关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

孙同英

摘 要：在档案管理工作中开展信息化建设，其不仅使档案内容以信息化形式呈现于上，而且还有效与经济、文化、政治等信息进行融合，使档案管理工作的成效在原有基础之上做进一步提升，同时还能够使档案管理工作的运行效率得到有效提高。除此之外，在档案信息化建设与档案管理进行同步发展的过程中，工作人员还可以将档案管理工作的作用发挥至最大化，为档案管理事业的良好发展提供助力。

关键词：档案信息化;建设;档案管理

1 档案信息化建设的必要性

做好档案管理信息化，对企业和社会发展是互利的事，但因过去档案管理信息化存在很多漏洞导致人们不理解、不支持。正是因为过去工作上的失误，在当下档案管理信息化过程中更有必要做好工作，改善档案管理信息化工作人员在人民群众中的形象。做好档案管理信息化工作，有利于企业的长久发展和资料安全;有利于通过档案信息化来实现更加自动化的档案管理。

2 档案管理信息化建设所存在的不足

针对当前档案管理信息化建设所存在的问题，主要呈现于三个层面：首先，制度问题。制度是社会上任何一项工作顺利开展的基础，同时也是其重要保障，而在当前的档案管理信息化建设中，普遍存在管理制度不完善或网络安全管理制度不健全的问题。该问题的出现，不仅使该工作在某些情况下，处于“无制可依，无度可循”的状态，而且还不利于档案管理事业的发展。其次，人员问题。工作不认真、不规范、专业能力不强等问题，皆属于人员问题的范畴，而该问题也是影响档案管理信息化建设的重要原因之一，其不仅使档案管理工作的总体质量与成效下降，同时还严重影响档案管理事业的发展，所以管理者应当对该问题给予一定的重视。最后，技术问题。由于档案管理信息化建设是一项较为新颖的网络系统工作，所以该工作对网络技术的要求也较高，而当前大多数档案信息化系统中普遍运用传统防火墙防御技术，在无法保障其安全性能的同时，还为档案信息造成一定的安全威胁，针对目前存在的网络病毒以及黑客攻击等情况，便恰恰凸显出网络安全问题和互联网防御技术的重要性，因此管理者应当对该问题实施关注。

3 档案信息化建设与档案管理的有效方法

3.1 加强资源整合实现统一管理

在新形势背景下，档案资源整合成为档案信息化建设的重要内容，也是实现集中统一管理的基础。当前，构建档案管理机制，需要有机结合档案业务和信息技术，实现资源共享和统一管理的目标。针对大型企业来讲，档案信息资源为主要资源，其整合程度与统一管理情况为对档案信息化水平进行衡量的主要标志。当前，信息化整合方法为对档案资源进行合理分组，让分散的异构信息资源构成一个统一的整体，给档案资料管理与应用提供有利条件。基于此，档案管理人员需要结合当前档案资料管理与应用现状，对档案资料进行整合与加工，将分散的档案资料进行集中处理，把无序的资源转变成有序的资源，实现档案资料整合统一，提高档案资料的应用效率。另外，在整合信息资源时，要高度重视效率，结合实际要求，依托信息技术管理有应用价值与查询价值的档案资料，比如，将新型档案和牵涉多方利益的档案归整到一起，进一步提升档案资料的应用效率。

3.2 建立健全企业档案信息化法律规章与标准

企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上。一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性、完整性、效果性;另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度地提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。

3.3 做好信息共享

为了做好档案管理信息工作，就应该将现有的资源进行共享。为了做到这一点，应该在内部平台拉近人与人的距离和做到各部门档案信息协同管理。由于在档案信息管理这一块我国还不成熟，各个部门之间的职能比较分散，所以档案的信息管理以及交流一直不畅通，使得档案信息管理部门的工作效率比较低，鉴于此：1.可以建立一个统一化的档案资源管理系统，实现综合统筹办公。2.为了促进资源共享，可以设立一个独立在档案管理系统之外的平台，对档案进行分类后共享，这样既可以方便员工查找自己需要的档案信息，也可以方便上传资料档案。3.档案管理部门，还可以设立相应的规章制度，鼓励员工进行档案信息的交流和共享，提高现有资源的利用率，创造更多的工作价值。同时，各个档案资料管理部门在日常对资料的审核中，也应当对资料的名称、来源等详细的信息进行清晰的标注，从而方便用户和其他员工查询。

3.4 完善企业档案管理信息化建设的硬件、软件技术设施

硬件技术和设施的完善，需要企业根据自身功能需求，购置和安装配套的计算机、扫描仪、路由器、大型高速交换机等信息处理设备。软件技术和设施的完善，则需要企业立足现实管理状况，围绕原有的企业档案网站，构建档案管理系统，进一步开发和利用更多的功能，争取使档案管理信息化向智能化方向发展。企业档案网站是现实中档案管理部门的线上模式，在档案管理系统构建过程中，要注重档案工作的细化，根据需求查询相关档案信息以及关键功能服务的开发利用等。同时也要根据企业档案信息的实际调整和改变，不断更新网站上的档案信息，以便企业用户随时查找和了解所需的档案信息。

4 结论

现今，档案信息化建设与档案管理还存在许多问题，为了保证档案信息化建设与档案管理工作的有效性，详细分析上述问题十分重要，只有找出具体的原因，才能制定出与之对应的解决措施，保证上述问题被完全的优化掉。立足于档案管理难度不断加大、档案管理存在较强的无序性，相关部门可以通过加强资源整合，实现统一管理、加强管理人员的责任意识，提高工作效率、完善传统的管理方法，跟紧时代的步伐，来提高档案信息化建设与档案管理水平，推动档案事业跟紧时代發展的脚步，实现良性发展的目标。

参考文献

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[2]赵纯.高校档案信息化建设现状与对策思考[J].南方农机，2019，50（24）：114-115.