探究数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

邢国庆 王卉 邢国宏

摘 要：伴随着我国经济的高速发展，数字化信息技术也得到了普及，在众多领域当中进行了实际的应用。对于医院人事档案的管理，也应当意识到数字化信息的重要作用，来改善医院人事档案管理的各个环节步骤，降低人事档案管理的成本，提升工作效率和质量。本文将对数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性进行分析，找出合理的应用途径，期望能够提供一些帮助。

关键词：数字化信息;人事档案管理;医院;重要性

伴随着经济的高速发展，医院的规模也在不断扩大，在为人民群众提供更好服务的同时，对医院人事档案管理工作也提出了更高的要求。人事档案管理作为医院管理系统当中的重要部分，发挥着无法替代的作用，而随着不断的发展，现有的医院人事档案管理工作已经无法满足实际的需求，需要我们应用好数字化信息带来的优势，构建全新的档案管理模式，来使医院内部管理合理化，推动医院不断的向前发展。

1 医院人事档案管理和数字化信息应用的重要性

1.1 医院人事档案管理重要性

作为医院内部管理的重要组成部分，人事档案的管理直接关系到医院内部工作的质量，所以具有无法代替的重要性，具体有以下几点：第一，医院在制定相关规章制度，为未来发展做规划的过程中，往往会将人事档案管理数据进行参考，来进行具体的实施;第二，对于医院内部的人员调配，人事档案管理也具有一定的辅助作用。通过合理的人事档案管理，能够将合适的工作人员分配到合适的岗位当中，这样员工的积极性也能够有所提升;第三，对人事档案管理工作的有效开展，能够让各工作人员都在自己的岗位上发光发热，从而提升医院整体的工作质量。总之，干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源。

1.2 数字化信息应用与医院人事档案管理中的重要性

伴随着医院的不断发展，以及数字化信息技术在各个领域当中的深度应用，医院人事档案管理工作也应当做出相应的转变，将数字化信息进行合理的应用，从而提升档案管理工作的质量，对现有的工作内容和环节进行创新，主要有以下三个方面的重要性。

1）转变人事档案管理方式。在传统的医院人事档案管理工作当中，纸质和人工是主要的管理形式，这种管理形式会对工作人员造成很大的压力，工作质量也不会很高，最重要的是，在保存和管理相关资料的过程中，会存在一定的风险性，在查询过程中的各种程序也比较复杂。将数字化信息技术进行应用，能够帮助我们储存更多的信息内容，并且减少保存过程中存在的风险，查询起来也更加的方便，对于相关工作人员来讲，自身的工作压力得到释放，能够更高质量的为医院管理人事档案。

2）共享人事档案信息。在传统的纸质档案工作过程中，需要我们使用手工进行记录，档案信息的传输和共享会受到很大的限制，在一些特殊的情况下，我们无法及时的调出信息，会浪费大量的时间，影响医院的治疗工作。将数字化信息技术进行合理应用，可以通过计算机录入和储存相关的档案信息，这样我们在使用的过程中也能够更加的方便，实现人事档案信息的共享，为医院提供更好的保障。

3）保障人事档案管理安全。医院的人事档案管理工作，会接触到大量医务人员的个人信息，并且档案信息一旦被破坏，就很难进行修复，所以对安全性有很高的要求。纸质档案在保存的过程中，会出现自然风化、人为损坏等多方面的风险，而通过数字化信息技术的有效利用，能够将相应的信息进行数据化储存，并且能够在必要时进行加密和备份，来保障信息的安全性。

2 数字化信息在医院人事档案管理中的应用

2.1 人事档案电子版的构建

伴随着数字化信息技术的高速发展，在医院人事档案管理中的应用，需要我们从电子版档案的构建开始。首先，对于医院的员工和相关工作人员，应当记录好他们的个人信息，将他们的个人信息录入到医院系统当中，通过这样的形式，避免信息输入过程中出现错误，也能够更加的规范化。其次，在查询和使用相关信息的过程中，仅仅需要进行查询和打印即可，减少不必要的时间。再次，传统的纸质档案管理形式，需要建立好相应的档案管理室，而将人事档案信息进行数据化记录，直接储存在计算机当中，能够节省更多的空间，并且信息的有效性也能得到保障。最后，借助数字化信息技术的利用，能够将相关的档案信息进行及时更新，这样在对医院工作人员的考评过程中，也能够更好的进行了解;借助数字化信息技术的应用，也能够简化各个工作环节，使得医院人事档案管理工作的质量和效率得到根本性提升。

2.2 强化安全管理

将数字化信息应用于医院人事档案管理工作过程中，能够有效简化工作的环节步骤，提升工作质量和效率，但是也对安全管理提出了更高的要求。由于网络安全方面的隐患，所以医院的相关档案可能会被不法分子截取和利用，所以在实际的工作过程中，应当注重对安全的防护，让相关的工作人员强化安全管理意识，对人事档案管理的计算机安装杀毒软件、设置好防火墙，防护计算机的安全。一些比较重要的人事档案文件，我们应当进行加密，在文件信息的传输过程中，也应当注重使用对称和非对称加密技术，让文件的传输能够有所保障。使用指纹识别技术，将管理员的指纹进行录入，对于一些重要的人事档案信息进行保护，提升工作的安全性。

2.3 强化数字化人事档案管理意识

相关的工作人員需要在思想上有所觉悟和统一，意识到数字化信息对人事档案管理的重要意义，将数字化信息技术进行合理的应用，构建出相应的数字化人事档案管理系统，让医院内部管理模式能够更加的灵活，对医院人事管理工作也能够更加的关注。

2.4 建设人事档案管理队伍

想要将医院的人事档案管理工作落到实处，让数字化信息合理的应用于档案管理各个环节，都需要相关的工作人员来进行操作，所以就必须要注重自身技术能力的提升，在平时的工作中积极进行学习，掌握更多的数字化信息应用技术，来提升整个管理团队的工作能力，在工作的过程中，也能够有更高的积极性，为医院提供更可靠的保障。

3 结语

数字化信息技术的应用，已经成为一种无法阻挡的趋势，在医院人事档案管理的过程中，也应当重视数字化信息技术的重要性作用，来规范各个管理的环节，提升管理工作的质量和效率，为医院提供更高质量的服务。

参考文献

[1]孙青.浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].经济研究导刊，2019（10）：196-197.

[2]徐利琴，曹昊洋.医院人事档案管理中数字化信息应用的重要性探究[J].现代信息科技，2019，3（19）：136-137+140.