探索人工智能时代档案管理新路径

摘要：档案管理工作是一项重复性高、枯燥乏味的工作，人工智能的发展可以有效地改善这种状况。本文对于档案管理中人工智能技术的使用优势进行了简要分析，为了发挥这些优势，要进行技术升级、人性化设计、人才培养、强化合作，使其更好地为档案管理工作所服务。

关键词：智能化;自然语言处理;复合型人才

引言：档案管理工作是我国信息工作中一项重要组成部分，传统的纸质档案已经不适于当今社会，人工智能技术应用于档案管理工作中是大势所趋，所以工作人员要认识到人工智能的优势，认真学习人工智能技术，为档案管理工作的发展不断添砖加瓦。

一、人工智能技术应用于档案管理中的优势

（一）提高管理效率，使用户满意

电子化管理已经很大程度地提升了档案管理工作的工作效率，智能化技术的应用可以使得管理效率进一步提升，实现完全程度上的自动化办公、无纸化办公。智能化技术可以对于不同的档案进行整理和加工，不仅仅只是将档案输入到系统里，还要对原始落后的查找和使用方式进行革新。智能技术可以对于同一类别的档案进行归纳整理，绘制饼形图、折线图等进行趋势分析，还可以编撰成汇总表格，使得信息的使用异常便捷，极大提升了使用效率，使用户获得良好的体验。

在档案管理中，由于一些资料和信息是图片、音频的形式，录入仍然需要人工手动输入，没有体现智能化档案管理的优势。智能技术可以利用图像识别、语音识别技术对不同类型的信息进行自动输入，极大地解放了人力，节省了琐碎工作的时间。在信息筛选阶段，智能技术也可以借助关键字以及设定好的指令进行精准搜索，有助于工作人员将注意力集中在正确的信息上，避免无用信息的干扰。

（二）开展智能管理，增强安全性

传统的档案管理中信息很容易丢失，尤其是纸质档案，由于手写笔迹会随时间逐渐淡化，很可能造成档案查找不便，档案安全受到威胁。智能系统在数据存储上可以存储大量数据，还可以对其进行备份管理，大大增强了数据的安全性。同时可以利用加密系统和防火墙避免数据库受到攻击，发生数据泄露。在系统的控制下，工作人员和用户的操作和使用都会进行自动记录，并自动分析出使用习惯和操作流程，在发生异常操作时，系统可以及时进行警示甚至阻止操作，避免非法人员盗取信息的事件发生。

（三）提升人员价值，适应时代发展

传统的档案管理人员只负责信息的录入和简单整理，工作重复性大、可替代性高。随着智能技术的崛起，信息系统拥有更高的准确度和录入速度，传统的档案管理人员的工作会受到冲击，甚至被取代。因此技术的发展倒逼着管理人员需要不断提升自己的专业能力，体现差异化，改变以往得过且过、不学习新技能和新知识的思想和习惯[1]。

二、档案管理中应用人工智能技术的路径

（一）升级技术和设备，进行深度广度发展

随着大数据时代的到来，信息的数量以爆炸性的速度开始增长。以往那种对于纸质档案、图像档案、语音档案等进行手工输入，再转换为电子数据的方式已经变得越来越低效和不适用。比如崔永元在制作纪录片《电影传奇》时，内容涉及150部老电影，资料量十分庞杂和巨大。对于这种体量的数据信息，需要用到人工智能技术来进行收集和整理，针对资料的不同格式，人工智能需要进行预处理、精细化分类的步骤，按照一定的标准来进行分类。这对于档案管理所需要的设备和技术提出了更高的要求，需要不断发展机器学习、知识图谱、自然语言处理、人机交互、计算机视觉、生物特征识别等技术，并利用好大数据和云计算技术，向着虚拟现实和增强现实的更深更广处前进。

档案工作中主要是进行搜索操作，搜索离不开自然语言处理技术，包括机器翻译、机器阅读理解和问答系统等。要想极大程度地提升搜索的速度和准确性，必须提升机器对信息的上下文理解力以及对答案精准程度的把控，需要解决机器和人类在语词法、句法方面的的不同以及新词汇新语法出现的问题，需要不断加强机器学习，使其从迁移学习阶段，走向主动学习、演化学习阶段。增强人工智能的深度和广度，使其更好地为档案管理所服务[2]。

