信息化时代基于电子发票的智慧财务建设创新研究——以烟草公司为例

四川省烟草公司德阳市公司 物流中心 文一棋

1 概述

1.1 电子发票概念及其特征

电子发票作为现代信息产物，是指在购销商品、提供或接受服务及从事其他经营活动中，开具、收取的以数据电文形式展现的收付款凭证，此凭证由税务局统一发放给企业使用，采用相同的防伪技术。现阶段，国内电子发票采用双轨制，即传统纸质发票和电子发票同时推行，企业可根据实际情况予以选择。我国现行电子发票制度只面向增值税普通发票，还未涉及专用发票。

1.2 电子发票的优势

伴随信息技术的成熟运用，电子发票独立运行已是大势所趋。电子发票由专用开票系统开出后，经数据信息处理，自动与发票数据集中平台关联，进行发票数据传输。同时，将数据信息导入收付款方财务系统，全程不再生成纸质实物发票，完全实现发票核算无纸化操作[1]。

电子发票的开具首先需提前取得票号资源，流程严谨，操作简便。在使用方面，既能节省开票成本，提升资源利用效率，又能规避在交接环节可能出现的发票遗失、破损等情况，真正保证数据传输的准确性与安全性。在查验方面，传统的物理防伪措施已不再适用，电子防伪技术将成为主流，由此为实现企业财务智能化转型奠定基础。

2 烟草商业企业应用电子发票的现实意义

2.1 响应国家号召，彰显企业形象的具体表现

2015年9月，国家税务总局出台《“互联网+”税务行动计划》。该行动计划要求突破传统思维模式，通过搭建互联网平台，利用先进信息技术，建立电子税务新生态，实现发票从传统纸质化向新型电子化方向发展。2020年2月，国家税务总局于《关于开展2020年“便民办税春风行动”意见》中再次明确：实现增值税电子发票服务平台拓展升级，力争年底前在推进增值税专用发票电子化方面取得实质性明显进展。由此可知，电子发票已成为电子税务新生态发展的重点。

烟草行业作为大型中央企业，是国家发展的重要经济支柱。因此，烟草行业理应走在时代前列，积极响应国家号召，充分彰显负责任的国有企业形象。

2.2 降低企业用票成本，提高财会工作效率

2019年，烟草行业工商税利总额为12056亿元，其中上缴国家财政总额11770亿元，同比增长17.7%，税利总额和上缴财政总额均创历史最高水平。烟草行业纳税总量大，卷烟零售客户数量众多，年开票需求大，每张发票都需加盖发票专用章，手续繁琐。同时，因卷烟品规类别多，为体现单位零售户卷烟订购情况，需打印税控清单予以详细说明，而清单数量更是发票数量的几倍，打印成本巨大，不利于财会工作效率的提高。

电子发票有利于实现企业业务数字化、一体化发展。通过企业财务系统与开票系统对接，业务数据由一键自动导入代替手工多次操作，有利于节约资源、缩短耗时，提高财务核算效率。

2.3 规范企业税务管理，降低纳税风险

现阶段，烟草商业企业开具发票的流程为：通过省级卷烟营销平台将销售数据导出，再将其导入金税盘开票系统进行开票。因需开票的零售客户数量多，而系统每次只能选中一户完成开票，故需多次重复操作。而在开票过程中，系统故障、人为操作失误等原因的出现，易导致重开、漏开发票情况发生，不利于企业进行税务管理[2]。

电子发票依托电子化形式进行开票信息传输，不仅可以实现数据自动导出，减少多次重复下的人工失误，而且在开票信息有误时，通过信息化方式即可完成更正，有利于规范企业税务管理，提高财务核算整体效率。

3 电子发票对烟草商业企业财务管理的影响

对于烟草商业企业而言，电子发票的运用不仅局限于对外向零售客户开具卷烟销售发票，更体现在对内基于电子发票创新财务管理流程，探索智慧财务体系建设，促使业务操作与管理向一体化、简便化、智能化方向发展。

3.1 对企业业务流程的影响

在传统财务管理工作中，信息传递过程复杂，纸质发票和相关单据在各部门间流转时间长，层层上报和纸质审批易使得财务处理出现不及时、效率低等问题[3]。电子发票通过信息化管理，可将发票从开票系统中自动导入烟草商业企业财务系统，实现无纸化传递。因此，业务处理需简化原有财务流程：使用电子发票后，报账审批可探索运用线上模式，以电子化单据与电子签章代替纸质凭证，各个部门、各层管理者可根据已有权限，通过企业财务系统跟踪业务处理进程，企业管理扁平化趋势更为明显。

3.2 对企业制度设计的影响

因传统纸质发票具有防伪标志，且报账单据内附有专人审批的纸质签名及其他佐证材料，可减少发票管理风险。电子发票均为电子数据，除发票信息之外，在企业内部的流转需要相关制度予以规范。另外，传统普票按发票联次分为两联票与五联票两种，而电子发票为确保传输、保存的便捷性，均只有一联，即销货方与购货方取得的电子发票为同一格式，不存在记账联与发票联的区别。由此可见，电子发票运用后，企业原有发票管理制度需随之更新：如何保证票与实际业务一致、电子发票处理过程中如何做到责任明确等，都需制定新的管理制度予以规范完善，降低因不规范使用问题而带来的税务审计风险。

