应当积极地加强档案管理方式的观念转变，提高档案管理的工作效率，从而促进档案管理工作的能够取得更大的进步。在过去的传统的纸质档案的管理工作中对工作人员并没有过高的要求，不过随着科学技术的不断发展，电子文件档管理对档案的工作人员却提出了较高的要求，面对更加高要求的档案管理工作，档案管理人员需要掌握更加专业档案管理的相关知识以及计算机的操作技能，这样才能够为电子文件电子工作提供力量，促进纸质、电子文件共存状态下基层档案管理工作的顺利开展。

1 纸质文件与电子文件共存状态对档案工作的要求分析

电子文件档案管理对档案管理人员的要求会更高，其管理的力度也会更加严格，因此电子文件档案的管理人员也就会面对更大的工作压力。传统的纸质档案工作中，管理人员的压力较小，管理人员在这样的工作环境下已经对档案的管理方式形成了固定的思维模式。因此在科技发展的现在，档案管理人员的工作观念却仍旧停留在过去的工作形式中，并没有将电子文件档案当做是一种档案文件的管理工作更加没有对电子文件进行认真的归档。另外电子文件档案对归档具有较高的要求，因此很多的档案管理人员并不愿意承担电子档案的归档工作。

计算机系统是电子文件档案归档处理工作中的重要工具，因此电子文件档案的处理相比较纸质的文件档案会更有难度。另外对当前档案管理工作人员的年纪进行综合的分析可以得出，很多的档案部分中的档案管理人员的年龄都偏大，这个年龄段的员工大部分都是没有经过计算机培训的，因此其计算机水平并不高，更加不愿意参与到电子档案工作中，导致了电子文件工作不能够顺利的完成，即便是在电子档案管理中出现了问题也不能够得到妥善的处理。导致电子文件档案的发展之路难上加难，因此想要纸质、电子文件档案可以得到更好的发展，档案部门应当积极的采取有效的措施。

1.1 转变理念

对我国基层档案管理工作开展形式进行调查发现，档案管理工作处于传统纸质文件与电子文件档案共存状态中。档案管理工作人员不仅需要做好纸质档案的归档处理，同时还需要做好电子档案的归档处理，通过双轨制的档案管理模式，最终创建两套内容相同的档案文件。纸质文件属于传统形式的档案管理模式，档案管理工作人员的主要对象就是纸质档案文件，其工作流程就是对纸质档案文件进行归档处理，具体阐述就是文书档案的结合点。常情况下，档案管理部门的归档时间为一年一次，档案管理工作人员处于被动式的工作状态中，静静等待文书部门对档案资料进行移交，此过程中档案管理工作人员工作压力并不是很大，而且工作难度也比较低。

电子文档的归档处理与纸质文件归档处理有着较大的差异性，电子文件归档处理需要借助计算机技术的支持，档案管理工作人员在此期间一定要避免对档案信息资源的真实性和有效性造成损害。目前基层管理人员工作人员会应用计算机文件进行草稿制作，然后应用打印机设备对草稿进行打印。在此过程中档案管理工作人员很有可能会忽略文件的存档工作，一旦计算机发生故障问题，很有导致当心信息内容丢失。现阶段基层单位会将电子文件直接储存在计算机的硬盘上，但只要是计算机的系统出现问题，电子文件就会消失。所以在实现电子文件归档的过程中，要注重指导业务的开展，还要协调好纸质文件归档的要求，保证电子文件归档工作的质量。

1.2 加强管理，建章立制

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，哪一个环节都可能影響电子文件归档，应尽快建立电子文件全过程的管理制度，明确各有关部门的责任要求，防止在分散状态下发生信息丢失。由于计算机应用的推广，办公自动化的普及，即使是一个基层单位的电子文件也可能分布在文书、财务、人事、业务科室等各个部门，而各部门按照条条的要求，又各自有其独立的管理规定。这就要求各部门在工作的全过程中都要支持、配合档案管理人员做好电子文件的收集、整理工作，各有关部门应接受档案人员的指导，按照电子档案有关技术标准做好电子文件的维护、保存工作。

2 努力促进电子文件与纸质文件管理的良性互动

一方面来讲，电子文件属于新的档案管理模式，因此这对传统的纸质文件的管理方法会具有一定的影响，所带来的变化是非常多的，因此应当积极地使用电子文件对档案的管理方式带动纸质文件管理方式的发展和改革。总体来说，纸质文件管理和电子文件管理之间的关系是相辅相成的，档案管理工作者对纸质文件的管理会更加的熟悉，相反对电子文件的熟悉程度却相对较少，因此即便是两种管理方式之间存在着很多的不同之处，当是对档案的管理内容和方法上却存在许多相通的地方，因此很多纸质文件的管理思路对电子文件的管理具有一定的参考价值，促进电子文件的管理可以得到更好的发展。

3 结论

综上所述，关于档案的纸质文件和电子文件二者的共存状态具有长期和动态的特点，因此档案部门应当在做好传统纸质文件的管理工作的同时，对当前科技发展给档案管理带来的新的电子文件管理方法做到努力的适应，积极的对电子文件进行收集、整理和归档工作，另一方面档案管理人员应当积极的学习有关电子文件的相关技能，促进新形式下的档案管理得到更好的发展。

参考文献

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