谈正确处理文秘与档案工作关系

陈雪梅

摘 要：随着信息技术的飞速发展，办公软件不断更新，越来越多地使用计算机和其他多媒体软件来支持办公业务，提高工作效率并实现办公自动化。将文秘和档案管理整合为一体，并试图改变办公室管理档案的传统管理模式，这既是一种是挑战，也是一种机遇，更是信息时代的产物。本文解释了文秘档案整合的必要性，分析了整合中存在的问题，然后提出了有效的改进措施。

关键词：文秘工作;档案工作;现状;对策

1 文秘工作与文书档案管理工作的关系阐述

文秘工作是各级主要机关日常工作的重要组成部分，是实现机关职能，内外联系的重要手段。他主要负责指导整个工作，包括文件管理，发送和接收文件，上载和发行材料，印刷材料，人员配备服务和编写文件。从事该工作必须具有良好的文档收集和组织能力，可以组织相关文档，及时处理文档，将重要信息文件保留在设备上并具有良好的执行能力。当然，还需要运行熟练的文档编制技能和一定水平的计算机技能。顾名思义，档案管理是通过收集，分类，归档，存储和转移相关的官方文件及其他材料，并及时借用相关档案来对档案进行保密的管理。您可以看到文秘和档案馆的工作是重復性的和互补的。如今，计算机网络的快速发展和办公自动化的优势日益明显，可以节省资源，降低办公成本并大大提高工作效率，因此上班族必须努力适应科学技术的发展。尝试获取相关的计算机操作知识并提高动手技能[1]。

2文秘工作和档案管理工作兼顾出现的问题

2.1 档案管理意识淡薄

在公司中，文秘人员是领导的有力助手。这是公司中不容忽视的职位。必须对许多正式文件进行分类，由于秘书人员无视档案的处理，并且档案管理的意识薄弱。没有基于高文件标准的文档处理的真正标准化。首先，文档的原件被错误地存储，并且材料的归档不规范，这更难找到。其次，在紧急情况下，工作人员没有处理传真发送的文件进行再次打印并保存。这样虽然可以减少手写的歧义，最终文件编码错误，分类不明确，并且代码显示为双数字，这影响了文档的质量，不符合文件的要求。

2.2 档案范畴把握不准

表面上，档案管理的对象是文件，但实际生活中的档案管理具有广泛而多样的内容，包括会计年度凭证，各种视频资料和过去的重要文件。等待两者都将导致档案管理人员专注于归档文档而忽略其他材料。作为办公室员工，处理普通材料没有任何区别，也没有特殊之处。这严重影响了档案的质量，并且难以理解档案的范围，这通常会使档案分散且单边，从而使查询变得困难。

2.3 工作缺乏积极性

与类似的销售和其他任务相比，文秘和档案管理是相对稳定的管理任务。换句话说，它缺乏一定的热情，热情无聊但相对简单的任务可能会阻碍您的热情。与某些部门或职位相比，大多数行政工作缺少相应的培训机会。这在一定程度上阻碍了信息技术的发展和员工办公方式的发展，办公软件的支持加快了工作流程，提高了工作效率，但这些技术的发展也有很大帮助，这对一些员工提出了一些挑战。一些结构化的办公室成员无法很好地适应这种工作环境的变化，因此不适合使用内部OA系统进行文件分发。此外，作为文秘工作的一部分，可以执行档案管理以增加更多的工作量，并且员工需要在各个方面提高其适应社会变革和部门发展的能力。当然，对于科学技术的发展和计算机网络的发展，您需要自己进行改进，并认真研究一些相关系统软件的使用以及如何快速操作它。我们的一些员工没有考虑如何在这些大批量情况下提高工作效率，这是因为工作量增加了。

2.4 文秘工作和档案管理管理人员专业素质不足

文秘和档案管理员工的专业素质和专业能力在很大程度上决定了文秘和档案管理的实际影响。由于传统观念的影响和对市场竞争的压力不断增加，许多相关公司经常侧重于对技术人才进行员工培训，缺乏对文秘工作和档案管理人员的重视，大多数助手缺乏专业经验，阻碍文秘业务和档案管理的工作质量。此外，对相关公司的文秘事务和档案管理的重视不足，导致对文秘事务和档案管理人员的有效监督和控制失败。日常行政工作实际上没有执行，文秘工作和记录保存通常很混乱[2]。

3 优化文秘档案管理工作效率的路径

3.1 转变思想观念，提高自身专业素质

随着社会形势的变化，文秘档案管理层必须准确地了解工作的重要性，改变意识形态，找到有效和平衡的方式，提高工作效率并提高职业素质。首先，必须对档案操作有一个高层次的认识，重视文秘事务的规范化管理，实现文秘事务与档案组织系统的真正融合。结合有自己的工作经验，联系高级档案部门以解决更多问题，仅凭主观判断将无法确定文秘档案价值。其次，我们必须不断提高我们的专业和综合素质。文秘工作和档案管理工作是非常专业的技术任务。根据档案管理措施的有关要求，必须以标准化和科学的方式处理每个文件，并且必须对每个文件进行科学的评估，科学评估和档案分类。第三，文秘档案管理人员要增强责任心，树立质量意识，培养工作意识，继续接受新信息，扩大知识领域，提高识别能力。

3.2 充实人才队伍，建立信息化人才激励机制

在知识快速发展的时代中，世界越来越多地基于信息，数字化和网络化。知识更新的速度不断加快，不合理的知识结构和人才团队的老化变得越来越明显。引入奖励等激励措施，积极扩大学习空间，培养高级人才。首先，文秘和档案管理人员要与各自的档案部门或大学进行短期培训，以确保其雇员具有高质量的基础知识，工作水平和工作技能，以满足其实际的发展需求。二是科学合理地安排各种信息化知识培训，适当增加培训强度，不断提高培训时间效率。合理地计划您的培训，并在不同级别和时间安排培训活动。此外，我们在高级工作者的指导下，对相关文秘和档案管理者进行定期检查。第三，要结合文秘和档案管理任务的基本素质要求和以工作职责要求为基本信息，结合竞争选择更多的专业人选，不断增强员工队伍[3]。

3.3 健全档案管理工作制度

档案管理是一个动态任务，具有多个链接，因此需要设置其相关规则，并通过在实际操作过程中不断改进它们来提高规则的完整性和实用性。一要建立科学合理的档案工作机制，充分调动员工的积极性，减少工作的盲目性和随机性，同时扩大档案的来源和渠道;最后，根据相关规定，必须改进档案系统，归档过程必须充分利用最新的信息技术，并且必须及时处理不满足归档要求的档案，提高工作质量和效率。

4 结语

公司的人力资源与文秘事务和档案管理研究综上所述，在新的社会发展背景下，提高文秘事务和档案管理的科学水平是提高文秘事务和档案管理质量的有效措施。在这方面，各部门将及时改变观念，建立新型的文秘工作和档案管理制度，完善机制和制度，并根据新时期的文秘和档案管理要求加强对员工的培训，促进信息化，并实现文秘工作和档案管理的综合水平。

参考文献

[1]薛艳飞.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].办公室业务，2019（12）：98+100.

[2]卢志兰.文秘工作与档案管理衔接的策略研究——以企业文秘档案员工素质提升为例[J].中国培训，2019（06）：64-65.

[3]王志萍.优化文秘档案管理工作效率的路径探析[J].西部皮革，2018，40（02）：44-45.