改进文书档案管理,迎合医院现代化发展

2020-10-21 12:24张艳艳
大东方 2020年3期
关键词:医院发展改进档案管理

张艳艳

摘 要:在医院管理过程中,档案管理工作非常重要。如何科学地结合信息化管理方法和技术合理管理医院文书档案、医院档案又如何为医院的建设与发展服务,是当前医院管理者努力探索的热点问题。本文针对目前医院档案管理的现状,提出解决和改进的对策,并对医院档案现代化管理进行一番探讨,以期促进医院的档案管理更加符合现代化医院管理的进程。

关键词:改进;档案管理;迎合;医院发展

引言

医院文书档案属于医院主要文件资料,记载着医院重大活动及事件,是档案管理中的主要部分。目前,在医疗事业不断发展的过程中,文书档案在医院管理中也具有重要的作用,强化文书档案管理,也能够促进医院现代化的持续发展。在实际文书档案管理过程中,因为对于档案管理没有足够的重视,从而导致档案管理工作存在部分问题。实现文书档案科学管理,充分发挥档案资源中的作用,从而实现医院的良性发展。

1 当前医院文书档案管理存在的问题

1.1档案管理制度的不健全

据了解,有部分医院档案管理制度仅设置在医院办公室,其他职能科室设有该科室应承担的相关职能制度,无档案管理制度。并且在医院目标管理考核方案中,也没有将档案管理纳入目标考核,档案管理监管不严,易降低档案的收集率。

1.2专业知识水平较弱

大部分档案管理人员对文书档案质量管理的意识不强,满足于收集、整理、查询利用等常规性工作,没有真正思考如何提升业务质量。此外,医院文书档案管理人员的兼职现象较为普遍,未接受专业档案培训的人员较多,虽然近年来随着档案专业人才的引进缓解了这一压力,但实践经验匮乏也是新进专业人才的短板。

1.3档案的存放保管条件有限

由于医疗用房紧张,致使档案用房狭小,不符合档案安全保管的要求。医院的病历档案由专门科室管理,财务档案由财务科管理、其它基建、后勤、科研、党务、行政等档案由办公室统一管理,各自制订过保密制度,但由于管理分散,各部门档案的存放条件各有不一,档案资料以纸质、人工归档方式实行的保密制度和措施,与当前飞速发展的信息化管理不相适应。

2 探讨医院档案现代化管理的几点建议

2.1创新管理意识,提高服务质量

理念决定成果,为了保证医院文书档案管理创新的目标达成,首先要从理念建设入手。院方要对内部各个部门、各个岗位乃至每名员工的意识进行创新,特别是对文书档案管理人员,更要积极开展理念创新教育,才能确保文书档案管理人员的工作理念得到革新,确保相关工作得到确切落实,有效提升医院文书档案管理的水平。为达成目标,院方可以借助管理创新经验分享以及技术创新讲座去培养管理人员的管理创新意识,并且融入第三方审核的方式,确保文书档案管理体系得到全面的监管,并且在实际工作过程中严格落实奖惩,严格遵照法规行事,不可姑息徇私舞弊的行为,以确保内部的管理体系优化,这是必要的一步。

2.2创建完善文书档案管理制度

医院文书档案管理要求相应管理制度支撑,使医院档案管理纳入医院管理目标中,医院领导人员要重视医院档案管理,要求各医院科室相互配合,使工作过程中的问题能得以解决,为档案管理工作人员提供物力及人力支持。另外,医院要对档案管理人员管理理念改变进行引导,创新传统理念,具备先进档案管理理念。医院引导档案管理人员能够与时俱进,不能够只是重视管理忽视服务,要求具备高度服务意识。档案管理人员还要正视工作过程中所遇到的问题,并且制定有效解决对策,实现服务及管理创新,从而使基于信息化管理的档案管理工作能够为医院及社会提供丰富及便捷的服务。

2.3创新管理队伍,提高整体素质

管理人员队伍是管理工作的主体,决定着管理工作的质量,医院文书档案管要想真正得到创新必须从人入手,才能够真正达成管理目标,确保文书档案的整体安全性。首先,要从专业意识入手去开展思想建设,通过思想教育讲座、经验分享等教育形式,确保管理人员具备严谨认真、诚实守信的工作意识,摆正工作态度,充分重视这项工作。其次是必须要进一步培养管理人员的信息技术应用能力,要开展信息技术讲座,确保管理人员能够合理利用信息技术去管理相关文书档案。在实际工作过程当中,要确保逐步实现医院文书档案管理的智能化、信息化、先进化,医院必须要确保以当前的工作需求去开展信息化的教育,融入当前应用最广泛的信息化技术,以此促进管理人员素养的提升。此外要積极组织管理人员开展技术交流,分享实际的工作成果与经验,这是未来开展工作的主要依据。要确保工作质量,这是必要的过程,是不可忽视的重要环节,特别是对于文书档案管理人员来说,以上所谈及的必备素养培养是重要且必要的,对于其管理工作成果影响重大。

2.4加大医院文书档案管理质量保障力度

根据医院文书档案管理的需要,加大医院文书档案管理质量的人、财、物的投入力度。首先,根据医院文书档案管理数量及质量,加大档案专业人才的引进力度。在各业务科室设立1名专门的文书档案兼职人员,专职做好文书档案资料的收集,尤其是前期文书档案质量的把关工作,严把文书档案收集的入口质量关。其次,要加大文书档案管理所需的仪器、设备的资金投入力度,增添计算机、扫描仪、数码照相机等文书档案信息化管理所需的仪器设备,改善医院文书档案保管场所的环境建设。此外,要加快文书档案管理的数字化、信息化进程,通过现代信息技术保障文书档案管理的制度化、标准化。建立文书档案数据库,提升文书档案管理的自动化水平。加强文书档案管理系统的定期杀毒及系统升级,完善文书档案管理系统功能。结合医院文书档案管理工作,出台相应的管理制度,严格执行文书档案管理流程规范和标准要求。

结语

综合上述,医院档案是医院发展的重要依据,随着信息化和科技技术的进步,医院管理手段的不断进步,档案管理必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变,适应电子档案管理现代化和办公自动化的时代需要,发挥档案管理工作的优势,为医院发展壮大提供积极的保障作用。

参考文献

[1]吴俨明.医院文书档案的现代化管理方法初探[J].祖国,2017(18):96.

[2]陈海英.浅谈医院文书档案管理创新的有效途径[J].办公室业务,2018(11):123.

[3]陈复霞.浅谈医院文书档案收集工作的意义和原则[J].中国经贸导刊,2015(8):52—53.

(作者单位:榆林市第一医院)

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