3.3 对会计服务模式的影响

传统发票模式下，财务会计的基本职能为核算和记录。然而，在信息化时代，因电子发票的使用和相关信息技术的运用，财务人员的核算职能被弱化，管理和辅助决策的能力相应加强。在创新会计服务模式方面，财务人员需寻求转型突破点，实现核算记录型向管理决策型的转化，在提高自身专业素能的基础上，更注重对信息的利用与分析，从而强化企业成本、预算、风险的管控能力，提高财务管理综合效率。

4 电子发票下烟草商业企业财务管理对策创新

4.1 基于电子发票的业务流程创新

4.1.1 卷烟销售业务的流程创新

在传统卷烟销售业务流程中，纸质发票下的流程繁琐复杂，发票和相关单据需在营销中心、物流中心、财务部门、零售客户等各环节频繁流转，易造成及时性差、工作效率低等问题。使用电子发票后，企业财务系统将成为管理办公的核心，各部门开具、接收的发票和相关单据通过财务系统进行无纸化处理，可随时在系统内查询业务信息，并以此来追踪销售业务进程，有利于加快信息流通，增强信息管理。

4.1.2 报销业务的流程创新

在传统纸质发票下，业务报销流程如图1所示，发票与对应单据需层层上报，经相关负责人审批并签字后才能报销，过程繁琐复杂。电子发票的运用缩短了报销的时间和流程，所有的审核流程都在企业电子化系统中进行，经办人只需将电子发票及单据信息传入财务系统，通过系统平台提交报账申请，相关部门和分管、主管领导通过该计算机平台进行审核，最后再由出纳付款报销即可。不同于垂直型组织结构的层层审批，新型费用报销通过无纸化操作，精简了发票报销流程，节约审核处理时间，更有利于企业高效管理。

图1 传统纸质发票报销流程

4.2 基于电子发票的制度设计创新

发票管理漏洞不仅危害国家利益，扰乱市场经济秩序，对于烟草商业企业而言，还会导致内部核算失真，影响账务处理的准确性，威胁企业的资金、资产安全。电子发票制度设计包括电子发票的开具、取得、流转和保存。每个环节都应明确经济责任，遵循企业内部控制原则，做好事前防范、事中管控、事后监督。

首先，必须使用税务局发行的正规电子发票开票系统，在税务局登记备案，明确纳税资格。对于开票人员和第三方服务平台对接人员，应设置专人进行负责，防止开票责任模糊。同时，企业开票应遵循国家规定，保证开票数据准确，格式规范。

其次，企业应建立一套完整全面的发票管理制度，强化电子发票使用过程的内部控制，做到有章可循、有法可依。针对发票开具、取得、流转、保存过程中不同的风险点，电子发票管理内控制度设计可从内部环境控制、风险评估控制、发票控制活动、信息交流以及内部监督等五个方面设立，如表1所示。

表1 电子发票内部控制重点环节

4.3 基于电子发票的服务模式创新

在电子发票推广运用下，企业财务管理模式和业务流程将会发生重大变革。电子发票的应用提高了财务人员对票据识别和核算录入的效率[5]。同时，基于电子发票下的财务共享中心，整合了大量同质性高、低附加值的核算会计人员职能。因此，作为信息化管理日趋精细的时代，会计人员需寻求自身素养提升的突破点。

在电子发票模式下，大数据精细化管理对会计人员的专业水平提出了更高的要求。会计人员需由核算与记录的传统财务会计职能，转向分析与辅助决策的新型管理会计职能。对于企业而言，管理会计所分析和管控的不仅是“成本”，更是从“成本”信息中所抽取的关于企业战略发展的额外信息，如资源管理、学习与成长目标、内部流程细化等。因此，管理会计人员应更多将思维提升到战略层次，将实现企业价值最大化作为发展目标，不仅能熟练使用财务、会计软件，更需具备一定的数据挖掘、程序汇编、建模分析的能力，能够基于企业财务指标水平，运用科学研判手段，准确定位企业运转情况，敏锐地发现存在问题与潜在风险，为企业决策提供依据。

5 结语

目前，我国电子发票的运用虽仅针对增值税普通发票，但随着其发展的不断深入，增值税专用发票也必将开始试点和推行。对于烟草商业企业而言，在探索运用电子发票的基础上，一方面，应以此为契机，搭建新的管理制度框架，积极引进信息化技术，通过智慧财务体系建设，实现企业信息管理系统再升级；另一方面，推动企业财务共享中心建设，提升会计人才队伍核心竞争力，实现财务会计向管理会计的积极转变，为推动烟草行业高质量发展奠定坚实基础。