浅谈提升社会保险业务档案质量的举措

朱方野

摘要： 天津市金保二期信息系统上线运行后，天津市社会保险档案馆在全力推进一期社会保险业务档案验收工作的同时也在同步进行二期档案电子影像的预验收工作，在纸质档案验收和电子影像预验收工作中，我们发现了一些档案质量问题。本文从天津市社会保险业务档案管理现状和现存档案质量问题入手，分析原因，提出解决措施，提升档案管理水平，确保业务档案真实、完整和安全，切实维护参保单位和个人的合法权益。

关键词： 天津市;业务档案;质量问题;举措

【中图分类号】F840.3【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）12-0294-01

质量是档案的生命，档案质量的优劣直接影响档案重要作用的发挥。随着近来司法取证、行政复议、依申请公开等事项的增加，社会保险业务档案的存凭资政的作用越来越强，为提供法律依据、维护参保职工利益提供了强有力的支持，作为一项重要的民生档案，社会保险业务档案质量的高低关系着社会保险乃至国计民生事业的发展。

1社会保险业务档案管理现状

近年来，通过对纸质档案和电子影像验收和复核等工作，能反映出各区社会保险分中心对档案管理工作愈发重视，档案管理水平有了一定提高，具体表现如下：

1.1档案质量进一步提升。

分中心积极发挥专兼职档案员的作用，在收集、整理、定件、组卷各个环节严格按照操作规程和规范进行操作，对形成合格的业务档案进行把关把控，真正将档案管理工作融入日常经办工作的每一个环节，从接收验收的情况看，分中心业务档案问题案卷占比逐年降低。

1.2业务档案归档较为及时。

结合《社会保险业务文件材料归档范围和保管期限表》，对社会保险经办工作中形成的纸质、电子、照片等各种形式的文件材料，分中心能做到业务办结、档案生成，尽早收集，尽早整理，尽早移交，无积存零散文件，为档案接收验收等后续工作的顺利开展奠定了基础。

2现存的档案质量问题

通过对纸质档案验收情况分析和对历年业务档案问题的梳理发现，虽然档案质量愈发向好，但目前业务档案仍存在着一些问题，主要集中在缺少印章、实物件数与目录件数不符、页码标注不准确三大类问题。金保二期档案系统上线运行后，实现了业务档案一体化的目标，为经办模式的调整奠定了坚实基础，但由于档案系统仍在不断完善中，也对电子档案质量造成了一定影响，目前，通过抽查档案电子影像文件，发现存在着电子影像模糊和电子影像缺失等问题。

2.1缺章问题。

主要是个别主表缺少参保单位公章、分中心经办机构章、分中心经办人章、个人社保业务缺少个人签名。主要原因在于经办人员依法留痕的意识不强，没有认识到盖章签字是经办事项的必要环节，是保证归档材料法律效力的重要依据。

2.2实物件数与目录件数不符问题。

主要原因在于利用信息系统著录时，由于疏忽漏录或者多录了一个单位，或是同一用人单位五险户与三险户应分开录入系统，但实际进行了统一录入，造成实物件数与目录件数的不符，为日后档案查询利用增加了检索查询的难度。

2.3页码标注问题。

主要是一些业务材料背面内容无效而未盖作废章、背面内容有效而未打页码、漏打页码、页码打重和页码顺序颠倒，问题多数出现在附件中纸质材料，包括附件材料背面有文字内容、A3幅面材料未在指定位置标注页码等情况。

2.4影像模糊问题。

造成影像模糊问题的原因是业务材料在高拍尚未结束时即被抽走，可以看出经办人员在业务经办时没有关注高拍影像的质量，在档案整理过程中，专兼职档案管理人员未进行查验，对档案影像的质量把关不严。

2.5影像缺失问题。

电子影像缺失包括主表缺失和附件缺失两种情况，造成主表影像缺失的原因主要是业务经办人员在高拍材料时将主表遗漏，在后期专兼职档案管理人员复核时也未能发现问题，其次是信息系统存在问题，无法顺利打印出主表。在预验收时发现系统验收界面存有二级目录，但相对应的附件电子影像缺失，造成该问题的主要原因是高拍材料时将经办要件遗漏，其次是参保方在办理业务时未能提供经办要件，而业务却办结。

3提升社会保险业务档案质量的举措

3.1增强档案管理人员责任意识。

分中心档案管理人员应全面贯彻学习《社会保险业务档案管理规范》等法规文件，增强落实《规范》等法规文件的自觉性，认识到档案工作的重要意义，进而增强档案责任意识和风险意识，把档案管理进一步融入业务经办，充分发挥业务档案的凭证参考作用。

3.2进一步完善信息系统功能。

按照“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，将档案信息化和数字化管理的技术标准纳入业务档案信息系统建设。在信息系统使用过程中不断发现问题，提出优化需求，联系系统研发部门完善和优化信息系统，通过档案信息系统功能的完善助力档案质量的提升，进而实现业务档案一体化管理。

3.3加强培训，提升档案管理人员专业能力。

新时代的档案管理人员必须具备多元化的知识和较强的专业能力[1]。针对社会保险业务档案具有较强的专业性特征，应加强对专兼职档案管理人员的业务培训，明确常见案卷问题的整改方法，如发现缺章问题，要对经办人员加强依法依规留痕方面的指导，确保业务的合法合规和档案的真实、准确、完整和有效。发现“实物件数与目录件数不符”问题，专兼职档案管理人员在整改案卷时，补录被漏录的单位，剔除被多录的单位，并重打目录。发现页码标注问题，确定是页码标错的，在备考表中加注说明，不得涂改页码，已进行修改的，由经办人员在备考表上进行说明。电子影像如有缺失或者模糊情况，及时进行补拍，在今后材料高拍时认真履行职责，严把电子影像质量关。

3.4定期通报情况，切实提高档案归档质量。

根据各分中心业务档案验收情况，档案馆在全面验收后应对各分中心案卷质量进行评价，逐个反馈情况，帮助分中心有针对性地提高档案管理水平。同时，建立定期情况通报制度，进一步促进分中心依法合规经办的意识，切实保证业务归档材料的及时性、准确性、完整性和真實性。

3.5发挥辅助人员作用，定期做好自查工作。

前期，档案馆为各分中心配置了档案辅助人员，分中心要充分发挥档案辅助人员作用，在完成业务材料归档工作的前提下，组织人员力量对电子影像进行自查，做好问题整改，使业务档案一体化真正成为业务经办风险的控制阀，查询服务的信息源，确保纸质档案和电子影像均无质量问题。

4结语

社会保险档案事业的出发点在于服务，要最大限度满足参保单位、参保个人以及公检法等查证部门的利用服务，而档案质量问题的存在会造成档案凭证价值的损失，影响着档案的查询利用效果，因此必须对档案质量问题加以重视，以便更好的服务于社会保险事业。

参考文献

[1]张彤.如何做好新形势下社会保险档案管理工作[J].办公室业务，2019（12）：124：145.