大数据背景下高校网络教育档案管理研究

摘 要 随着信息化时代的到来，产生的大量数据逐渐成为新时代的重要生产资料之一，同时大数据应用范围也越来越广泛。高校网络教育平台积累了大量的学生及教学活动数据，而传统网络教育档案管理模式存在着诸多的不足，并没有全面真实反映网络教育档案信息。通过对传统模式下网络教育档案管理存在问题和网络教育档案的深度价值进行双重分析，从更新管理理念、完善档案管理模式、加强新型档案团队建设、重视信息安全和增强创新服务能力等方面阐述了大数据背景下网络教育档案管理优化路径，为新时代网络教育档案的改革实践提供思路。

关键词 大数据 高校 网络教育 档案

中图分类号 G271.3 文献标识码 A 收稿日期 2019-05-28

★基金项目：华东理工大学2018年度在线教育教学研究项目（项目编号：WJY2018025）。

★作者简介：商敏锋，华东理工大学助理研究员，硕士学位，研究方向为网络教育档案管理。

Abstract With the advent of the information age， a large number of data have gradually become one of the important means of production in the new era， and the application of big data has become more and more extensive. The network education platform of colleges and universities has accumulated a large number of data of students and teaching activities. However， the traditional network education archives management model has many shortcomings， and does not fully and truly reflect the information of network education archives. Through the double analysis of the problems existing in the management of network education archives under the traditional mode and the deep value of network education archives， this paper expounds the optimizing path of network education archives management under the background of big data from the aspects of renewing management concept， optimizing archives management mode， strengthening the construction of new archives team， attaching importance to information security and enhancing innovative service ability， so as to provide new thoughts for the reform practice of network education archives in the new era.

Keyword big data; colleges and universities; network education; archives

隨着信息时代的到来，一种影响人类生产生活各方面的基础性资源——大数据，应运而生，成为新时代重要的生产资料。现代管理科学重要奠基人戴明曾经指出：“除了上帝，其他任何人都必须用数据说话。”[1]78在大数据快速发展的新形势下，档案工作也必将迎来新的挑战，为此必须要改变以纸质档案为主、电子档案为辅的传统档案管理模式，主动拥抱大数据时代的到来，充分认识档案数字资源的大数据特征，形成更加重要、更加丰富、更加便捷的档案数字化资源，为档案的广泛、高效、深度的利用服务提供新思路、新方法。

一、大数据背景下网络教育档案工作的机遇与挑战

著名科学杂志《自然》于2008年创建了“大数据”专刊，并对大数据作了定义，即大数据代表人类认知过程的进步，数据集的规模是无法在可容忍的时间内用目前的技术、方法和理论去获取、管理、处理的数据。大数据具有大量、多样性、速度快、有价值四个特点[2]49。通过对掌握的庞大数据信息进行深度分析、筛选与分类，挖掘并发现数据的价值，将那些重要的有价值的数据进行专业化处理和“加工”，实现数据的“增值”。

随着大数据技术的不断拓展和深化，学界的讨论从“什么是大数据”转移到了“如何应用大数据”方面。国际上将大数据应用方向大致分为智慧政府、市场监管、社会治理、公共服务、数据开放与社会创新五大领域。网络教育档案管理作为公共服务领域的组成部分，应当深度挖掘和利用网络教育教学活动档案信息，为学生、教师、管理者、用人单位提供更加全面优质的个性化服务，在促进网络教育教学质量提高方面发挥一定的作用。

网络教育是指在网络环境下，以现代教育思想和学习理论为指导，充分发挥网络的各种教育功能和丰富的网络教育资源优势，向教育者和学习者提供一种网络教与学的环境，传递数字化内容，开展以学习者为中心的非面授教育活动[3]229。大数据管理理念的融入为网络教育档案管理工作提供了一种全新的思路，随着整个社会对当前档案利用服务的需求日益增加，网络教育档案信息的利用服务也变得更加常态化，因此需求的多样性、常态化给网络教育档案管理工作提出了更高的要求，也给网络教育档案管理带来了一些挑战。

随着网络带宽的持续改善以及网络教育的先天优势，高校网络教育如雨后春笋般快速地发展，办学规模持续扩大，因此在网络教育平台上积累了海量的学生及教学活动信息，形成了从学生报名、入学、课程学习、考试到毕业的信息闭环，而且网络教育平台上每天都会新产生大量的教学活动数据。鉴于此，网络教育教学活动形成的大数据为网络教育档案工作的创新变革提供了基础，也正好迎合了大数据时代提出的档案管理工作改革的课题。大数据档案管理就是要深度应用信息技术和大数据技术，而网络教育自身就应用了信息技术手段，对信息技术有着较深的认识与理解，为大数据技术应用到档案管理中提供了便利条件。

二、传统网络教育档案管理模式存在的问题

网络教育档案管理目前还是实行以纸质档案为主、电子档案为辅的方式，而且网络教育档案管理要求与全日制学习档案管理要求基本一致，没有体现出网络教育学习的特点，没有完整、准确记录网络教育学生学习过程情况，更不能全面、客观地评价学生的学习成效。

