新形势下如何做好档案规范化管理工作

柴常廷 刘爱华

摘 要：档案规范化是近年来各单位档案管理工作所追求的目标，其能够直接体现单位信息资料管理的效率和质量。新形势下，做好档案规范化管理工作，减轻档案管理压力和管理成本，实现高质量发展刻不容缓。本文探讨了档案规范化管理的必要性，分析当前档案管理中存在的突出问题，立足于规范化的视角提出相应的建议，希望能够帮助档案管理人员理清档案管理思路、理顺档案管理机制，实现信息高效利用。

关键词：规范化;档案;必要性;对策;问题

一、档案规范化管理的必要性

（一）保障档案真实性、完整性的必然要求

当前，无论是纸质类档案还是电子类档案，其种类和数量都较之以往有明显的增加，档案管理工作面临着新的挑战。在这种环境下，如果不能很好地对档案进行规范化管理，就会导致档案管理过程中存在漏洞，影响档案的真实性、完整性和准确性，不仅不利于单位相关决策的拟定，而且会影响档案本身的价值。因此，必须要重视档案规范化管理，进一步完善档案管理流程，细化档案管理内容，避免档案在记录、运输、交接、借阅过程中出现纰漏[1]。除此之外，对档案进行规范化管理体现了源头控制的思想，能够为后期档案补充、档案更新工作打下扎实的基础，实现“一次处理，高效管理”的目标。

（二）确保检索效率和检索质量的内在要求

档案是单位各项工作的凭证，详细记录了单位某项具体的事务。推动档案规范化管理，避免档案管理“无序化”，能够确保检索效率和检索质量。一方面，立卷固定工作的规范化能够避免档案内容缺失，为后期检索工作提供帮助，确保档案资源随时可供使用。另一方面，利用规范化则能够减少档案管理成本，缩减不必要的中间环节，满足相关主体的档案需求，彰显档案管理的价值。

二、档案管理中存在的突出问题

（一）立卷归档工作不严谨

立卷归档是档案管理最为重要的步骤，该项工作能否做好，直接影响档案规范化管理目标的实现。当前，部分单位立卷归档工作不严谨，存在一定的漏洞。一是立卷归档规则不明确，难以为相关工作人员开展立卷归档工作提供指导[2]。二是分类整理工作不科学，长期使用固化的分类标准，没有综合应用多种分类方法，影响归档质量。三是事前把控不严格。部分档案管理人员在相关部门移送档案资料过程中，既没有对相应的材料进行核实，也没有在相应的交接单上签字，导致后期材料丢失后产生争议。四是立卷归档不及时，档案资料在囤积、流转过程中出现丢失问题，影响档案的完整性和真实性。

（二）档案数据库建设滞后

档案数据库即一种以提升档案利用效益为目标，对档案进行专门化、规范化管理的数据库，能够提升档案管理水平。当前，部分单位档案数据库建设滞后，影响档案编研工作以及专题建设工作。一是尚未建立人事档案数据库、文书档案数据库、法律法规数据库、工作总结数据库以及大事记数据库，档案管理仍然处于一个零散化的状态，不利于后期集中使用。二是档案更新不及时，没有及时对失效的文件进行处理。

（三）大数据技术以及云共享技术的应用不足

未来，单位档案数量会进一步增多，如何盘活单位人力资源，提升管理实效，需要档案管理人员深思。一方面，部分单位尚未利用大数据技术对档案资源进行深度检索，难以进一步挖掘深层次的信息。同时，也不利于将重复的文件筛选出来，不利于走出“宁多勿缺”的工作误区[3]。另一方面，上下级单位之间、单位内部之间处于信息孤岛的状态，缺乏共享机制，影响档案收集和利用效率。

三、新形势下做好档案规范化管理工作的对策

（一）推动立卷归档工作标准化

新形势下，单位要坚持按照“高标准，严要求”“效率与质量比重”“保管和利用并重”的原则开展立卷归档工作，夯实档案管理基础。一是要结合单位实际状况出台《归档文件整理规则》以及其他规范性文件，设置明确的立卷归档规则，增强立卷归档工作的指导性。二是要拓宽思路。档案管理人员要善于学习并借鉴国内优秀的分类经验，处理不同类型的档案资源。例如，可以参照文件保管期限对文件进行分卷整理;可以根据文件性质对行政文件、党务文件以及其他文件进行整理;可以按照年份、专题进行整理。三是要做好事前把控工作。对于其他部门移交的材料，应当对照标准仔细予以核实。确有遗失的，应当要求其他人员补送，并签署相应的交接单。四是要做好责任落实工作，明确立卷归档的期限，提升单位各个部门的立卷归档意识，减少档案资源丢失的可能性。

（二）加快档案数据库建设

单位要通过建设档案数据库来充实不同类型档案的内容，确保门类齐全和收集齐全，更好地服务于档案需求主体。一是要结合单位工作重点以及业务类型，建立人事档案数据库、文书档案数据库、法律法规數据库、工作总结数据库以及大事记数据库，做好条理分明，形成专业化的管理机制。二是要及时做好档案资源更新工作，及时剔除失效档案，减少档案所占用的空间，减轻保管工作不必要的负担。

（三）强化对大数据技术以及云共享技术的应用

信息化时代，档案数据挖掘以及档案共享是档案管理工作发展的必然趋势。为此，单位要充分应用大数据技术以及云共享技术，解决传统的管理难题。一方面，要进一步利用大数据技术建立相应的数据分析模型，实现对信息的深度挖掘，提升检索效率的同时，将系统中重复的文件筛选出来。另一方面，上下级单位之间以及单位内部要依托于云共享技术，进一步加快档案资源共享，实现一站式管理、备份与查询，便于后期使用。

四、结束语

新的历史起点下，实现档案规范化管理，让档案资源成为单位决策的重要参考，解决档案管理中存在的问题，是每一位档案管理人员努力的目标。为此，档案管理人员要增强自身责任意识和规范意识，善于对档案进行收集、整理和利用，满足相关主体的档案需求，凸显档案的作用和效能。尤其是在信息资料不断增多的时代背景之下，只有把握好规范化管理的规律和要求，才能减轻自身工作压力，推动档案管理工作转型。具体而言，一是要推动立卷归档工作标准化;二是要加快档案数据库建设;三是要强化对大数据技术以及云共享技术的应用。

参考文献

[1]李清华.事业单位档案工作规范化管理研究[J].城建档案，2020（01）：81-82.

[2]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家，2020（02）：139.

[3]王浩宇.对于档案管理规范化的几点思考[J].才智，2020（01）：238.

（作者单位：1.高密市应急管理局;2.高密市人力资源和社会保障局）