浅析现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接

孙丽丽

摘 要：一个企业的档案管理工作在很大程度上对企业的发展以及企业内部的管理有着非常重要的作用。有条理的、规范的、科学的档案管理能够进一步提高工作效率。在新时期背景下，企业的档案管理工作发生了很大变化，高水平的档案管理工作必须是建立在完善的档案管理规范基础之上的。文秘工作与档案管理的主要衔接载体是档案公文，特别是在现当代信息技术快速发展的背景下，很多企业的档案管理工作都已经用电子归档，所以这就为文秘工作与档案管理工作的有效衔接提供了更多可能性，将文秘工作与档案工作进行有机融合能够减少档案管理的复杂程序。所以本篇文章主要针对现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接进行相应探究，通过两者的有效衔接，进一步推动企业档案管理工作的有效开展。

关键词：文秘工作;档案管理;工作衔接;衔接措施

现代文秘工作与档案管理工作的融合载体主要是相关的档案和公文，传统的档案管理都需要设立专门的档案管理部门，并且有专门人员进行档案的收纳整理和保管。但是随着电子信息技术的快速发展，当前也提出了文档一体化的管理模式，立足于文秘和档案管理工作的全局出发，在企业公文生成到归档的过程，使用信息技术将文档进行电子录入。通过这样的方式方法使公文的管理以及文档的调取更加方便快捷，也实现文秘工作和档案工作的共享，使两个工作能够做到有效衔接。

一、当前文秘工作与档案管理工作衔接存在的问题分析

由于文秘工作和档案管理工作有着较长“各自为政”的历史，因此在短时间内要想使两个工作实现规范衔接，不可避免的会存在一些问题，包括文秘工作和档案工作的本质差距以及相关人员的职业素养、意识等等，都会导致二者在衔接过程当中会存在一些阻碍。

（一）版记欠缺，附件不规范

文书部门和档案部门的重要衔接纽带就是版记，版记也是实现新时期文档一体化的重要标志。但是在文秘工作工作过程当中版记往往会被忽略，特别是对一些主题词的选用不准确，这为文件的归档和调阅造成了极大困难，增加了文档管理的难度。除此之外，由于《格式》对公文的附件也有明確的标准，但是在当前现行的公文执法中，有的公文附件标志，从而导致附件和正文的序号名称有出入，这就会使得当附件单独装订的时候没有标注正文的排列序号。而有的只有正文不存在附件，这又会导致两个工种在衔接过程当中非常混乱，也严重的影响着公文的规范和文档归档[1]。

（二）缺乏规范的编号以及完整的原稿

众所周知，公文的原稿是公文处理的重要依据，即便是相关大文的过程很规范科学，但如果缺乏完整的原稿也会导致分类不准确，而且缺乏原稿还会使得公文的编号不规范，造成漏号、重号的现象，不仅严重影响了功能的质量，而且也不符合现当代立卷归档的要求。所以缺乏规范的编号以及完整的原稿，都是当前文秘工作与档案管理工作规范衔接的负面影响因素。

二、现代文秘工作和档案管理工作规范衔接措施

要了解到当前文档管理存在的问题之后，相关工作人员就必须要制定有效的措施，实现文秘工作和档案管理工作的规范衔接，通过两个工种的有效衔接共同对文档实施更加科学和合理的管理，促成文档一体化的管理局面。

（一）加强相关员工的文档一体化意识

从本质上来说，所谓的文档一体化就是将文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体的工作流程真正的实现有机融合。通过文档一体化的实现，加强档案部门对文件管理的控制，从而保证档案的质量，也让档案部门繁杂的工作程序简洁化，提高工作效率，保证文档工作的合理化和科学化。所以必须要加强对相关人员文档一体化意识的培养，让每一个文秘工作具有较高的档案意识，要有“今日事今日毕”的工作态度和理念，充分理解文秘工作除了要为当前的工作服务，还要对历史工作负责，对未来工作提出要求，这是做好文档一体化的基础和必要前提，也是规范每一份公文的有效条件[2]。

（二）培养专业的现代文秘队伍

由于文秘工作和档案管理工作都具有较强的专业性，因此从业人员必须要具备较高的职业素养和职业能力。因此打造一支业务能力高素质强的文档管理队伍就显得至关重要。比如对当前的管理人员加强培训，注重文档管理人员的晋升和专业培养，立足于现代化信息网络，让相关管理人员能够具备较高的信息素养，用信息技术实现文秘工作和档案工作的规范衔接，满足新时期背景下现代文秘工作和档案管理工作的需要，做到文档管理的现代化。只有在相关管理人员具备较高的工作能力之后，才能够根据实际的文档管理需求，采取针对性的措施，并通过性能优良的设备和自身较高的职业素养实现文秘工作和档案工作的规范衔接。

结语

总而言之，现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接是一个非常重要的课题，相关人员必须要针对当前文档管理中存在的问题，对这些问题进行深入的分析，立足于文档管理一体化的要求，加强对相关人员文档一体化意识的培养，构建专业的现代文秘队伍，从而保证文秘工作和档案工作的规范文件。

参考文献

[1]苏娟.规范与统一——文秘工作与档案管理的衔接[J].办公室业务，2016（24）：106-107.

[2]张春有.浅谈现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].档案学研究，2001（04）：26-28.