交通部门的档案管理研究

于诗华

摘要：随着社会化进程的加快，信息化时代悄然来临，生活中的方方面面都开始趋向清晰化和数字化。档案这项关键的信息资源，成为促进企业各部门共同发展的资产。本文简要阐述了交通部门档案管理的工作内容，主要从加强人员综合素质、优化相关硬件设施、健全档案管理制度三方面探究交通部门档案管理的对策。

关键词：交通部门;档案管理;硬件设施

前言：

在我国交通行业的迅猛发展下，人们开始重视交通部门的档案管理工作。为了让交通部门的档案管理工作尽快适应社会发展的新要求，提升交通部门的工作效率，必须要从整体上提高交通部门的管理水平，提高档案管理工作的质量。更好的完成档案管理工作，能够推动交通部门的可持续发展，有效记录交通信息。

一、交通部门档案管理的主要内容

交通部门档案管理的主要工作内容大致为：第一，收集档案。交通部门日常工作量的多少直接影响着档案收集的难度与工作量。由于交通部门的工作范围比较广，内容多，所以它需要收集的资料也比较多。这些资料中的大部分内容都能够成为日后佐证交通管理工作的关键信息，主要包括整理发展路径、填补空白、推动进化、优化设计等，将这些资料完整的收集起来，可以为今后交通部门档案管理工作提供数据保证，这也是交通部门档案管理工作的第一步。第二，整理档案。交通部门档案管理工作比较复杂，档案的形式各种各样，通常在收集阶段的档案是比较散乱，所有资料全部混在一起，这时需要整理档案资料。整理档案的工作就是将档案依据相应的规则或档案部门的相关制度分成不同的类别，根据类别进行存放，同时还要对档案整体进行归纳，进而将零散的档案整理成系统的档案。交通部门当前的档案管理都是使用计算机对档案进行重组和分类，依据形式、时间等方式进行整理。第三，鉴别档案。档案管理人员为达到使用档案者多样化的需求，积极应对突发事件，必须要发挥不同类型档案的积极作用。档案管理前期的收集和整理工作都为交通部门的档案分类打下坚实基础。鉴别档案是档案管理工作中关键组成部分，顺利开展档案鉴别工作，能够确保档案管理更加高效，从而达到交通部门档案管理系统化与合理化的发展目标。第四，保管档案。针对交通部门档案管理工作而言，保管好档案十分重要，因为交通事故存在不可控性，许多不能预测的交通事故可能都要调取档案信息。所以保管好档案对保证档案信息的安全性与完整性都起到积极作用，同时还能提升交通部门档案管理的使用效率[1]。

二、应对交通部门档案管理的措施

（一）加强人员综合素质

随着科技的不断更新，交通部门档案管理的方式与模式也在不断更新，多种多样的高科技辅助记录工具出现在交通部门档案管理的工作当中。数据库和计算机变成交通部门档案管理工作的基础工具，它们在给档案管理工作带来了便利的同时还出现了许多问题。比如：档案管理的老职工不会使用计算机;工作人员不会使用表格、不会录入系统等。要想从根源解决这些问题，就必须加强交通部门档案管理人员的综合素质。首先在招聘交通部门档案管理人员时，要优先聘用精通计算机技能的人才，从根本上保证人才的业务能力，提高工作效率。其次重视对新老员工的培训工作，老员工带新员工熟悉工作内容，新员工教老员工使用计算机软件，互帮互助、共同进步。最后在日常工作中注重同事之间的人际交往，多组织团建活动，让新员工尽快熟悉这个大集体，加强团队的凝聚力与合作能力，从而提升交通部门档案管理的工作质量和效率。

（二）优化相关硬件设施

在新时代的背景下，交通部门档案管理工作要优化相关硬件设施，从而提高档案管理的工作效率。交通部门应该为档案管理部门单独设立一间办公室、档案库房和借阅室，同时要为档案管理工作人员配备防潮、灭火器材和办公用品等。并且，想要让交通部门档案管理实现现代化，就必须要完善计算机设备，才可以实现智能化和电子化管理，跟上时代大潮。比如：首先，交通部门应该为档案管理配备专业的存储设备，像计算机、扫描仪、刻录机、吸尘器、加湿器等，提高档案管理的工作质量，保证存储在计算机中的电子档案具有一定的存储空间，有必要进行灾难备份，保证电子文档存储安全。其次，充分运用信息技术推动交通部门档案管理文件的收集、整理、鉴别和保管工作，同时运用网络技术、计算机技术、电子信息技术等有效管理交通部门的档案。最后，在交通部门档案管理工作中，要严格遵循相关规定做到移交、接收、统计工作，做好档案移交和接收的工作登记;设置荣誉档案陈列柜，展示交通部门近些年所获得的成绩。

（三）健全档案管理制度

随着交通行业的快速发展，交通部门档案管理工作对其提出严格要求。为了让交通部门档案管理更加科学、合理、规范，必须要健全档案管理制度，保证交通部门档案的管理做标准化和现代化的推行。针对交通部门档案管理工作而言，要想高效率的完成档案管理工作，就要正视自己在工作中的不足之处，可以参考其他部门比较先进的档案管理模式健全属于交通部门的档案管理考核评价制度，从而优化交通部门档案管理的制度[2]。交通部门的档案管理工作一定要依据相关法律法规，综合交通部门自身的发展特点，建立相应的交通部门档案管理制度，档案管理人员在工作中要严格遵循“分层管理、统一控制”的原则，始终严格执行档案管理制度，做好交通部门档案管理材料的收集、整理、鉴别、保管等工作，保证交通部门的档案资源可以发挥最大价值。

结论：

总之，为了推动交通部门档案管理工作适应现代化发展，让档案管理能够以最大限度为交通部门提供服务。首先要鼓励交通管理部门的工作人员积极创新，激励工作人员主动学习档案管理方面的专业知识，其次要准确定位自身工作，充分发挥档案管理的积极作用，最后提升档案管理工作水平，为交通部门做贡献。

参考文献：

[1]孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究[J].兰台内外，2020（20）：11-13.

[2]牛婷婷.创新档案管理方法，提升档案服务质量策略研究[J].蘭台内外，2020（20）：43-45.