创新档案管理理念实现档案管理信息化

杨静

摘 要：本文了阐述档案管理与实现信息化之间的联系，明确了档案信息化管理的优点，提出了有效的策略，促进档案信息化管理的实现，建立健全的规范体系，对档案进行有效的规范。同时，要提供技术支持，加强相应配套设备的健全。促进安全措施的落实;要对文件进行保密，加强安全防护效果的提升，从多角度对档案进行一体化标准化管理，使得事业单位在进行档案管理模式创新的过程中，能够发挥技术的作用，推动数据档案库的构建。

关键词：档案管理;信息化;联系分析;应用策略

众所周知，档案是记录重要信息的载体。特别在事业单位发展的过程中档案进行有效的管理，加强档案的保存应用，有利于提高档案的利用效果。尤其在当前的信息化时代，对档案管理进行信息化技术的融入，要推动数据库的构建，借助先进的通信技术形成集成化的管理系统，使档案能够由纸质转化为数字化。同时，提供安全措施和技术，使得档案管理的安全性得以提升。同时，在信息化构建的过程中，要对管理制度和体系进行规范，管理工作人员要转变管理的理念对信息技术给予更多的重视。除此之外，档案信息化建设要实施标准化的管理，按照规范进行执行，将技术标准进行明确，以网络为载体，延伸到事业单位各个职能部门，形成档案管理的网络化体系，使得档案管理的效果得到有效的提升。

1 档案管理创新与实现信息化的必然联系

在当前的档案信息化建设过程中，要加强信息技术的应用，对信息进行采集，按照统一的标准对档案资料进行储存，建立信息化的档案管理模式。

1.1 档案管理信息化要以创新的管理理念为前提

在当前的档案管理信息化建设过程中，要对传统的档案管理理念进行转变，结合事业单位档案管理的实际状况，对工作模式进行创新，发挥信息技术的优势，对档案管理进行重新界定，要加强信息技术的合理运用。在传统的档案管理过程中，往往只注重管理形式，而没有使档案的服务作用进行发挥。在当前的信息化建设过程中，要提高档案管理的应用，完善信息技術设备，使得档案人员能够对档案进行及时的检索应用。

1.2 档案管理创新以档案管理信息化建设为目的

在对档案管理理念进行创新的过程中，要融入先进的技术手段，对于档案建立资料库，对档案保存、应用等各个环节进行优化。要充分借助信息技术进行完成，应用技术可以使得档案资源进行及时共享，为人们提供更为优质的服务，但管理信息化使得过去的档案管理模式得到了有效的创新，提高了档案管理效率，同时，保证了整体的管理质量。同时，在网络技术的应用下，档案管理范围在不断的拓展，使得档案管理理念进一步创新。

2 档案管理信息化的优点

在进行档案管理信息化系统建设的过程中，要充分利用信息技术，引导人员对观念进行转变，使得到管理信息化的作用能够得到有效的发挥。

2.1 促进办公效率的提升

在传统的档案管理过程中，往往依照纸质版的档案进行手工的操作，对于档案的资料收集工作较为繁杂，容易出现人为出现的操作失误，在进行用笔规范和字迹方面要求非常严格，而在利用计算机软件对档案进行管理的过程中，涉及收集、储存、分类、查阅、统计等各个环节，可以提高工作效率，使得档案管理工作更加简便有效的促进档案工作的开展。

2.2 推动资源的有效共享

在传统的手工档案操作的过程中，不能对信息进行有效共享，导致大资源闲置浪费，同时，对于信息不能进行快速的查找，而利用信息技术对档案进行管理，可以对档案进行分类，借助软件进行快速查询，使得档案管理内外部特征能够得到有效结合。同时，计算机网络技术的不断发展，档案信息与载体分离，建立信息系统与数据库，可以进一步提高档案利用的质量和效率。同时，借助网络服务的平台，了解事业单位其他档案工作部门的具体状况和工作特点，对信息资源进行共享，实现对信息的动态把握。

2.3 电子档案保存具有一定的稳定性

在传统的纸质档案保存过程中，往往受到纸张特点的影响，容易在一些特殊情况下受到损坏，而利用电子文件载体进行材料的保存，可以保存的时间更久，同时，避免纸质档案所存在情况的发生，电子档案载体能够有效地对待资料进行读取、传递、储存，受到外界环境的影响较小，稳定性高，可以结合不同的工作来选择不同的电子载体，其利用价值较高。

2.4 有效推动档案传递效率提升、传递安全性提高

在进行档案管理的过程中，往往一些人员对于文件传递容易出现丢失的状况，同时，在传达的过程中受到地点的限制容易造成延误，给其他人员的工作造成许多的不便，而在当前利用网络技术进行档案管理、传递的过程中，有利于提高文件传递的安全性和及时性。