1.管理服务思路转变与创新能力不够。目前，网络教育档案归档的重要目的是保存学生的核心信息材料，包括新生录取名单、学生成绩表、毕业生登记表，从这点来说无可厚非。网络教育档案的利用虽然也是越来越多，但更多的是从保管者角度出发界定可利用的范围，缺乏主动创新的动力，没有站在学生、教师、社会等角度去主动开拓归档范围与方式以及提供更为全面的档案利用服务。为此，网络教育档案管理工作者还没有真正贯彻服务至上的理念。

2.与信息技术融合不够紧密。从当前档案管理工作实践来看，各高校越来越重视档案管理信息化工作，都建有独立的档案管理平台，一定程度上打通了校内部分职能部门的平台，实现了部分数字化资源的共享以及纸质、电子双轨制归档方式，但更大程度上仅仅是信息技术的初级应用，信息化程度较低，更多以电子化材料附件的形式存在于档案管理平台，与大数据应用理念还有较大差距。同时对大数据技术天然具有一定的排斥心理，认为大数据技术的深度应用很可能会影响目前相对封闭网络环境的档案管理信息安全。

3.过程性学习档案缺失。网络教育学习强调的是网上自主学习，更加注重学习过程考核，细化了过程考核指标，将过程考核的成绩作为课程学习成绩的一部分。因此，过程考核成为网络教育学生学习的显著特点，也是区别于全日制教学的重要内容。目前网络教育学生档案只注重入学与毕业两个时间节点，忽视了过程性档案的探究。网络教育学生以在职人员为主，他们工作变动情况比较多以及就读专业贴近工作岗位需要，为此每年都會出现一定数量学生提出学习重心或专业变更申请，然而这些过程变动信息是没有纳入当前档案体系里的，因为这些材料不属于核心、重要的数据。如采用纸质归档会觉得没有必要，而完全电子化辅助归档方式是一种较好的解决方式，这样可以保留学生的完整信息，更好地体现档案的严肃性。

4.课程生学习档案被忽视。网络教育实行学分制管理和弹性学习期限，高起专、专升本层次基本学制为2.5年，最长学习年限5年左右，目前基本原则是以学生毕业为依据进行档案归档，对于未能最后毕业的学生信息，尚未引起重视，没有制定相应的未毕业学生信息管理办法，存在这些信息超过最长学习期限后在网络教育平台被删除的可能。随着终身学习理念的深入，仅修读部分课程的学生会越来越多，对这类学生的档案管理没有明确的规定。这个学生群体档案是整个网络教育学生档案的一部分，没有对他们学习信息的归档，对于今后他们的学习档案的查询与利用可能就无从考证了。从学习型社会建设与学分银行建设来看，学分共享将成为未来一种新的趋势，对本校修读学分的学生学习档案如何保存，将成为网络教育新时代课题。

三、网络教育档案价值的深度分析

档案本身是固定的，是历史资料的沉淀，但融合现代信息技术，可通过大数据技术手段与档案建立起畅通的纽带，发现档案的内在价值并实现价值的最大化利用，为学生、教师乃至社会提供更加全面、丰富的服务。

1.利用大数据技术，为学生提供综合诊断评价系统。档案管理应在学生报名时就开始介入，贯穿于学生从入学到毕业的整个教学环节，通过开展定期的学生综合诊断评价，可以实现每位学生每一项学习结果在本专业、本学习中心、本地区或本校学生范围内进行排序，让学生清楚地知道自己的学习进度与成效，发现自己与其他学生之间的优势与劣势，促进“你追我赶”这种良好学习氛围的形成。

2.利用大数据技术，有利于建立学校与社会的一种良好互动机制。高校应建立网络教育学生学习能力与水平评价系统，通过身份证号码、手机号等方式安全登录，查询网络教育学习期间的各类表现，包括学习成绩、参与学生活动、学习过程主动性与积极性、学生奖励与处分情况、教师评价等一系列信息，这些信息形成综合性评价报告，可以让社会或用人单位更加全面地认识学生本人。因此，通过学生综合评价体系建设可以督促学生在读期间的各类表现，积极践行“网络自主学习”“注重过程考核”的教学理念，促进自主学习能力的有效提高。

3.利用大数据技术，为教学改革创新提供支撑服务。大数据技术的重要价值在于深入挖掘数据价值，利用云计算等技术，可在多元与海量的档案数据中获取有价值的信息，有利于网络教育教学管理的完善与创新。高校网络教育教学过程中形成了大量学习与教学数据，包括网上点播课件学习记录、网上作业完成记录、学生在线答疑记录、课程考试分数分布情况等等，教学管理人员和教师可以挖掘网上行为记录与结果，重新规划调整课件点播的学习要求、网上作业题目类型、考试试卷的难易度、教师辅导答疑的重点、难点问题等等，为推动网络教育教学改革创新提供支撑。

