档案归档整理有“技巧”

张晓艳

摘要：档案作为工作记录和信息收集的一个载体，在人们工作中有着极为重要的地位，所以如何管理好档案也就显得更加重要。档案管理的重点在于文档收集和整理。本文总结了档案归档整理中的几个技巧，应该对档案工作者能有所帮助。

关键词：档案;档案整理;档案分类

档案管理的价值在于使数据、信息资源得到科学的管理，并能够在系统的管理中便捷地保存、查询、提取、运用，以及按照管理程序进行销毁等。因此，归档整理分类就非常关键。但是在实际工作中，我们经常会遇到因各种因素造成档案管理工作出现障碍性问题，影响档案管理工作的效果。比如：

问题一：现阶段的档案归纳管理工作中，发现部分档案管理人员未能掌握相应的档案归纳整理技巧，对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，消耗了档案管理人员的精力，还会造成档案查阅、检索困难，影响档案利用价值。

问题二：在档案分类上，没有根据工作实际制订合理的分类方案。分类标准交叉使用，使得档案文件分散归档，严重影响文档的准确检索。例如，在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度。但在实际的归档文件分类中，采用级次分类、收文发文分类、文号分类等方法大有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。

问题三：随着科学技术的进步，档案信息化进程也逐渐加快，档案管理把信息化引入到实际工作中，于是出现了电子档案。但电子档案并不能完全代替纸质档案，这样就使电子档案和纸质档案并存。电子档案方便快捷，但容易遭受病毒攻击，档案安全存在问题;纸质文件真实可靠，但保存过程中易于受损，检索也相对复杂。于是有些档案管理人员面对两种档案载体不知道该以哪个为主，感觉无所适从。

其实，档案归档整理有“窍门”。

对策一：对待归档文件及时清理

一个单位在长期的运转中会产生大量文件，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力，要及时进行清理。一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

对策二：坚持规范的分类归档程序

筛选工作完成后，可以先按文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。然后按照从上到下、从主到次的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。最后按照文件上归档信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。

对策三：纸质文件和电子文件协调统一

在紙质文件与电子文件并行的情况下，保证二者的协调统一是目前进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者的协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作，在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体;其次要结合本单位情况，确定是以纸质文件还是以电子文件整理为主，再依次确定整理的策略和方法，保证二者整理的协调一致。具体要做到以下几点：一是同步归档。在对纸质的档案资料进行收集时先把纸质档案进行归档，在利用网络技术收集信息时，要先进行有效的审核，对符合要求的档案进行归档处理，并把其存入指定的硬盘当中，然后做好相应的标记;二是同步整理。在整理过程中要选择折中的方法，把电子档案和纸质档案进行同步整理，因为二者之间都具有档案的共同特点，档案号也是一致的，所以在信息的录入上也是基本相同的，完全可以使用合二为一的方法，同时对电子档案和纸档案进行整理，这样就实现整理纸质档案的同时也完成了对电子档案的归档。三是同步鉴定。对于电子档案的鉴定最理想的情况就是计算机自动鉴定，系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定，即时归档。四是同步利用。在查阅档案时，我们可以通过同一目录的信息检索纸质和电子两种不同类型的回一档案。提供利用时，以电子档案为主，在需要用纸质档案时，可按同一档号提供纸质档案，这样既提高了档案的利用率，又减少了纸质档案的磨损，有利于纸质档案的长期保存。

档案归档工作对于后续的档案正常使用存有重要的指导意义，可以根据相应的工作要求来完成初期整理工作，结合当前档案管理问题，来优化归档模式，高效整理档案信息，有效展开分类工作。管理者在落实档案管理任务时，应当掌握正确的方法，尤其在归档工作量比较大的前提下，应当通过工作技巧来简化归档整理工作，提升档案整理效率，使整个档案管理工作显得更富条理性。

参考文献：

[1]孙宝华.基层档案管理中如何对资料进行归纳和利用分析研究[J].农家参谋，2019（14）：243.

[2]王丽.档案资料的优化归纳管理探究[J].办公室业务，2019（05）：180.