加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考

孙明杰

摘 要：我国是一个地域辽阔，人口众多的国家。这种现象给我国的档案管理工作带来了严重的问题。在信息技术不断进步的背景下，越来越多的文件管理通过网络从过去的纸质文件向电子文件的方向传输信息和资料，实现广泛的信息共享。如何有效地整合复杂的档案和材料并规范管理任务尤为重要。文件管理工作是其他工作的基础，也是管理，决策，计划等的重要数据参考。在文件管理工作中，传统的文件管理工作方法比较陈旧，主要依靠人工实现，工作效率不高，工作强度高，造成了人力，物力，资源的浪费。本文主要分析文件管理在安全性和机密性方面的增强，结合实际情况，对信息文件管理进行合理的改进。

关键词：档案管理;安全保密;信息化档案管理

前言

档案管理是为社会的建设和发展提供服务。在构建和开发档案管理信息时，有必要充分理解这一主题，建立事件管理系统，提高档案管理信息水平。随着电子信息时代的到来，信息更新的速度加快，在档案管理中需要不断加强档案信息的建设。随着电子档案的出现，传统的纸质档案给归档和使用带来不便的僵局已经消除。并促进了归档信息化的发展。随着人们对电子档案的日益认识，电子档案的应用越来越广泛，加强档案的信息化建设是必然的发展趋势。无论是传统的纸质文件还是电子文件，安全性和机密性問题都非常重要。本文重点介绍如何增强文件管理和信息文件管理的安全性和机密性。

一、档案信息化管理和安全保密概述

在信息时代，信息建设和档案管理的发展是必然的选择。与传统的档案管理方法相比，它更符合时代的发展要求，可以有效减少工作量和错误，减少人工成本，提高档案管理效率。但是，确保存档信息的质量和安全性已成为要解决的最重要问题之一。因此，有必要加强对信息档案管理安全性和机密性的研究，为后续档案管理信息建设提供参考。

档案信息的安全性和机密性是社会档案管理组织必须面对的核心问题和严格测试。特别是在档案管理计算机化的过程中，需要一个完整的安全系统来确保档案的安全性和机密性。潜在的安全问题旨在提供可确保文件管理安全的解决方案。

二、档案信息化建设中存在的问题

（一）档案管理工作认知存在不足

鉴于我国档案管理业务的当前状况，认识不足的问题长期存在。大多数人认为存档管理工作不会产生重大的财务收益。存在主观盲目忽视现象，在某种程度上限制了档案管理。信息化建设。这样做的原因是文件管理工作未被充分认识，并且不能完全理解其重要性。文件管理不仅仅是将文件信息输入计算机，它是一个系统的过程和全面的控制。

（二）档案管理信息化水平不高

当我国目前的档案管理工作开展时，政府部门和企业单位没有开展档案管理工作，缺乏支持管理系统和标准，而是更多地依靠政府官员进行管理。文件信息管理未得到充分利用，从而影响了原始信息。为了解决现有问题，我们需要进行改进和完善，促进文件管理信息的建设，提高文件管理的质量。

（三）信息化技术较为落后

我国档案管理信息化建设起步于管理经验少，技术相对落后。与发达国家相比，仍然存在一些差距。此外，工作的性质与档案管理软件不匹配，因此难以充分利用档案管理。信息化建设的作用是有限的，并且在某些任务的执行中受到不同程度的影响。

三、探讨加强档案安全保密管理相关措施

（一）提高档案管理人员专业素质水平

提高文件管理器的专业素质是加强安全控制的重点。首先，文件管理应坚持集中统一的原则，对所有文件进行合并和分类，以便专门的管理人员进行管理。另外，如果雇用管理人员，则需要提高“门槛”。所有应聘的管理人员的工作能力都将通过所有规定的考核，选择最佳的的管理人，优胜劣汰，并确保档案管理员的工作能力满足规定的要求。第三，档案管理人员不断提高专业人员素质，狠抓档案的安全保密工作，增强档案的安全保密管理能力，有效保护档案信息。最后，我们着重于培训，定期为档案管理员提供安全性和机密性培训。档案维护者的阶级地位和职业道德应提高对保密的认识，绝不危害国家安全和人民利益。此外，根据实际情况，为了顺应信息档案管理的趋势，我们定期进行有关计算机操作的业务培训。

（二）完善安全管理制度

在完善安全管理系统时，应考虑各种因素对数字档案信息安全性的影响。关于人身安全管理，有必要建立专门的安全审查制度，运行安全评估制度，安全教育制度等。必须对所有存储的数字信息进行保密分类。机密信息和敏感信息必须进行加密，并离线存储在安全的环境中，以防止窃听，修改或破坏信息。从系统安全运行的角度来看，它必须在控制对计算机机房的访问，管理环境条件，自然灾害防护，防护设施管理、电磁波与磁场防护等工作。将建立一个系统，例如操作安全管理，操作权限管理，操作规范管理，操作责任管理，操作监视管理，操作恢复管理，应用程序部分备份管理，应用程序软件维护和安全管理等制度。从技术上防止文档被人为修改，并提高了电子文档的可靠性。

（三）维护数据信息自身安全

信息安全和机密性任务可以使用安全加密技术来集成信息资源，以确认在两方之间传输信息的目的，或者使用双向密钥加密。双重密钥技术在实际应用中更为广泛。使用两个加密密钥，可以通过适当的匹配来满足解密需求。

结语

综上所述，在档案管理中管理安全性和机密性对于档案的应用和开发非常重要。在新时代将最新的信息技术应用于档案管理将有助于减轻劳动强度，提高档案管理信息化水平。更重要的是，在保持强大的档案信息管理能力的同时，还需要注意档案管理的安全性。为了加强档案的安全性和保密性管理，有必要提高管理人员的专业素质，完善安全管理体系。还可以应用信息技术来确保档案的安全性。在这个阶段，文件管理的信息化建设已成为必然的发展趋势。从加强信息建设基础设施，加强安全性和机密性两个方面着眼于如何加强信息管理建设，为文件管理的进一步发展做出贡献。

参考文献

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