事业单位档案管理数字化建设的探析

聂海霞

摘 要：随着我国事业单位体制机制改革的深入，在进一步优化其社会服务职能的同时，也对各事业单位的内部管理工作提出了更高的要求。在信息化背景下，要进一步提升事业单位档案管理工作的效率，就必须要提升档案管理工作的智能化水平。本文将就事业单位档案管理数字化建设的相关问题做进一步探讨。

关键词：制度体系;软硬件;人才;安全保障

档案管理数字化是现代档案管理的发展趋势，其对于提高档案管理的质量，强化档案的管理有着重要的作用。在对档案管理数字化工作进行研究的过程中，我们发现档案管理数字化工作要想在现代事业单位中进行广泛性的普及，有关事业单位应首先对档案管理数字化的实际的意义进行了解，同时对档案管理数字化工作中的重点进行掌握。只有这样才能有效的促进档案管理数字化在事业单位中的应用。

一、档案管理数字化的概念

数字化档案管理是档案部门在工作方式上的一种创新，它不仅可以充分发挥其信息优势，为利用者提供及时、准确、系统且具有较高权威性和参考价值的档案信息，而且能够满足科学研究大型而复杂的课题需要，家庭教育等需求。它以多种语言、文字的形式传播中国悠久的历史文明，而且有利于创造良好的社会发展环境，促进国家经济建设的发展，在落实科教兴国战略的方面可以充分发挥档案工作的作用。传统的档案管理由于存储空间大致使查找检索费时，备份档案时孺要大最的人力物力，人工处理不可靠.维护起来也不方便。而档案数字化管理可大大改善这一问题，档案数字化管理一般可通过扫描仪将纸质档案信息录人到计算机数据库中，通过检索词条进行查找相关信息。用计算机存储档案信息的优点是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

二、档案管理数字化中的信息安全风险

正如上面所说的，我们将档案进行数字化管理就必须要利用计算机和网络，而网络是存在风险的，进而就是说，我们计算机中的各项档案信息也是存在风险的。这些风险可能是由于网络中的一些不法分子利用我们的档案信息去从事诈骗或者其他犯罪事宜。尤其是一些计算机和网络技术水平超高的黑客，凭借自己的技术将档案中的信息弄到手，或者导致网络瘫痪影响正常工作的进行。比如说可能会因为黑客的入侵导致档案泄密，也可能因网络瘫痪而影响正常工作的进行等。

三、事业单位档案管理数字化建设的有效途径

1、建立管理体系，完善管理制度

档案管理数字化在我国刚刚开始普及，我国大多数事业单位在进行应用的过程中，在管理制度与管理方法等方面仍存在着不足。因此有关事业单位应加大对数字化档案管理的了解，在原有档案管理的基础上进行新制度的建立，通过建立管理体系，完善管理制度的方式，促进数字化档案管理的进一步完善。值得注意的是，在进行管理体系以及管理制度的建设过程中，有关人员应对数字化档案管理的科学性，合理性进行有效的引导，确保数字化档案管理可以保有旺盛的生命力，不断的向前推进。

2、加大数字化软件及硬件投入

优质硬件和软件设施是档案管理数字化建设的基础，配置与数字化建设相适应的硬件和软件设施，是数字化建设的基础也是重点。档案管理数字化建设基础设备包括存储设备、网络设备、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，要加强档案管理数字化建设，必须配备相应的硬件和软件基础，比如计算机、网络、扫描仪、打复印设备等硬件，档案管理专用软件以及网络日常管理与维护，注重软件及其应用管理的跟进，在软件和硬件选择上遵循优胜劣汰原则，在建设过程中不断提升数字化管理质量，确保档案管理数字化建设过程的高效实施。

3、培养专业人才，保障录入质量

由于数字化档案管理需要借助计算机技术以及网络技术的支持，因此传统的档案管理人员在进行工作的过程中经常会出现一定的局限性，难以有效的对计算机进行操作，无法完成正常的信息录入与管理工作。鉴于此，有关事业单位应对单位内部档案管理人员的素质进行提升，保障管理人员的工作质量。首先，事业单位应有针对性的进行专业人才的培养。针对数字化档案管理对计算机技术与网络技术的需要，组织档案管理人员对计算机技术以及网络技术进行学习，并在学习一段时间后进行技术的考核，以便验收培训的成果。其次，要保障信息录入的质量。档案信息是事业单位员工的基本信息，其对事业单位内部员工未来的发展，以及事业单位对员工的了解等都有着一定的影响。因此，有关事业单位应加强对档案信息录入的监督，确保信息录入的准确性。

4、建立档案安全保障体系

随着科技的发展，社会上网络犯罪的手段也愈加高端，如今网络违法犯罪等问题日渐突出，譬如，计算机病毒、网络攻击、垃圾邮件、系统漏洞、网络窃密和虚假有害信息等问题层出不穷。要利用杀毒工具、访问级别控制、防火墙、加密技术和病毒防护技术等全面堵截，防止网络文件被非法破坏。在加强软硬件以及网络安全维护的同时，也不能忽略自然因素对管理工作造成的影响。要采取有效措施，积极预防应对地震、火灾、冰雪和洪涝等突发自然灾害对重要档案造成的破坏，避免造成难以估量的损失。数字档案的存放如果能存放在不同的地方，这样会大大降低损失率。数字档案在保管条件上要求高，在选择存放地点时要多角度、全方位地考察，将档案的安全风险系数降到最低，确保数字档案的安全管理。

5、完善纸质档案规范处理

由于之前的档案馆存储的文件等信息主要是纸质文件、图纸、照片和录像带等。所以，现在大部分档案工作者首要的任务就是将这些档案资源从各种不同的载体全部都转化为数字档案资源，从而实现网上数字信息的传递。首先，对提供利用率高的档案信息，优先进行数字化，将档案信息的案卷级目录、文件级目录、摘要、提纲、重要数据等数字化。然后，利用相应的设备，分阶段依据不同的载体，采取不同的方式，着手实施必要的数字化处理。只有通过数字化的转换，才可使大量的馆藏的固定化的信息被激活，使信息管理技术得到发展，从而适应新世纪中高速高效的网络环境。

数字化档案管理模式是对传统人工档案管理模式的重大突破，将其应用于档案管理中，不仅可以提高档案管理工作的质量与效率，还可以提升档案管理工作的信息化水平，從而满足新时期档案管理工作的需要，推进档案管理事业更上一层楼。