合作原则下的冲突类商务英语信函的写作

石会玲 向要立

摘  要：本文将在合作原则的指导下，去探讨合作原则的四个准则如何指导冲突类商务英语信函的写作，发现冲突类商务英语信函写作如能严格遵守合作原则下的四个准则，其能更清晰、简洁地表达所要传递的内容，传递的信息更加完整具体;内容更具严谨，正确性和相关性。

关键词：商务英语信函;冲突类商务英语信函的写作;合作原则

1. 引言

根据Leech的言语行为分类模式，本文将商务英语信函分为合作类、和谐类、竞争类和冲突类信函四类。冲突类信函传递的是坏消息，有可能破坏双方的合作关系，甚至引起纠纷，它包括拒绝信、索赔信、理赔函等。在国际商务贸易中，冲突类商务英语信函是沟通解决商务纠纷不可或缺的工具，出现频率甚高。本文将以合作原则为理论指导，来分析冲突类商务英语信函的写作。

2.合作原则概述

“合作原则”是由美国著名语言哲学家格莱斯于1967年中提出的。格莱斯指出会话之所以不致成为一连串互不连贯的话语是因为言语交际双方都遵守一个目的，相互配合，从而使交际活动能够顺利进行。“人们均自觉或不自觉地遵守一套会话的合作原则（Cooperative Principles）”（Grice，1967）。合作原则包括数量准则、质量准则、关联准则和方式准则。1.数量准则指：a）使自己所说的话达到当前交谈所要求的详尽程度;b）不能使自己所说的话比所要求的更详尽;2.质量准则包括：a）不要说自知是虚假的话;b）不要说自己缺乏足够证据的话;3.关联准则认为说话要切题，不说和话题无关的话;4.方式准则— 清晰，具体：a）避免晦涩的词语;b）避免歧义;c）说话要简要（避免赘述）;d）说话要有条理。（Grice，2002）

3. 合作原则下的冲突类商务英语信函写作分析

合作原则是公共关系学和语言学中的重要原则，巧妙的运用合作原则有利于冲突类商务英语双方意思的传达，纠纷的解决，从而建立长久稳定的商贸关系。

3.1.数量准则下的冲突类商务英语信函传递内容更具完整性与具体性

合作原则下的数量准则要求商务英语信函传递的内容完整具体。数量准则与话语所提供的信息量有关。其给交际者在交际中使用的语言的详尽程度作了规定：“使自己所说的话达到（交谈的现时目的）所要求的详尽程度”。数量原则体现在商务英语信函的写作中，主要是指内容应包含交易当时所需的信息，尽可能用少的文字表达更完整和具体的内容。例如：

（1）As is known to all，since raw material is in a great shortage in the whole market，the price of this kind of products have been rising steadily in the world. However，in view of the great relationship between us during the past 10 years，we are considering making a special discount of 5% provided if you can repeat your order with us only.

以上是一封拒绝函的回复信，卖方花了太多的篇幅解释价格上涨的原因，通过原因的解释来引出给对方5%的折扣。其实，卖家要传达的信息很简单，即“虽然价格在上涨，但我们还是给对方5%的折扣”。因此回信改为：The prices have been rising steadily，but we will make a special discount of 5% for you. 此回复虽然简短，却遵循了合作原则，根据需要提供适当的信息，确保会话的量充分但不多余，提供必要的信息，使对话顺利进行。

商务信函的写法是每文一意，使读者接收信息时重点明确具体，主次分明，一目了然。例如：

（3）Our products have won several prizes.（含糊）

（4）Our air compressor nebulizers have won first prizes in four national contests within the past five years.（具体）

例（3）说我们的产品赢得了很多奖项，但没有明确说明何种产品或何种奖项，可信度不高。而例（4）明确地告知了何种产品所获奖项，增强了可信度，更好地达到沟通的目的。

3.2 质量准则下的冲突类商务英语信函的表达更正确、严谨

质量准则要求商务英语信函的撰写时，信函内容正确、符合事实、数字准确、商务用语准确，证据充分，表达严谨。例如：

（5）The goods we supplied are equal to the sample.

（6）We ordered well-dried and high quality raisins，but the goods you sent us are totally un-merchantable.

例（5）的“equal”用詞在一定程度上有点夸张，违背事实，因每个产品都会存在一定误差。质量准则的第一个要求是“不要说自知是虚假的话”。此处应该改为：The goods supplied are similar in quality to the sample。根据准则的第二个要求：不要说自己缺乏足够证据的话，用词需谨慎，应用具体的，特别的词来代替笼统、模棱两可的词。例（6）中，使用两个较笼统的词“totally”和“un-merchantable”，无法具体说明货物问题，如能用“in a maggoty/ rotten state”便显得详尽、具体，利于争端的解决。

3.3关系准则下的冲突类商务英语信函传递的信息更具相关性

关联准则规定了“说话要切题，不说和话题无关的话”，因此商务英语信函写作时，信函表达的内容相互关联，用一些相关的词来保持信函段落的连贯性，往来信函要具有关联性，避免突兀，以便继续交际，直至达到目的。例如：

（5）买方：The quality of the goods you sent us is almost not the same，we would like you to send us more details of your products，including colors，prices，sizes，and the material of different qualities.

卖方：We are glad to receive your letter and inform you that if you order no less than 500 pieces of our products，we will give you a 5% discount.

上面的回信中，卖方没有就来信内容进行回复，就直接提到了数量折扣等其他不相关的问题，这样会让买方觉得云里雾里。因此在进行冲突类信函的写作时，我们应根据信函的内容来回复，避免与信函主题无关的话题。

3.4方式准则下的冲突类商务英语信函传递内容更清晰简洁

方式准则是指传递信息的方式，要求话语清楚简洁（Clarity and Conciseness），避免晦涩的词语和歧义是方式准则的两个要求。多用简短常用的词汇和句子，尽量用单词代替短语，传递和加工信息要正确适度，避免让读者费力地去琢磨，或造成误解而影响交际效率。例如：

（6）The pictures of the damaged goods were enclosed herewith. We hope you can solve it as soon as possible.

（7）Our company can make cloths for men of any size.（含糊）

例（6）中晦涩的短语enclosed here with让人难懂，如能直接用单词enclosed代替，从而避免晦涩的词语和短语，使句子更加简洁。例（7）句中make cloths for men of any size表达不清楚，容易让读者产生歧义，如改为make cloths of any size for men，则让人清晰易懂。

总结

冲突性商务英语信函是为了解决冲突纠纷的。遵循合作原则进行此类信函的写作，能使所传递的内容为对方理解与接受，有利于双方冲突的解决。因此，合理利用合作原则，有助于人们在冲突解决中准确地理解说话人的意图，顺利地解决商务冲突，建立长期友好的合作关系。

參考文献

[1]  Grice H.P. Logic and Conversation[J]. New York：In Cole &Morgan（eds.），43-46.

[2]  Grice，H. P. Logic and Conversation[M]. Beijing：Beijing Foreign Language Teaching and Research Press，2002：26.

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