事业单位档案管理问题与对策

毕春明

摘 要：现如今，越来越多的事业单位开始使用信息化方式来进行档案管理，在传统档案管理方式逐渐向着信息化管理方式转变的过程中，依然存在着一定的问题，特别是档案的管理方式、观念以及管理人员能力方面，都存在着一定的不足之处。因此，有必要对当前档案管理工作中存在的问题进行分析和研究，希望能够为事业单位档案管理工作的发展提供参考建议。

关键词：事业单位;档案管理;问题分析;解决对策

随着事业单位改革的不断深入，对档案管理提出了更高的要求，档案管理在事业单位的各项工作中起到决定性作用。譬如：事业单位人事档案中记录了每位职工的基本信息，包括其学历信息、从事专业、工作经历、个人荣誉等基础信息，为评价个人工作业绩提供了有力依据，也对职工的成长有重要引导作用。可以说，事业单位人事档案管理贯穿于每位职工的职业生涯，对人事档案进行集中整理，保证能够有效利用人力资源配置，保证单位的正常运行。事业单位在人事档案管理中出现了一些问题，阻碍了事业单位的发展。

一、事业单位档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理重视程度不高

在事业单位发展的过程中，部分单位对档案管理的重视程度不够，其主要表现在：第一，事业单位领导对档案管理工作的认识不够，认为档案管理工作只是简单的文字整理和抄写等，并不能够为单位的各项事业发展带来更多实质性效益，因此，很多领导都不会将更多精力放在档案管理上。正因为如此，事业单位的档案管理水平通常较低。第二，由于领导的不重视，使得相关管理人员也没有对档案管理工作有足够的重视，这样就很容易导致泄密的事情出现，甚至可能会出现故意盗窃机密档案的情况发生，直接影响了事业单位的发展。

（二）档案管理信息化程度较低

现如今，各行各业都已经逐渐借助信息技术来发展，对于事业单位的档案管理工作来说，使用信息化技术势在必行。当前，很多事业单位都已经意识到信息化档案管理方式的重要性，也逐渐开始利用信息技术来对档案进行管理，不仅方便了档案信息的查询和使用，同时也降低了管理的成本。但是，在事业单位档案管理工作中，还存在信息技术和设备比较少，内部工作中缺乏现代管理理念的渗透，仍在应用传统的管理方法和手段，只是将档案信息录入到计算机数据库中进行简单的记录，而不是将这些档案资料高效化的管理和利用，导致档案管理工作效率低下，直接影响了事业单位的发展。

（三）档案管理人员综合素质偏低

档案管理工作看似简单，实际上对相关管理人员的综合能力要求较高，不仅要求其具备过硬的专业技能，同时也要求其具备良好的职业道德和强烈的责任感。但是在当前的事业单位中，普遍存在档案管理工作人员综合能力偏低的情况，一方面，档案管理人员不能够与时俱进，缺乏专业知识的掌握，无法适应新常态下事业单位发展对档案管理的需求，对档案材料的收集整理、装订以及归档等方面的业务流程不够熟悉，不能满足档案开发和应用的需要。另一方面，部分档案管理人员的职业道德素养偏低，责任心不够强，给档案管理带来混乱现象，需要加强档案从业人员专业技术培训，增强自身修养，确保档案管理制度化规范化。

二、加强事业单位档案管理工作的几点建议

面对事业单位档案管理工作中存在的问题，事业单位应当要给予足够重视，从不同的角度加以改善，提升档案管理工作的质量和效率。笔者总结出以下几点内容：

（一）提高对档案管理工作的重视

提高对档案管理工作的重视，就需要事业单位的领导层级先转变观念，提高档案管理的意识。第一，事业单位应当要将档案管理提上日程，真正从根源上抓起，充分调动档案管理人员的积极主动性，提高其对信息的收集和管理能力。第二，为了加强工作人员对档案管理工作的重视，需要事业单位制定一套完善的考核制度，加快激发和挖掘年轻人的潜力和热情，同时也能够不断规范管理人员的行为，促进档案管理工作更加科学化和规范化。第三，事业单位应当要加强档案保密方面的工作，安排专员对档案进行管理，制定保密协议和查阅条件，禁止无关人员进入档案室查阅档案，与此同时，还要在外部环境上采取“加固措施”，避免机密档案外泄。

（二）提高档案管理的信息化建设

为了提升档案管理工作的整体效率，应当要加强信息化建设。第一，借助信息化手段的优势，建立相应的档案管理信息系统，实现档案的规范化、系统化的管理，将档案按照不同的标准来进行分类管理，这样不仅能够提高档案的管理效率，同时还能够提高信息的利用效率。与此同时，还应当要建立信息共享和交流的平台，实现“线上+线下”共同管理的方式，提高档案信息资源的利用效率和档案管理的整体效率。第二，事业单位应当强化对档案管理工作的资源配置，在档案管理方面加大资金的投入力度，配置性能良好、数量足够的信息化设备，并组织档案管理人员参加信息化业务知识培训，提升事业单位档案管理的整体效率。

（三）提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和效率有着直接的影响，因此，事业单位应当要加强档案管理人员综合素质的培养。第一，应当与档案管理人员合理分配工作，共同努力，无缝对接。可以邀请档案管理相关专家来到单位内部进行新技术和理论知识的传授，使档案管理工作人员的专业技能能够紧跟时代的脚步，全面提升自身的综合能力。第二，应当要注重培养档案管理人员的职业道德素养，定期展开思想政治教育，建立起一支政治觉悟先进、专业素质过硬、工作水平扎实的档案管理人才队伍，以人为本，充分发挥人的主动性、灵活性和创造性，为档案管理工作注入持续活力。第三，档案管理人员应当要提高自学的能力，积极并主动学习信息技术、管理观念和能力基本技能，如：统计学、计算机基础操作、心理学等，将档案工作与现代化技术全面结合，提升档案管理综合能力。

（四）加强档案管理的信息化建设。

随着现代化信息技术的发展，其在各行各业的应用也越来越广泛，为了提高档案管理工作的效率，加强档案管理的信息化建设也是一项重要的措施。首先，应该积极引进信息化设备和相关技术，包括计算机技术，网络技术以及软件开发技术，并积极引进相关的专业人才，从而加强信息化在档案管理各个方面的应用。同时可以借鉴其他国家的先进技术，对微缩技术、声像技术以及光盘技术等进行充分利用，加强我国事业单位档案管理的信息化建设水平。

综上所述，事业单位的档案管理工作的开展对于事业单位的发展有重要的作用，为了強化事业单位的档案管理，提高事业单位的工作效率，我们应该加强对档案管理工作重要性的认识，并积极采取措施来加强档案管理工作的创新，保证档案管理工作的开展并促使其充分发挥在提高工作效率方面的作用。

参考文献

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