（二）加强人性化设计，开展移动端业务

系统的设计和发展归根结底是为了人的服务，智能管理系统需要加強自身人性化设计，使用户体验更加良好。系统中应该加入面对普通用户的档案查询系统，使之能随时随地查看自己的档案状态。在一些高校的管理系统中，还可以添加学籍学历查询、成绩查询、成绩单打印等功能，方便高校师生办事。对于毕业后的学生档案去向也要实时更新，使得信息有源可查，便于学生使用。在移动端设备高速发展的当今，使用移动设备进行档案管理和查看已经成为用户的刚需，智能系统需要打通PC端和电脑端，让用户在手机上就可以查询档案情况。但需要注意的是，对于移动端的档案编辑和录入功能要有所限制，使用时要在PC端进行自动记录，权限低于PC端，避免有人对于档案信息的滥用和盗取。

（三）培养专业人才，挖掘管理才能

工作人员应该从传统的业务操作，信息记录转向管理运营层面，培养自己的管理意识的大局观。对于整个管理系统的使用和功能都要有所了解，做多功能系统的大脑，指挥系统高效工作。同时可以培养自己的学术研究能力，用自身一线的知识和经验对未来智能化系统的发展进行研究和优化。

建立智能化档案系统需要专业人才的建设，人工系统涉及很多学科，比如计算机科学、数学、神经心理学、自动化、控制论等。这就对于专业的工程师提出了更高的要求，需要成为一个复合型人才。对于档案管理工作，设计者需要对计算机系统有所了解，还要掌握档案管理工作的基础逻辑，知道档案管理工作的核心痛点在哪里，才能有针对性地去设计系统和功能。但由于目前这样的专家比较少，对于一线管理人员的培训力度也不够，导致智能化档案系统的推进有所放缓，国家应该加大力度培养复合人才，并派遣专业人士对于管理人员进行培训，以提升管理队伍的整体水平。

一些文史档案，本身就可以成为一种艺术和文化的体现，对于档案进行编研可以使得档案焕发不一样的风采，使工作人员可以充分发挥自己的创造能力，进行专题研究工作，创作出独特的作品。比如《人民日报》在2018年出版的“人民日报70年作品精选”系列丛书，就是甄选了创刊以来对历史产生重大影响，对今天仍有启发的经典代表作汇编而成。档案编研工作离不开管理人员的创造性，在智能化系统已经大范围代替手工的今天，寻求人文价值的追求，成了档案管理人员的前行方向。。

（四）积极开展合作，建设档案互联网

利用大数据技术和互联网的连通性，档案管理可以对不同地区的数据进行共享和整和，在需要使用其他部门的数据时，查找变得非常方便。同时数据的互联也有利于追踪一个人的行动轨迹，可以通过更加多维的层面来对其进行评估，对于跨省抓捕、银行信用评定等工作都十分有益。各部门之间应该加强合作，促进信息的顺利流通，制定统一的规范化管理制度，对于一些机密信息可以采取设定密码的方式限定使用权限。

三、结束语：

综上所述，人工智能的发展可以为档案管理带来便捷和高效，弥补传统档案管理的缺陷。但目前我国智能档案系统的建立还存在许多问题，有关部门必须加强技术的发展和人才的培养，管理人员需要提升自己的专业素质，开拓新的档案管理方向，双方一同为智能化档案管理系统的建设奠定基础。

参考文献：

[1]丁晶晶.人工智能时代档案管理革新路径分析[J].档案管理，2020（03）：67-68.

[2]刘洋.人工智能环境下高校档案管理的策略研究[J].办公自动化，2019，24（02）：22-24+14.

作者简介：

杨为民（ 1969.1-）男，民族：侗族，籍贯：湖南怀化，毕业单位：中央广播电视大学法律专业，学历：本科，工作单位：邯郸广播电视大学，职称：助理档案员，研究方向：档案管理。