办公自动化环境下医院档案管理分析

张艳秋

摘  要：传统办公医院档案管理为纸质管理，纸质管理存在保存空间占地大和保存环境因素的双重影响，所以医院的档案管理人员引进计算机信息技术，对档案管理实行办公自动化管理，将患者的基本信息输入档案管理系统就可进行快速查询，本文以办公室自动化档案管理为背景，依据档案管理自动化必然性和档案管理存在的问题，有效提出办公室自动化管路的建议措施，为医院的档案管理构建安全可靠的自动化档案管理系统。

关键词：办公自动化;医院;档案管理

伴随信息技术的升级，办公室档案管理从纸质文档转变为数字化文档，医院的档案以数字化形态展现，医院档案管理人员依据自动化办公的优势快速查询医院的档案记录和记载内容，自动化管理系统有效整合医院内部的档案全部信息，自动化档案管理系统可以对档案进行科学分类，加强部门之间档案信息转换，自动化档案管理虽然加快管理的工作效率，但也存在互联网档案管理的安全隐患，所以医院檔案管理工作借助自动化系统的同时保障档案网络安全。

1 医院档案管理实现办公自动化特点的必要性分析

基于办公自动化环境，多数医院针对自身管理理念、管理方式、管理目标等方面的不足进行了重新定位与改善。对于医院档案管理工作而言，理应结合时代发展趋势，积极创新自身管理理念、管理方式等，以期迎合时代，实现高效化、自动化管理目标。从客观角度上来看，办公自动化在某些层面上结合了信息化管理技术、计算机管理技术等内容，初步实现了信息交互、资源共享的管理特点。与传统档案管理方式相比，基于办公自动化的档案管理方式具备管理高效率、高质量的特点。最重要的是，在信息化背景下，信息化技术水平以及办公自动化程度俨然成为衡量医院发展、核心竞争能力的关键因素。通过实现档案自动化管理与信息化管理，不仅可以提高医院整体管理效率，还可以规避传统档案管理误差问题。

2 办公自动化环境下医院档案管理要点问题及相关分析

办公自动化医院档案管理遵循安全高效的原则，但是由于各个医院之间信息技术水平的不协调，导致医院档案管理讯在诸多问题，自动化管理与传统管理相比需要管理人员进行统筹规划，合理部署自动化管理章程，有效运用到档案管理建立患者与医生之间的便利沟通纽带。本文总结几点关于自动化档案管理存在问题及分析结论。

2.1 达到办公自动化与医院档案工作一体化管理要求

现阶段医院档案管理根据病患类别尽心有效划分，很难实现办公自动化与医院档案一体化的有机结合，医院档案管理现状由单一管理模式转变为综合自动化管理模式，有效加强各部门之间信息转换和交流。医院的档案管理工作要与时代技术进行接轨，实现档案管理信息的整合提高档案管理的全局性和高效性，高质量完成档案管理任务。在管理的模式还是那个需要注意加强管理人员自动操作流程的培训，严格遵守办公流程推进医院档案一体化管理，实现档案的真实性和有效性，在档案资源共享上实现自动化信息交换，对待档案管理上的技术不足加以改正。

2.2 实现规范化、标准化档案归档目标

传统的档案管理以纸质档案为主，电子档案为辅形式进行档案的综合管理，但是纸质档案存放给管理造成一定局限，电子档案安全问题又制约档案管理的发展，所以自动化医院的档案管理有效整合纸质档案与电子档案信息内容，档案管理人员运用数字信息技术建立医院档案管理系统，有效提升档案管理效率和档案质量，同时借助信息结束平台，利用自动化办公软件，对档案信息进行规范标准化一体管理，满足当前档案管理存在的不足。此外，档案管理人员要树立诚实守信的管理远侧，避免出现档案管理信息与实际不符的状况。

2.3 实现医院各部门之间的协调管理目标

办公自动化档案管理模式比传统档案管理模式更具备高效性，同时自动化档案管理形成档案的信息有效整合，将缺失信息和模糊信息进行填补，自动化管理规避人物操作带来的失误，为档案管理工作提供快速准确查询机制。有一点需要注意，医院自动化档案管理需要结合医院内部多个部门的档案资源进行集中化处理，如档案部门需要与信息技术部门联合协作，完成文件归档工作，缺一不可。针对于此，在构建自动化办公系统的过程中，建议管理人员统筹规划、合理部署，做好部门间的分配工作，确保档案资源得以安全保存。

3 办公自动化背景下医院档案管理工作措施及方向

为有效加强医院档案管理自动化升级，要对医院档案管理工作相关制度贯彻落实，针对档案管理流程有效提升办公人员自动化实操水平，从根本上保障档案管理高质量、高成效、高速率的管理水平，介于此结合档案管理的实际情况提出档案管理的工作措施。

3.1 及时完善医院电子档案管理系统

为有效应对医院健全的档案管理系统，医院应借助自动化管理软件进行档案的规范管理，医院人员要积极完善构建档案管理系统实现档案的查找和存储，自动化档案管理系统可以有效掌握医院内部患者的病例信息，确保医疗工作的顺利开展。同时医院也要加大对档案管理资金的投入，建设兼容性强性价比高的档案管理信息数据系统。

3.2 强化医院档案自动化管理效果

管理人员应该重点对医院档案自动化管理系统设施、软件等加强管理，确保医院档案自动化网络系统得以顺利运行。其次，借助安全管理软件提升医院档案自动化管理体系的安全管理效果，确保各网络体系应用过程不受干扰，其次，在实行自动化管理过程中，档案管理人员必须引入数据加密技术、攻击检测技术等，目的在于实时监测档案自动化管理体系是否处于安全运行状态。

3.3 提升档案管理人员职业素质

作为档案管理人员，必须时刻坚守自身的职业操守，明确医院档案管理工作要点内容，力求从多个方面进行强化管理。对于自身职业素质的不足之处，建议管理人员及时改善，尽可能地从根本上促进档案管理工作的顺利开展。与此同时，医院领导人员应该加强对档案管理工作的重视程度，最好将档案管理工作纳入到日常管理重点工作当中，全力确保医院档案管理工作的顺利贯彻与落实。如此一来，医院档案管理工作办公自动化水平势必会得到全面提高。

4 结束语

总而言之，医院档案管理负责人员要加强自身自动化操作水平，从多层面多角度探寻档案管理能力的提升，档案管理人员要坚守对档案内容的保密性，借助自动化技术有效提高医院档案的共享能力和信息交换水平，此外，档案管理人员要深化档案管理个人意识，对待自动化档案管理流程清晰明了，医院也要加强档案管理人员的岗前培训，有效提升医院档案管理工作的快速落实。

参考文献

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