试论基层单位档案现代化管理工作

孙爱芹

摘要：档案记录既是基层单位日常管理的重要组成部分，也与基层单位的发展历程息息相关。加强基层单位档案的现代化管理，使其顺应当今社会的发展趋势，具有十分重要的作用。基于此，本文重点针对基层单位档案的现代化管理进行了详细的分析，以供参考。

关键词：基层单位;档案管理;现代化

随着社会的现代化发展，信息技术已经在各行各业的日常工作中得到广泛的应用。将现代化管理模式应用到基层单位的档案管理工作中，不仅可以提升档案的存储效益，还能够实现档案利用价值的最大化。但是，在实际的档案管理工作中出现了一些问题。只有对这些问题进行详细的分析，并提出针对性的优化措施，才能够进一步加强基层单位档案的現代化管理工作质量，促进基层单位档案管理的现代化发展。

一、基层单位档案现代化管理的优势

在传统的基层单位档案管理工作中，主要以纸质档案的管理为主。这种档案管理模式主要表现出了以下几方面的缺点：第一档案存储需要占用很大的空间，对管理环境的要求也十分苛刻。稍有不慎，档案就会被损坏;第二工作人员查询档案需要花费大量的时间，工作效率非常低;第三为了确保纸质档案信息的完整性，基层单位每年都需要在档案管理方面投入大量的专项资金，档案管理的成本居高不下。

与传统的纸质档案管理模式相比，实现档案的现代化管理，则表现出了以下几方面的优势：第一可以有效解决传统档案管理工作中存在的弊端，提升基层单位的档案管理工作效率，降低档案管理的成本，为基层单位经济效益的提升提供了保障;第二工作人员只需要将档案录入到信息管理平台内，就可以通过信息化系统的强大功能实现档案的分类与查询，而且系统还可以对存储的资料进行及时的备份，不会造成档案信息的丢失或者破损;第三现代化管理模式的运行流程非常完善，既提升了档案管理的安全性，又为档案信息的查询提供了便利[1]。

二、基层单位档案现代化管理工作过程中存在的问题

（一）缺乏完善的档案管理制度

一般情况下，在基层单位创建初期，就已经开始了档案管理工作，所以基层单位管理制度逐渐完善的同时，其相应的档案管理制度也应该得到一定的优化。由于我国社会经济发展节奏的加快，基层单位的工作内容较之以前也有了很大的不同。但是，与之相应的档案管理却依然在沿用传统的管理模式，导致工作人员的工作效率越来越低，无法满足基层单位的发展需求。

（二）电子档案管理存在着不安全因素

随着社会的现代化发展，基层单位的档案管理工作中产生的电子档案越来越多。但是，电子档案管理工作却存在着以下三方面的不安全因素。首先，电子档案的传输面临着信息泄漏的风险，要想解决这一风险，必须要进行相关安全软件的安装。其次，网络黑客的出现，使得电子档案的存放面临着丢失的风险。要想解决这一问题，就必须要根据档案管理的相关标准与要求，进行相关杀毒软件与防护软件的采购与应用。最后，档案管理工作人员缺乏较强的风险意识，没有按照相关规章制度来开展档案管理工作，增大了档案遗失的可能[2]。

（三）缺乏高素质的档案管理工作人员

档案管理工作人员的专业素养直接决定着基层单位档案现代化管理的工作质量。只有档案管理工作人员端正自身的工作态度，利用自己的专业技术，严格按照相关规章制度开展档案管理工作，且不会出现违规违章操作，才能够提升基层单位的档案现代化管理工作质量。但是，在实际的基层单位中，只有少数工作人员掌握了基本的计算机操作技巧，可以直接利用计算机设备来进行档案信息的采集、分析以及处理。其与绝大多数的工作人员依然以传统的档案管理模式为主。如果基层单位不对这些工作人员加强培训与教育，那么档案的现代化管理将会受到严重的影响。

三、加强基层单位档案现代化管理的策略

（一）完善基层单位档案现代化管理制度

要想加强基层单位档案的现代化管理，必须要完善相应的档案管理制度。首先，基层单位的领导者必须要意识到档案现代化管理的重要性，加强档案管理工作的关注，并在资金以及资源方面给予有力的支持。其次，安排专业的技术人员来负责档案管理信息系统的建设与维护，加快档案的现代化建设速度，提升档案管理信息系统的功能，为档案的现代化管理提供保障。最后，对基层单位的档案管理实际情况进行详细的分析，并根据国家制定的相关法律法规来进行档案现代化管理制度的制定与优化，确保工作人员可以规范而标准的开展档案管理工作。一旦发现违规操作者，就要予以严厉的惩罚，让工作人员意识到档案管理工作的重要性[3]。

（二）加强基层单位档案管理的现代化建设

要想加强基层单位档案的现代化管理，必须要加强基层单位档案管理的现代化建设。首先，基层单位的领导者要对档案的现代化管理有一个全面而正确的认识，并以此为基础优化档案管理机构的结构，将基层单位各个部门的工作计划以及经济责任等与档案管理工作进行练习。其次，根据基层单位档案管理工作的实际情况，科学选择技术相对成熟的档案资源管理系统、CAD系统以及CAM系统等，通过先进的科学技术来确保档案信息可以及时、准确、有效的输入到档案信息库中。同时，还可以通过网络平台进行档案信息的传输，提升基层单位档案信息的共享程度。最后，明确基层单位档案的现代化管理工作标准，并以此为基础构建完善的档案现代化管理工作体系，促进档案管理的现代化建设。

（三）加强基层单位档案管理工作人员的培养与教育

要想加强基层单位档案的现代化管理，必须要加强基层单位档案管理工作人员的培养与教育，确保每一位工作人员对自身的本职工作都有一个正确的了解，都可以掌握先进的计算机操作技术，直接通过计算机来开展档案管理工作。首先，基层单位要加强工作人员的培训力度，将与档案现代化管理有关的理论知识和技术传授给工作人员，确保工作人员可以利用所学高质量的开展档案管理工作。其次，基层单位要加强工作人员的职业道德教育，强化工作人员的道德素养和奉献精神，确保其可以凭借其积极的心态和饱满的热情来投入到档案的现代化管理工作当中，对档案信息进行科学的归档、保管以及利用[4]。

结语

综上所述，与传统的档案管理模式相比，基层单位档案的现代化管理有着明显的优势。但是，在实际的基层单位档案现代化管理工作现状却不甚理想。要想改变这一现状，加强基层单位档案的现代化管理，就必须要完善基层单位档案现代化管理制度、加强基层单位档案管理的现代化建设、加强基层单位档案管理工作人员的培养与教育。只有这样，才能够最大限度的提升基层单位档案的现代化管理工作质量，促进基层单位档案管理的现代化发展。

参考文献

[1]王爱丽.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].农家科技（下旬刊），2020，（2）：247.

[2]马瑞.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].数码设计（上），2019，（12）：284-285.

[3]高阳.刍议事业单位档案管理的现代化路径[J].神州，2020，（9）：253-254.

[4]方泉.完善基层疾控机构档案管理工作的思考[J].管理学家，2019，（12）：1-2.