3 事业单位档案信息化建设的要点

在事业单位的发展过程中，进行档案信息化建设，要建立档案数据库，对软硬件系统进行有效的更新。首先，要对已有的资源进行管理，做好档案的录入工作，使档案资源的管理效果得到提升，针对一些特殊的档案资源，要延长入库档案年限，实现事业单位档案的信息化建设;其次，对电子档案入档和管理工作进行开展，要保证电子文件的规范性完整性，对电子文件进行规范的界定，使得录入、存储、入党等各个环节得到有效的优化。

4 促进档案管理信息化的具体路径探索

在事业单位档案管理过程中，要形成多样化的档案管理模式，加强信息技术的应用，提高档案管理效果。因此，在下文中，对具体路径进行探索。

4.1 促进档案规范体系与制度的有效健全

一方面，在进行档案信息化管理的过程中，要对规范和标准进行落实，在过去的档案管理过程中，往往管理的质量不佳，导致各类档案的细则相容性不强。在进行档案应用的过程中，缺乏统一的标准，不利于对档案进行有效管理，而在当前的信息化建设过程中，全面实施和统一推广标准，在进行档案整理、分类、注入的过程中，要适应时代的发展，建立完善的标准规范体系。

另一方面，对档案管理制度进行健全，建立完善的规章制度，要符合事业单位的特点和档案管理的需要，发挥制度的引导和规范作用。同时，档案管理要体现科学性的要求，符合事业单位的特点和档案管理的实际，同时，具有一定的可操作性，更好的发挥对人员的约束作用。

4.2 加强技术的优化与支持

在档案信息化建设的过程中，技术是其中非常关键的部分，技术推动着档案信息化建设。因此，要配备性能优良的硬件设备和配套设施，减少档案损坏的可能性;其次，在对档案信息管理软件进行设计与开发的过程中，要与事业单位办公自动化系统进行融合;再者，要采取有效的措施，使软硬件能够安全运行;最后，要建立档案储存库，增加信息的储存量，对其功能和模块进行不断的开发，从不同的角度对档案信息化进行建设，实现一体化的有效管理。

4.3 促进档案管理安全措施的落实

在档案信息化建设的过程中，依靠人为操作来进行保护屏障的设立。特别针对电子文件的内容，要提高其文件的保密性。因此，档案管理人员要设立防火墙、身份认证、数据备份等安全措施，警惕黑客所造成的威胁，提高文件的保密性，使得档案管理的效果得到有效的提升。同时，档案管理人员在对档案进行归档的过程中，要借助计算机网络技术对档案进行检索，借助网络进行传递，可以有效的提高文件传递的安全性和及时性。

4.4 运用云计算技术对档案管理的应用

在进行档案信息化建设的过程中，加强云计算的融入，要促进管理模式的优化时，档案信息化建设能够结合时代特色。在具体的云计算技术应用过程中，要借助专业的档案管理软件，对资料进行云端管理，储存在云端的档案数据库，实现信息的集成化管理。同时，应用云计算技术将档案进行数字化处理，传入数据库中，用户可以随时随地登录云端，获取相关的档案资料，有效的提高档案资料利用效率同时，也能够促进档案信息管理質量的提升。

4.5 推动多样性档案服务模式的建立

在当前的信息化时代下，要结合信息环境的特点，引导档案工作人员对档案管理的理念进行转变，加强信息技术的充分利用。对于传统的档案管理模式进行创新，对档案管理工作落实到服务层次，结合事业单位的实际发展特征，采取多样化的服务形式，使得服务的质量得到有效的提升。同时，档案管理服务化，更注重在信息技术的支持下进行档案资源的共享，并不是只是将档案资料进行封存，而是利用档案资料为社会提供服务，使档案工作能够得到有效的延伸，提高档案信息的利用效果。

5 结束语

总而言之，在当前的信息化时代下，对现代档案管理工作进行开展，要加强现代信息技术的融入，使档案管理工作的整体质量和效果得到有效的提升。同时，在当前的档案管理过程中，往往出现一些较为复杂的因素，影响档案信息化的有效建设，档案管理人员要对档案管理理念进行不断创新，加强对安全措施的落实，使得档案在传递使用保存的过程中能够提高保密性，解除一些因素对信息系统所造成的威胁。同时，要建立健全的管理制度和规范体系，使得档案管理具有统一的标准。除此之外，要加强云计算技术的应用，进行专业的档案管理，实行集成化的管理模式，从而提高档案资源的使用效率。

参考文献

[1]赵耀.更新档案管理理念 实现档案管理科学化[J].黑龙江档案，2020（01）：51.

[2]吕美卉.创新档案管理理念实现档案管理信息化探究[J].科技经济导刊，2018（35）：237.

[3]刘成军.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科学，2016（13）：136-137.

[4]叶志远.更新档案管理理念实现档案管理科学化、规范化、现代化[J].智慧健康，2018（08）：112.