四、大数据背景下网络教育档案管理优化路径

随着“互联网+教育”的不断深入发展，学习型社会建设将不断完善。网络教育档案管理应迎合新时代的要求，充分挖掘并发挥大数据的作用，将网络教育档案的信息化利用推向一个新的高度，让档案管理焕然一新，让档案工作更加近距离走近日常管理及大众服务中，真正体现档案的本身价值。

1.更新管理理念。大数据时代的到来不可逆转，要尊重信息技术发展的规律，要尊崇、善用大数据。信息化时代，大数据是重要的生产资料，不运用大数据可能要比不用电更加可怕。档案管理人员要树立起大数据意识，主动拥抱大数据时代的到来，正确全面认识档案管理与互联网技术共振所产生的新价值，运用互联网信息技术持续改造现有的档案管理思路与流程，推进档案管理工作的规范化、效率化与数据化。只有树立了大数据理念，才能够在今后的档案管理工作中提升对档案数据信息共享的敏锐意识。

2.完善归档管理模式。在纸质档案与电子档案同步归档的现有环境下，要适应新时代档案的需要，在档案管理中要区分数据的重要程度，对非核心的档案可采用完全电子化的归档模式，这样可以更大范围、更快捷地实现档案数据的全面化，通过将过程性学习档案、课程生学习档案按照一定的规则进行电子化归档，最大限度地反映学生学习的整体状况，也为今后学生学习档案数据的应用与挖掘提供实证。要打破平台孤岛现象，进一步打通学校档案管理平台、网络教育教学管理平台与学生平台接口，让学生数据能够畅通地在平台之间切换，有助于学生数据的准确性、实时性，避免出现人工数据导入导出可能出现的差错;同时要在网络教育管理平台设置档案登录入口，方便学生等用户在线利用服务。

3.加强新型档案团队建设。传统管理模式下档案数据的采集以纸质档案载体为主、电子档案为辅的方式，信息技术的应用是简单的、初级的;大数据环境下档案工作更加复杂，信息技术的应用更为频繁与深入，对于数据的采集需要借助网络信息技术、计算机软件技术等来完成，驾驭计算机能力已成为档案数据采集人员的基本能力之一[4]136，单靠传统管理模式下专兼职档案管理人员的管理已经不能适应了，需要专门的信息技术人员加入档案团队，组建一支信息技术人员和专兼职档案管理人员合作的新型档案团队。不仅要加强档案业务知识培训，也要组织参加大数据技术培训，打造一支业务性、技术性交融的复合型档案团队。

4.重视信息安全。要推进大数据档案管理，必须以保证信息安全为前提，这是一个必须面对的现实。网络教育档案存在大量的学生信息，包括学生学号、姓名、身份证号、入学时间、毕业时间、考试成绩等一系列涉及个人隐私的信息，在大数据的开发和利用过程中，一定要充分考虑信息的隐私权问题、真实性问题等等。建立大数据档案绝不仅仅是为了保存大量的数据，最主要目的是通过信息化技术处理大数据，更好地为学生、教师、管理者、社会等提供全面的、深度的个性化服务。为加强信息安全，应对档案管理大数据进行核心与非核心数据区分，对于不同数据采用相应的方式获取，构建起多层次的安全保障体系，可采用水印技术、防火墙技术、信息加密技术等手段，同时强化实名制管理，绑定手机号码，增强访问的安全性。另外须强化档案管理系统用户访问权限管理、操作权限管理等;定期对档案管理系统引入第三方安全性能评估，定期开展安全漏洞扫描，及时发现，及时修正，同时也要强化网络教育档案数据定期备份意识。

5.增强创新服务能力。档案服务创新是大数据应用的最终体现。大数据背景下的网络教育档案管理工作，不再只是档案的整理与保存，更多是对网络教育中学生、教学管理等各类信息进行综合精准管理与深度利用服务。档案管理需利用大数据技术及时、不断挖掘档案深层次的价值，获取新发现，推动网络教育档案管理由大数据向“大服务”发展[5]39。要充分调研档案服务对象以及准确把握档案用户真正需求，为用户主动提供个性化服务，要重点发挥网络教育学习过程性档案的价值，让在读学生充分认识到学习过程的重要性。同時要努力实现档案管理智能化服务，精准地满足用户多元化需求，将网络教育档案数据及时、准确地传递给用户，实现档案的内在价值，也为毕业生网络教育学历的真实性提供快捷服务。基于大数据便捷性、及时性等特点，要秉持开放理念，通过微信等自媒体手段拓展档案服务领域与深度，不断提升档案服务水平。

参考文献

[1]姜玉辉.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策分析[J].科学与财富，2018（22）.

[2]张中宇.大数据时代的城建档案管理[J].档案管理，2018（10）.

[3]丁庆梅. 网络教育中的大数据角色呈现[J].教育教学论坛， 2016（9） .

[4]宋世叶.大数据时代档案人员教育的几点思考[J].办公室业务，2018（19）.

[5]凌穗环.大数据时代学校档案优化管理路径探讨[J].兰台世界， 2017（14） .