浅谈烟草公司办公室工作的思路与具体建议

吴芳

摘要：烟草公司办公室作为落实上级政府指令、服务于基层的常设机构，在公司经营与发展过程中扮演着重要角色。尤其在近年来，烟草行业竞争态势日趋激烈，烟草公司办公室如何准确定位、科学谋划，不断提高服务质量，促进公司长远发展，已成为各项工作的重中之重。因此，本文将针对烟草公司办公室工作存在的问题，而采取的有效改进策略与具体建议展开论述。

关键词：烟草公司;办公室;工作思路;具体建议

烟草公司办公室承担着贯标与资质申报工作、档案管理工作、客户接待工作、公司宣传工作以及后勤保障工作等多项内容，工作涉及覆盖范围广，工作内容琐碎繁杂，加之受到传统观念的影响，导致办公室工作暴露出诸多亟待解决的问题，基于此，烟草公司应当从内部管理机制源头抓起，不断优化机构职能，不断进行改革创新，以顺应烟草行业的整体发展需求。

一、烟草公司办公室工作存在的问题

（一）管理意识淡薄，制度落实困难

与其它部门相比，烟草公司办公室工作属于常态化、程序化模式，工作人员只需要按部就班，坚守岗位，就可以完成工作任务。正是受到这种观念的冲击和影响，部分工作人员在实际工作当中不求进取、不求创新，因循守旧、固步自封，始终抱有国有企业吃大锅饭的心理，以至于工作作风散漫，自我意识严重，缺乏主人翁责任意识、大局意识、风险意识。在面对公司各项管理制度时，常常我行我素，视制度条款于不顾，做面子活、说场面话、打情感牌，给办公室服务职能的发挥带来诸多不利影响[1]。

（二）指令执行缓慢，工作重心不明

烟草公司办公室上听命于各級领导，下与基层单位对接，在公司内部起到承上启下的关键作用，但是，在实际工作当中，当上级领导发布工作指令时，办公室工作人员不分主次，一律按照正常工作流程转达和执行，这就延误了一些重要的精神、政策、指令的传达时间，甚至有些传达与处理的工作内容早已过了时效期，给公司其它部门的正常工作带来负面影响。

（三）综合素质不高，创新能力不足

办公室工作人员的管理能力、执业素养始终是烟草公司内部管理的薄弱环节，这主要是由于公司在招募管理人员时，往往将关注焦点放在文凭与学历上面，忽略了个人道德素养以及个人潜质，部分工作人员在上岗后，缺乏学习意识、创新意识，以至于对工作流程不熟悉，对工作内容不明确，对岗位职责不清晰。尤其在实行办公自动化以来，一些资格老、年龄大的员工对现代化的办公设备与软件充耳不闻，甚至依然沿用过去的手工操作模式，工作效率也大打折扣。

二、烟草公司办公室工作的思路与具体建议

（一）完善制度体系，树立风险意识

管理制度虽然是一个老生常谈的话题，但是，在烟草公司办公室工作当中却始终占据着主导位置，制度内容是否完整，制度执行是否到位，与工作效率、工作成果有着必然联系。因此，办公室主管领导应当建立健全内部管理制度体系，将办公室涉及到的各项工作，不分巨细，一律纳入到制度体系当中，并对处罚措施作以明确规定。比如《文书管理制度》、《档案管理制度》、《对外招待管理制度》、《办公自动化管理制度》等。此外，为了验证制度执行效果，主管领导应当定期对制度执行情况进行考核，对考核成绩不合格的工作人员，遵循“能者上、平者让、庸者下”的原则，同时，根据公司内部管理制度处罚条款要求，进行严肃处理，为经验丰富、能力突出、品质优秀的人才提供一个广阔的发展空间，通过这一举措，让更多的工作人员树立岗位风险意识，避免出现养尊处优、作风懒散的现象。

（二）运用典型案例，加大宣传力度

新时代、新形势下，烟草公司也面临着巨大的市场风险与挑战，而办公室作为与客户直接接触的部门之一，暗箱操作事件、贪污腐败案件频发，针对这种情况，烟草公司的高层领导应当以社会主义核心价值观为理论依据，借助于公司网站、集中教育培训、微信公众号等形式大力开展宣传工作，将反腐倡廉的理论思想渗透到每一位工作人员的脑海当中。同时，结合真实的反面案例，在办公室工作人员当中敲响警钟，以净化办公室的工作大环境，为办公室各项工作的顺利开展做好铺垫，打好基础。

（三）关注人才培养，拓宽招聘渠道

人才是烟草公司发展壮大的强劲动力，对于办公室来说，不仅需要管理人员具备专业的管理才能，而且需要具有较高的思想政治觉悟、高尚的职业道德修养、勇于创新敢于挑战的拼搏精神。因此，办公室主管领导应进一步加大人才培养力度，采取“内拔外招”相结合的方法，给每一位管理人员提供晋升与加薪的机会。此外，在人才招聘方面，公司人力资源主管部门可以借助于互联网招聘平台、社会第三方招聘机构，或者与对口的大专院校建立长期的合作往来关系，给应届毕业生提供毕业实习的机会，对表现优异，能力卓越的人才，作为公司的后备力量，着重予以培养[2]。

（四）加大技术投入，提升工作效率

近年来，计算机技术、信息技术、大数据技术迅猛发展，为烟草公司办公室工作提供了坚实的技术保障。因此，借助于这一发展契机，办公室主管领导针对内部信息管理平台、硬件系统、应用软件，应当加大资金投入力度，保证系统时刻保持更新状态，并做好信息系统的安全防护工作，以避免数据丢失。此外，办公室人员应当做好其它各部门的技术指导服务工作，利用闲暇时间，通过线上讲授与线下交流的方式，对办公室信息管理系统操作使用方法进行详细讲解，使各部门工作能够顺畅衔接。

（五）创新企业文化，树立公司形象

企业文化作为烟草公司经营发展进程中的一种无形资产，对规范员工的个人行为、塑造公司的良好对外形象具有重要的现实意义。基于此，办公室作为企业文化管理的归口部门，应当不断充实和丰富企业文化内涵，创新企业文化内容，构建一个独具特色的集物质文化、行为文化、制度文化、精神文化为一体的企业文化阵营，使公司全体员工树立高度的主人翁责任感，为烟草公司的健康可持续发展做出积极的贡献。

4结束语

办公室工作在烟草公司当中既彰显了主导职能，也体现了服务价值，是公司发展进程中不可或缺的一项工作内容，因此，烟草公司各级领导应当高度重视办公室工作，以维护公司形象为主抓手，通过对办公室内部各个岗位的科学调配与优化，确保办公室工作能够满足公司正常运营要求，为烟草公司在激烈的市场竞争中赢得一席之地提供强大的动力保障。

参考文献：

[1]王军林.烟草企业办公室规范化管理工作漫谈[J].卷宗，2019，9（34）：182.

[2]杜浩.浅谈烟草公司办公室工作的几点思考[J].中国科技投资，2016（2）：143.